Publicystyka - ngo.pl

Rozliczając dotację zauważyliśmy, że jedna z umów podpisana została tylko przez jednego członka zarządu naszej organizacji. Nie wiemy jak to się stało, być może był to okres kiedy większość z nas przebywała na zwolnieniu, a potrzebne było szybkie działanie. Co możemy teraz zrobić i czy umowa to zostanie zakwestionowana? W naszym statucie mamy zapisane, że do reprezentowania naszego NGO potrzeba dwóch członków zarządu.

Co do zasady umowy w imieniu NGO podpisywane są przez uprawnionych członków zarządu organizacji - zgodnie z zasadą reprezentacji. Zasada jest nie tylko zapisana w statucie - jest również ujawniona w Krajowym Rejestrze Sądowym i służy wszystkim (w tym np. naszym kontrahentom, współpracownikom czy grantodawcom) do kontroli czy działania, pod którymi podpisują się określone osoby, są rzeczywiście podejmowane w imieniu danego stowarzyszenia czy fundacji.

Pomijając złą wolę lub wyjątkowe bałaganiarstwo czy niedopuszczalną nieznajomość własnego statutu, przypadki działania łamiącego zasady reprezentacji właściwie nie powinny się w NGO zdarzać. Szczególnie trudno wyobrazić sobie łamanie tej zasady świadomie. 

Przypadek opisany w pytaniu jest więc wyjątkowy. Zakładamy jednak, że samo działanie (podpisanie umowy) wpisywało się w plany organizacji, było elementem projektu oraz uzgodnień zarządu, zostało przewidziane w ramach dotacji, którą organizacja rozlicza, a pozostałe jego elementy również nie budzą wątpliwości. Jedyny problem ma organizacja z podpisem pod umową - właściwie brakiem wystarczającej ilości podpisów. Co robić?

Możliwość potwierdzenia ważności umowy, którą wcześniej podpisano niezgodnie z zasadami reprezentacji, daje NGO artykuł 39 Kodeksu cywilnego.

Podobny sposób naprawiania umowy opisywaliśmy już w przypadku stowarzyszenia, które nie stosuje Prawa o stowarzyszeniach przy zawieraniu umów z członkami swojego zarządu (zob. Kontrola dotacji – jak się przygotować? Umowy członków zarządu w stowarzyszeniu oraz Naprawienie wadliwej umowy stowarzyszenia z członkiem zarządu). 

W przypadku zawierania umowy z pracownikiem czy zleceniobiorcą (który nie jest członkiem zarządu) umowę w imieniu stowarzyszenia podpisuje zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji. W omawianym przypadku jest wymóg podpisania umowy przez dwóch członków zarządu - ale na umowie jest podpis tylko jednego członka. W tej sytuacji, przede wszystkim należy doprowadzić do tego, aby umowa została podpisana prawidłowo, czyli przez dwóch członków zarządu. Można to zrobić w ten sposób, że na egzemplarzach podpisanej umowy, zostanie dodany brakujący podpis przez drugiego członka zarządu - może być opatrzony informacją, że jest to zatwierdzenie w trybie art. 39 ust. 1 KC.

Ponadto pamiętajmy, że samo podpisanie jakiejś umowy zawieranej przez organizację jest wynikiem wcześniej dokonanych ustaleń zarządu - bo to cały zarząd stowarzyszenia kieruje jego działaniami, a nie poszczególni członkowie, chociażby uprawnieni do reprezentacji i składania oświadczeń woli. Podpisanie umowy nie powinno być działaniem poszczególnych członków zarządu - tylko wynikiem, wykonaniem decyzji podjętej przez zarząd (zgodnie z zasadą ważności uchwał zarządu). Nie ma wymogu, aby wszystkie ustalenia zarządu były udokumentowane i miały postać spisanych uchwał czy protokołów - ale oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie by tak to robić. 

Jeśli więc wcześniej były spisane ustalenia zarządu dotyczące podpisania tej konkretnej umowy przez stowarzyszenie, to można się dodatkowo takim dokumentem posiłkować. Jeśli takie ustalenia nie były spisane, ale faktycznie były podjęte (w formie ustnej), to można sporządzić dokument, potwierdzający, że zawarcie tej umowy zostało ustalone przez zarząd stowarzyszenia (z podaniem daty tego ustalenia oraz podpisami osób, które bały udział w ustaleniach). 

Chociaż przepisy nie wymagają, aby cały organ potwierdzał podjęcie decyzji o zawarciu umowy, a więc i ważność umowy, taka opcja będzie dla organizacji bezpieczniejsza.