Kontrola dotacji – jak się przygotować? Umowy członków zarządu w stowarzyszeniu
Członkowie zarządów stowarzyszeń mogą otrzymywać wynagrodzenia za działania, które wykonują dla stowarzyszenia, mogą też być w swoich stowarzyszeniach zatrudniani, a ich wynagrodzenia mogą być finansowane z dotacji. W takich przypadkach trzeba jednak stosować przepisy ustawy - Prawo o stowarzyszeniach. Co to za przepisy i co zrobić w sytuacji, kiedy nieprawidłowo podpisaliśmy umowę z członkiem zarządu?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Umowa z członkiem zarządu podpisana niezgodnie z ustawą - Prawo o stowarzyszeniach
Realizując projekt dofinansowany z dotacji samorządu, zleciliśmy działanie członkowi naszego zarządu. Okazało się jednak, że przy podpisywaniu z nim umowy przegapiliśmy regulację ustawy - Prawo o stowarzyszeniach: nie wyznaczyliśmy do podpisu pełnomocnika lub reprezentanta komisji rewizyjnej. Co możemy zrobić w takim przypadku i czy taka umowa z członkiem zarządu może zostać rozliczona w ramach dotacji?
Jak stowarzyszenie podpisuje umowy z członkami zarządu
Od 20 maja 2016 r. obowiązują specjalne zasady podpisywania umów pomiędzy stowarzyszeniem a członkami zarządu – obowiązuje tu inna zasada niż ogólny sposób reprezentacji stowarzyszenia określony w statucie i ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Co do zasady umowy w imieniu stowarzyszenia podpisywane są przez uprawnionych członków zarządu stowarzyszenia - zgodnie z zasadą reprezentacji. Tak samo jest co do zasady w przypadku umów o pracę czy umów-zleceń, ale dotyczy to tylko umów zawieranych z innymi osobami niż członkowie zarządu danego stowarzyszenia.
Jakakolwiek umowa pomiędzy stowarzyszeniem a członkiem zarządu tego stowarzyszenia powinna zostać podpisana w imieniu stowarzyszenia przez:
- pełnomocnika wybranego przez walne zebranie członków, lub
- członka organu kontroli wewnętrznej (zwykle komisji rewizyjnej), wybranego przez ten organ.
Obydwa wybory muszą być potwierdzone uchwałą danego organu – walnego zebrania członków stowarzyszenia lub komisji rewizyjnej.
Powyższa zasada zapisana jest w artykule 11 w ustępie 4 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach [zobacz tekst ustawy].
Naprawianie umowy podpisanej niezgodnie z art. 11 ust. 4
Jeśli umowa z członkiem zarządu zostanie podpisana zgodnie z ogólnym sposobem reprezentacji (np. przez innego członka zarządu), ale niezgodnie z art. 11 ust. 4 Prawa o stowarzyszeniach, to taka umowa jest zagrożona uznaniem za nieważną. W takim przypadku, gdy wynagrodzenie członka zarządu pochodzi z dotacji, instytucja udzielająca dotacji może stwierdzić nieważność umowy i na tej podstawie żądać zwrotu wypłaconych kwot.
Istnieje jednak możliwość "naprawienia" (konwalidacji) umowy. Możliwość taką daje artykuł 39 Kodeksu cywilnego [zobacz tekst Kodeksu].
Co należy zrobić?
- Całość przeprowadzamy jedną uchwałą, którą będzie pełnić funkcję pełnomocnictwa w przypadku walnego zebrania, zaś upoważnienia w przypadku organu kontroli wewnętrznej.
- Powinny zostać wybrane osoby, ze wskazaniem ich kompetencji do potwierdzenia umów z członkami zarządu (czyli – albo walne zebranie wybiera pełnomocnika, albo komisja rewizyjna wybiera spośród swoich członków osobę uprawnioną do podpisywania umów) - ze wskazaniem, że działamy na podstawie art. 11 ust. 4 Prawa o stowarzyszeniach.
- W uchwale odpowiedniego organu zawieramy: potwierdzenie ważności danej umowy (warto w uchwale wskazać dane identyfikujące umowę – datę, z kim była zawarta, co jest jej przedmiotem) oraz wskazanie osoby uprawnionej do potwierdzenia ważności tej umowy.
Przepisy nie wymagają, aby cały organ potwierdzał ważność umowy, ale taka opcja jest bezpieczniejsza. Potwierdzanie wsteczne umów zawsze bowiem ma charakter kontrowersyjny i nadzwyczajny. Nie powinna to być prosta czynność złożenia oświadczenia. Waga nieprawidłowości powinna przymuszać osoby potwierdzające do upewnienia się, że potwierdzana umowa była zgodna z interesem stowarzyszenia.
zobacz KONIECZNIE: Naprawienie wadliwej umowy stowarzyszenia z członkiem zarządu - w tekście tym znajdziecie m.in. WZÓR UCHWAŁY, którą stosujemy przy naprawianiu umowy.
Umowa z członkiem zarządu stowarzyszenia, która została naprawiona w opisany powyżej sposób, nie powinna być już kwestionowana w rozliczeniu dotacji.
przeczytaj też: Podpisywanie umów z członkiem zarządu w stowarzyszeniach
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
