Kontrola dotacji – jak się przygotować? Podróże i transport
Działania finansowane z dotacji udzielanych przez administrację mogą być związane z koniecznością odbycia podróży, w tym podróży, które będą się odbywały z użyciem pojazdów. Niektóre organizacje będą korzystały z własnych środków transportu, inne mają możliwość skorzystania wyłącznie z samochodu należącego do pracownika. W jaki sposób można dokonać rozliczenia takiej podróży w ramach dotacji?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Czy do rozliczenia podróży służbowych - np. podróży samochodem - wystarczy faktura za paliwo
Jak dokonać rozliczania w ramach dotacji przejazdów służbowych? Czy organizacje pozarządowe mogą przedstawiać jako potwierdzenie poniesionych kosztów jedynie faktury za paliwo? Czy też organizacja powinna uzupełnić wspomnianą fakturę o dodatkowe dokumenty (np. ewidencję przebiegu pojazdu, druk rozliczenia podróży służbowej, umowę)?
Różne sposoby dokumentowania podróży
Podróże i transport w trakcie realizacji zadań publicznych może być dokumentowana w różny sposób - zgodnie z sytuacją rzeczywistą jaka wystąpiła w danym przypadku.
Organizacja nie ma własnych środków transportu
Zakup usługi transportowej może być udokumentowany rachunkiem lub fakturą wystawioną przez firmę.
Podróż może się odbyć publicznym lub prywatnym transportem zbiorowym. Podróżować może pracownik, zleceniobiorca, wolontariusz - czyli osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, ale realizujące zadania organizacji na podstawie polecenia służbowego. W tym przypadku rozliczeniem może być delegacja i/lub bilety.
zobacz też: Kontrola dotacji – jak się przygotować? Jak rozliczać bilety internetowe przy podróżach służbowych
Samochód/jednoślad może zostać udostępniony organizacji przez pracownika, zleceniobiorcę, wolontariusza - czyli osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, ale realizujące zadania organizacji na podstawie polecenia służbowego. W takim przypadku prawidłowym dokumentem będzie ewidencja przebiegu pojazdu.
Samochód pracownika i "kilometrówka"
W opisanej wyżej sytuacji (p. 3 pojazd pracownika/zleceniobiorcy/wolontariusza) organizacja nie powinna pobierać ani rozliczać faktur, paragonów za paliwo czy inne materiały pędne/eksploatacyjne, gdyż NIE SĄ TO pojazdy organizacji.
Jeśli właściciel pojazdu przedstawi do rozliczenie dokumenty za zakupione paliwo, można taki dokument potraktować POMOCNICZO, jako załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu. Wartość tego dowodu nie powinna jednak przekroczyć wyliczenia kilometrówki - która jest podstawą przy rozliczeniu ewidencji przebiegu pojazdu.
Przepisy regulujące stosowanie ewidencji przebiegu pojazdu wynikają z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
artykuł 16 ustęp 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Przebieg pojazdu (…) powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Stawki za tzw. kilometrówkę wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (aktualne stawki znajdują się w nowelizacji wskazanego rozporządzenia opublikowanej w 2023 r.).
Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od 17.01.2023 r.):
- samochód o poj. do 900 cm3 – 0,89 zł/km;
- samochód o poj. pow. 900 cm3 – 1,15 zł/km;
- motocykl – 0,69 zł/km;
- motorower – 0,42 zł/km.
zobacz też w PORADNIK.NGO.PL: Jak rozliczyć koszty podróży służbowej prywatnym samochodem?
Organizacja korzysta z własnych środków transportu
W tym przypadku prawidłowym rozliczeniem będzie zakup paliwa czy innych materiałów pędnych czy eksploatacyjnych na fakturę, paragon z NIP wystawiony na organizację (podmiot realizujący zadanie publiczne - zgodnie z budżetem projektu/zadania).
Organizacja może prowadzić w tym przypadku ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli chce udowodnić wykorzystanie pojazdu wyłącznie do celów związanych ze swoją działalnością gospodarczą na potrzeby prawidłowego rozliczenia podatku VAT wg art. 86a ust. 4 i dalsze ustawy o podatku od towarów i usług.
artykuł 86a ustęp 7 ustawy o podatku od towarów i usług
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
