Kontrola dotacji - jak się przygotować? Księgowe dowody zastępcze
Księgowość organizacji pozarządowych może tworzyć tzw. dowody zastępcze. W jakich sytuacjach powstają takie dokumenty i czy można je wykorzystać przy rozliczeniu dotacji ze środków publicznych?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Czy można stosować dowody zastępcze przy rozliczeniu dotacji
Czy przy rozliczaniu dotacji możliwe jest zastosowanie polecenia księgowania (księgowego dowodu zastępczego) – np. w przypadkach zagubienia faktury, gdy faktura nie dotarła na czas, gdy kontakt z wystawcą faktury jest niemożliwy?
Różne typy dokumentów w księgowości NGO
Ustawa o rachunkowości dopuszcza różnorodne typy dokumentów do ujęcia w ewidencji księgowej. O ich zakwalifikowaniu decyduje kierownik jednostki, którym najczęściej w NGO jest Zarząd.
Zasady dokumentowania operacji dowodami księgowymi powinny być elementem polityki rachunkowości.
Kiedy stosujemy dowody zastępcze
W przypadku zagubienia dowodu zewnętrznego obcego – otrzymanego od kontrahentów w pierwszej kolejności (np. faktury za dokonany przez NGO zakup) - należy dołożyć wszelkich starań, aby uzyskać duplikat oryginalnego dowodu. Czasami jest to jednak niemożliwe. Może się np. zdarzyć, że sklep, który sprzedał coś organizacji nie odpowiada na korespondencję albo został zlikwidowany.
W takich sytuacjach stosuje się dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu. Może to być oświadczenie opisujące okoliczności utraty oryginału dowodu i trudności lub niemożność uzyskania duplikatu dowodu źródłowego.
Jeśli chodzi o zapis w księgach rachunkowych organizacji, powszechnie stosowanym i prawidłowym typem dokumentu jest polecenie księgowania. Jest to wskazanie, że z braku innych możliwości jesteśmy zmuszeni do zastosowania dowodu zastępczego - oświadczenia/wyjaśnienia/kserokopii lub skanu zagubionego dowodu pierwotnego.
Tego typu dowody stosuje się tylko w uzasadnionych sytuacjach losowych.
Dowody zastępcze w ustawie o rachunkowości
Artykuł 20 ustęp 4
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Warto zwrócić uwagę, że dowody zastępcze - zgodnie z zacytowanym wyżej przepisem ustawy o rachunkowości - NIE mogą być stosowane w przypadku "operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług". Podatek ten (VAT) nałożony jest niemal na wszystko co kupuje organizacja. Jeśli więc zgubimy fakturę np. za długopisy czy toner do drukarki, i nie jesteśmy w stanie odzyskać jej ze sklepu, to taka faktura nie może być zastąpiona dowodem zastępczym.
Zakup długopisów czy tonera (z przykładu powyżej) nie zostanie więc rozliczony w ramach dotacji. Jednak w przypadku innych operacji (nie opodatkowanych VAT), ustawa o rachunkowości dopuszcza dowody zastępcze i powinny być one również dopuszczone przy rozliczeniu dotacji.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
