Kontrola dotacji - jak się przygotować? Wyodrębnienie dotacji na kontach księgowych
Korzystając z dotacji od samorządu organizacje pozarządowe mają obowiązek "prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego". Jak ten obowiązek realizować w praktyce?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Środki z dotacji a konta księgowe
Czy prawidłowe jest księgowanie kosztów zarówno z dotacji jak i ze środków własnych (bądź innych środków finansowych) na jednym koncie księgowym.
Wyodrębnienie dotacji. Obowiązki z umowy dotacyjnej
Organizacje pozarządowe realizujące zadania publiczne, zgodnie z umową realizacji zadania publicznego, są zobowiązane do prowadzenia zapisów księgowych dotyczących dotacji w sposób wyodrębniony.
Zapisy umowy, ustawa o rachunkowości, a także ustawa o pożytku i rozporządzenie dotyczące uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie precyzują sposobu w jaki organizacja ma to zrobić. Tak naprawdę to NGO sama decyduje więc o sposobie wyodrębnienia dotacji - wykorzystuje do tego zazwyczaj konta syntetyczne i analityczne (o czym poniżej).
paragraf 6 ustęp 1 w ramowym wzorze umowy [rozporządzenie do ustawy o działalności pożytku - zobacz całe rozporządzenie]
Zleceniobiorca(-cy) jest/są zobowiązany(-ni) do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego oraz jej opisywania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
Zastanówmy się, czym jest wyodrębniona ewidencja i po co się to robi
Wyodrębniona ewidencja księgowa polega na wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem. Sposób wyodrębnienia będzie zależał od przyjętych przez organizację zasad opisanych w Zakładowej Polityce Rachunkowości.
warto zobaczyć w PORADNIK:
Przy pełnej księgowości korzystamy z kont syntetycznych i analitycznych. Konta syntetyczne są kontami głównymi i są objęte tzw. wykazem w ramach zakładowego planu kont. Konta analityczne uzupełniają, a właściwie uszczegóławiają zapisy na kontach syntetycznych. Konta syntetyczne, zwane też głównymi, służą do zbierania danych z kont analitycznych. Konta analityczne mogą być prowadzone na kilku poziomach, co często jest wynikiem zastosowania przez organizację konkretnego programu księgowego.
Zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych oraz sposób wyodrębnienia dotacji najlepiej omówić na przykładzie.
Przykład zastosowania kont syntetycznych i analitycznych do dotacji
Organizacja ma projekt, w którym są dwa źródła finansowania. Jedno źródło to dotacja a drugie to środki własne. Koszty całego projektu są księgowane na koncie syntetycznym np. 501.
Koszty projektu sfinansowane z dotacji będą księgowane na koncie analitycznym 501.001 do konta syntetycznego 501, natomiast koszty projektu finansowane ze środków własnych - na koncie analitycznym 501.090 (do tego samego konta syntetycznego 501).
Jak widać koszty projektu są księgowane na jednym koncie głównym (syntetycznym) 501 natomiast już na dwóch kontach pomocniczych (analitycznych) 001 i 090 są księgowane koszty w zależności od źródła finansowania.
Powyższe rozwiązanie daje możliwość „obejrzenia” wszystkich kosztów projektu, a także oddzielnie kosztów pokrytych z dotacji i środków własnych.
Wyodrębnienie w przypadku prowadzenia UEPIK
Jeśli organizacja prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów musi sama zdecydować jak wyodrębnić przychody i koszty projektu. W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (tzn. wskazówek dotyczących wyodrębnienia nie zawierają regulujące UEPIK ustawa o pożytku i rozporządzenie).
Organizacja pozarządowa prowadząca uproszczoną ewidencję musi więc samodzielnie wypracować sposób wyodrębnienia dotacji. Może to np. zrobić, opracowując TABELĘ POMOCNICZĄ, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Takie rozwiązanie proponujemy w PORADNIK.NGO.PL - sprawdź: Na czym polega uproszczona… Uproszczona ewidencja a dotacje.
UWAGA: Wyodrębnienie dotacji w przypadku prowadzenia UEPIK nie wynika z przepisów i jest rozwiązaniem przyjmowanym przez organizację. Warto, żeby taka organizacja skonsultowała to rozwiązanie z podmiotem udzielającym dotacji i uzyskała potwierdzenie, że podmiot ten akceptuje zaproponowane wyodrębnienie (a także czy w ogóle akceptuje łączenie UEPIK z dotacjami, na co zwracaliśmy już uwagę w poprzednim artykule z cyklu "Kontrola dotacji - jak się przygotować?").
zobacz poprzednie artykuł w cyklu "Kontrola dotacji - jak się przygotować?"
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
