Kontrola dotacji - jak się przygotować? Błędy na dokumentach księgowych
W dokumentach księgowych mogą zdarzyć się błędy. Błędy należy poprawić. Jak to robimy i czy dokument z poprawionym błędem - np. faktura - może zostać wykorzystany przy rozliczeniu dotacji?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Błędy i poprawki na dokumentach księgowych
Na fakturze stwierdzono błędy merytoryczne i formalne. Faktura ta miała zostać wykorzystania do rozliczenia dotacji otrzymanej od administracji publicznej. Co należy zrobić z taką fakturą i czy nadal można ją wykorzystać przy rozliczeniu?
PODSTAWY
Poprawiamy dokumenty
Dokumenty księgowe ze stwierdzonymi błędami formalnymi i merytorycznymi powinny zostać poprawione.
Poprawione dokumenty w rozliczeniu dotacji
Poprawienie dokumentów nie powinno uniemożliwiać rozliczenia ich w ramach zrealizowanego działania!
Kiedy robimy poprawki
Termin stwierdzenie błędów nie został określony w przepisach. Należy niezwłocznie po ich stwierdzeniu dokonać stosownych korekt.
Korekty dokumentów zgodnie z ustawą o rachunkowości
Korekty na dokumencie wprowadza się zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości. Mówi o tym artykuł 22 ustęp 2 i 3 ustawy o rachunkowości.
artykuł 22 ustęp 2 i 3 ustawy o rachunkowości
(…)
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
(…)
Zobacz cały tekst ustawy o rachunkowości, isap.sejm.gov.pl [KLIKNIJ]
JAK POPRAWIAMY: Dokumenty zewnętrzne
Powyższe zapisy zakładają, że stwierdzone błędy w dokumencie wynikające z aktywności sprzedawcy - błąd w nazwie kupującego, niewłaściwa treść w opisie zakupu, data itp. - należy przeprowadzić poprzez wystawienie noty korygującej i wysłanie jej do sprzedawcy. Kopię zostawiamy u siebie (w organizacji).
Natomiast w przypadku stwierdzenia błędów w wartości wyliczonej (np. cena, wartość podatku), należy uzyskać fakturę korygującą właściwe wartości. Korektę faktury wystawia sprzedawca - organizacja musi się więc zwrócić do sprzedawcy o taką fakturę.
JAK POPRAWIAMY: Dokumenty wewnętrzne
Inaczej podejdziemy do błędów w dowodach wewnętrznych. One mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Tego typu podejście należy stosować w przypadku naniesionych samodzielnie opisów na dokumentach finansowych jakie stosuje jednostka w odniesieniu do wszystkich dowodów księgowych.
zobacz poprzednie artykuł w cyklu "Kontrola dotacji - jak się przygotować?"
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
