Publicystyka - ngo.pl

Czy występują różnice w opisie dokumentów księgowych pomiędzy organizacjami prowadzącymi pełną księgowość a organizacjami prowadzącymi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów? Czy mamy jakieś wzory opisu dokumentów księgowych dla podmiotów prowadzących wybraną formę księgowości?

W przypadku organizacji prowadzących pełną księgowość obowiązek oraz sposób opisu dokumentów księgowych wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości.

Artykuł 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że każdy dowód księgowy powinien być:

• rzetelny, to jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje,
• kompletny, zawierający co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości (zapisy tego art. umieszczono poniżej): to z zapisów tego artykuły wynika bezpośrednio obowiązek opisu dokumentów,
• wolny od błędów rachunkowych.

W celu zapewnienia, że warunki te są spełnione, przed przekazaniem dokumentu do zaksięgowania należy dokonać jego kontroli:

a) merytorycznej - polegającej na sprawdzeniu zgodności treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem opisywanej w nim transakcji (czyli działania, wydarzenia które dokument opisuje, potwierdza). Ze względu na charakter tej czynności zazwyczaj jest ona dokonywana  przez pracowników merytorycznych;

b) formalno-rachunkowej - mającej na celu ustalenie, czy dane liczbowe zawarte w dokumencie nie zawierają błędów matematycznych. Ponadto w ramach kontroli formalnej ocenia się, czy operacja udokumentowana jest prawidłowym typem dowodu księgowego oraz czy zawiera on wszystkie niezbędne elementy. Kontrola ta dokonywana jest przez księgową/księgowego.

Po przeprowadzeniu kontroli dokumenty przekazuje się do dekretacji, polegającej na:

• umieszczeniu na dokumencie numeru, pod którym będzie ujęty w księgach rachunkowych,
• wskazaniu sposobu ujęcia kwot z dokumentu na kontach księgowych,
• określeniu daty zaksięgowania dokumentu,
• umieszczeniu podpisu osoby dokonującej dekretacji dokumentu.

Elementy, jakie powinien zawierać prawidłowy dokument księgowy, określone zostały w art. 21 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), [a także] podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Artykuł 21 ustawy o rachunkowości reguluje także, które z ww. elementów oraz pod jakimi warunkami mogą się nie pojawiać na opisie dokumentów (zobacz tekst ustawy o rachunkowości - KLIKNIJ).

W przypadku organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów rozporządzenie wymaga prowadzenie ewidencji w sposób przejrzysty, rzetelny i trwały na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, które stanowią podstawę wpisu do ewidencji.

Katalog dowodów księgowych oraz sposób postępowania z nimi znajdziemy w § 7 rozporządzenia i dalszych paragrafach. Podstawowy katalog zawiera pkt 3 paragrafu 7.

Dowody księgowe muszą być sporządzone w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała przy czym dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

Jak wskazano powyżej organizacje prowadzące UEPIK nie muszą trzymać się tak precyzyjnych wskazań dotyczących opisu dokumentów jak organizacje prowadzące pełną księgowość. Wymogi dotyczące opisu mogą wynikać jednak z dokumentacji, która pojawia się przy udzielaniu dotacji. Poniżej opisujemy dla przykładu zasady, które stosowane są w Warszawie.

Organizacja pozarządowa prowadząca UEPIK, decydując się na realizację zadań publicznych zleconych przez m.st. Warszawa, po podpisaniu umowy musi stosować jej zapisy. Jednym z nich jest opis dokumentów księgowych z zastosowaniem wzoru.

W Warszawie mamy więc do czynienia z sytuacją, że mimo braku obowiązku (wynikającego z ustawy o pożytku oraz z rozporządzenia o UEPIK) dokumenty związane z realizacją zadania publicznego muszą być opisywane według wzoru nawet przez organizacja prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. 

Co oczywiste, ten sam wzór zastosują też organizacje prowadzące pełną księgowość.

Jak przykładowo wskazaliśmy powyżej, wymogi dotyczące opisywania dokumentów mogą w przypadku dotacji wynikać nie tylko z ustaw i rozporządzeń, ale również z lokalnych dokumentów, takich jak stosowanie przy zlecaniu zadań wzory umów. Wymogi dotyczące opisywania dokumentów mogą się więc różnić w zależności od gminy. Organizacje pozarządowe korzystające z dotacji od samorządu, muszą sprawdzać w swoich gminach jak należy opisywać dokumenty. Wskazówki powinny znaleźć się w dokumentacji konkursowej. Możecie też uzyskać je po prostu kontaktując się ze swoim samorządem.