Publicystyka - ngo.pl

Na fakturze stwierdzono błędy merytoryczne i formalne. Faktura ta miała zostać wykorzystania do rozliczenia dotacji otrzymanej od administracji publicznej. Co należy zrobić z taką fakturą i czy nadal można ją wykorzystać przy rozliczeniu?

Poprawiamy dokumenty
Dokumenty księgowe ze stwierdzonymi błędami formalnymi i merytorycznymi powinny zostać poprawione.

Kiedy robimy poprawki
Termin stwierdzenie błędów nie został określony w przepisach. Należy niezwłocznie po ich stwierdzeniu dokonać stosownych korekt.

Korekty na dokumencie wprowadza się zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości. Mówi o tym artykuł 22 ustęp 2 i 3 ustawy o rachunkowości.

Powyższe zapisy zakładają, że stwierdzone błędy w dokumencie wynikające z aktywności sprzedawcy - błąd w nazwie kupującego, niewłaściwa treść w opisie zakupu, data itp. - należy przeprowadzić poprzez wystawienie noty korygującej i wysłanie jej do sprzedawcy. Kopię zostawiamy u siebie (w organizacji). 

Natomiast w przypadku stwierdzenia błędów w wartości wyliczonej (np. cena, wartość podatku), należy uzyskać fakturę korygującą właściwe wartości. Korektę faktury wystawia sprzedawca - organizacja musi się więc zwrócić do sprzedawcy o taką fakturę.

Inaczej podejdziemy do błędów w dowodach wewnętrznych. One mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Tego typu podejście należy stosować w przypadku naniesionych samodzielnie opisów na dokumentach finansowych jakie stosuje jednostka w odniesieniu do wszystkich dowodów księgowych.