Kontrola dotacji – jak się przygotować? Jak rozliczać bilety internetowe przy podróżach służbowych
Zdarza nam się, że w ramach projektu finansowanego z dotacji wysyłamy pracownika w podróż służbową. Jeśli korzysta on z transportu publicznego – np. podróżuje pociągiem – pojawiają się bilety, ostatnio coraz częściej bilety kupione przez internet. Czy można uwzględnić takie bilety w rozliczeniu dotacji?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Jak rozliczyć bilet, który nie jest fakturą
Wysłaliśmy pracownika naszej organizacji w delegację w ramach projektu. Podróżował PKP i jedyną możliwością zamówienia i zakupu biletu było zamówienie go przez internet. Bilet nie spełnia definicji faktury. Czy i w jaki sposób taki bilet może zostać uwzględniony w rozliczeniu dotacji?
Bilety w rozliczeniach podróży służbowej
Typowym rozliczeniem biletów, które zwykle są związane z podróżą służbową, jest potraktowanie ich jako załączników do druku delegacji. Nie ewidencjonuje się ich osobno, ale zlicza się łącznie z innymi przysługującymi w czasie wyjazdu kosztami, jak np. diety, ryczałty i wydatki związanymi z dojazdem ze stacji do miejsca realizacji zadania.
Sposób rozliczania podróży służbowej omawiamy w PORADNIK.NGO.PL: Delegacja krajowa [KLIKNIJ]
Rozwiązanie własne lub wzorowane na regulacjach dotyczących pracowników samorządowych
Warto zauważyć, że przedstawione powyżej oraz w PORADNIK podejście opiera się na przepisach przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby organizacje pozarządowe, podmioty ekonomii społecznej, a nawet firmy stosowały te same rozwiązania.
Jednocześnie każda jednostka inna niż państwowa czy samorządowa może przyjąć własne rozwiązania. Należy tylko przy tym pamiętać, by kwoty zwrotów za koszty podróży nie przekraczały kwot wynikających z zasad dla sfery budżetowej, w przeciwnym razie nadwyżka będzie podlegała opodatkowaniu i będzie objęta składkami ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych.
Właściwym podejściem jest zapisanie stosowanych procedur w polityce rachunkowości lub innym dokumencie omawiającym typy dokumentów i kalkulacje stosowane w danej jednostce.
przeczytaj w PORADNIK.NGO.PL: Jak powinna wyglądać polityka rachunkowości
Pozostałe możliwości
Uproszczonym, ale nadal właściwym w przypadku biletów rozwiązaniem będzie – jeśli nie rozliczamy przy podróży innych elementów np. diet – potraktowanie biletów:
- jako dokumentu księgowego innego typu: podobnie jak rachunek, pokwitowanie, nota (więcej o dokumentach księgowych>>),
- opisanie w sposób odpowiedni do projektu lub działania,
- zatwierdzenie formalnie i merytorycznie zgodnie ze stosowaną w jednostce metodą obiegu dokumentów i kompetencjami członków zespołu,
- rozliczenie – zwykle z osobą, która na ich podstawie jechała lub przewoziła podopiecznych,
- zaksięgowanie we właściwych pozycjach w systemie księgowym.
Warto wspomnieć, że w przypadku stosowania druku podróży służbowej, podmioty same decydują, czy bilety należy załączyć, czy nie jest to konieczne. Warto zastanowić się nad rozwiązaniami, jakie stosowane są w naszej organizacji i zaktualizować ich opis w dokumentacji finansowej np. w polityce rachunkowości.
Rozliczając dotację możesz bez problemu uwzględnić bilety
Powyższe sposoby traktowania przez księgowość biletów (w tym biletów zakupionych w internecie) wskazują jednoznacznie, że nie powinno być najmniejszych wątpliwości, co do możliwości ich użycia przy rozliczaniu dotacji. Bilet wyraźnie wskazuje cenę (koszt) podróży, a w wielu przypadkach identyfikuje również osobę, która tę podróż odbyła. Zawiera więc kluczowe dane potrzebne przy rozliczeniu.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
