Publicystyka - ngo.pl

Zarządzenie określa procedurę kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dla biur Urzędu m.st. Warszawy oraz dla urzędów dzielnic m.st. Warszawy oraz ramowe wzory dokumentów wymaganych w czasie kontroli.

Zarządzenie nr 1845/2023 Prezydenta m.st. Warszawy z 28 grudnia 2023 r. w sprawie procedury kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym >

Zasady prowadzenia kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym zostały opisane w załączniku nr 1 do Zarządzenia. Zasad tych używają biura i urzędy. Opisane zostały m.in.: ogólne zasady prowadzenia kontroli, ich cel,  etapy, przebieg pracy osób kontrolujących, kontrola merytoryczna, kontrola finansowa, wybór próby dokumentów do kontroli finansowej, protokół kontroli finansowej, postępowanie po stwierdzeniu nieprawidłowości.

Ogólne zasady przeprowadzania kontroli stanowią m.in, że:

• kontrola dotyczy zadań, które są zlecane w ramach przeprowadzanych przez biura i urzędy dzielnic otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych dla organizacji oraz naborów w trybie art. 19a ustawy;
• urząd może przeprowadzić kontrolę w czasie trwania zadania lub w okresie 5 lat po jego zakończeniu. Czas liczy się od początku roku następującego po roku, w którym kontrolowany zrealizował zadanie publiczne;
• wyróżniamy dwa typy kontroli: merytoryczną i finansową;
• podczas kontroli urząd analizuje w szczególności: stopnień realizacji zadania, efektywność, rzetelność i jakość wykonania, prawidłowość wykorzystania środków z dotacji z budżetu m.st. Warszawy, prawidłowość wykorzystania innych środków finansowych organizacji, które przeznaczyła na realizację zadania (w szczególności: środków finansowych własnych, świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania publicznego, środków finansowych z innych źródeł publicznych, wkładu osobowego,      wkładu rzeczowego), dokumentowanie wydatków, prowadzenie przez kontrolowanego dokumentacji merytorycznej w ramach realizacji zadania publicznego, zgodność realizacji zadania z umową o wsparcie lub powierzenie;
• w ramach kontroli porównuje się stan faktyczny z przepisami prawa i postanowieniami umowy;
• kontrola może być przeprowadzona w siedzibie kontrolowanego, w siedzibie urzędu albo w miejscu realizacji zadania;
• wyniki kontroli utrwalane są w protokole kontroli;
• jeśli kontrola jest prowadzona po akceptacji sprawozdania z realizacji zadania publicznego i stwierdzone są nieprawidłowości, kontrolowany nie musi składać korekty sprawozdania;
• jeśli organizacja odmówi kontroli po zakończeniu trwania umowy, może to być podstawą do wszczęcia przez urząd postępowania administracyjnego o zwrot środków.

ZOBACZ TAKŻE: Kontrola dotacji - jak się przygotować >

W załącznika do Zarządzenia określone zostały ramowe wzory dokumentów wymaganych podczas kontroli. Są to: 

1. wzór pisma w sprawie rozpoczęcia kontroli merytorycznej zadania publicznego - w załączniku nr 2 do zarządzenia;
2. wzór protokołu kontroli merytorycznej realizacji zadania publicznego ­- w załączniku nr 3 do zarządzenia;
3. wzór pisma w sprawie rozpoczęcia kontroli finansowej zadania publicznego (przekazanie dokumentów księgowych wraz z zestawieniem) - w załączniku nr 4 do zarządzenia;
4. wzór zestawienia dokumentów księgowych i innych dokumentów do kontroli finansowej zadania publicznego, który zawiera podział kwotowy dokumentów księgowych - w załączniku nr 5 do zarządzenia;
5. wzór pisma w sprawie rozpoczęcia kontroli finansowej zadania publicznego (przekazanie zestawienia) - w załączniku nr 6 do zarządzenia;
6. wzór zestawienia dokumentów księgowych i innych dokumentów do kontroli finansowej zadania publicznego, który nie zawiera podziału kwotowego dokumentacji księgowej - w załączniku nr 7 do zarządzenia;
7. wzór listy kontrolnej, która dotyczy kontroli finansowej realizacji zadania publicznego - w załączniku nr 8 do zarządzenia;
8. wzór protokołu kontroli finansowej realizacji zadania publicznego - w załączniku nr 9 do zarządzenia;
9. wzór pisma w sprawie przekazania wniosków i zaleceń, które mają na celu usunięcie nieprawidłowości wykazanych podczas kontroli - w załączniku nr 10 do zarządzenia.