Kontrola dotacji - jak się przygotować? Wyodrębnienie dotacji na kontach księgowych
Korzystając z dotacji od samorządu organizacje pozarządowe mają obowiązek "prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego". Jak ten obowiązek realizować w praktyce?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Środki z dotacji a konta księgowe
Czy prawidłowe jest księgowanie kosztów zarówno z dotacji jak i ze środków własnych (bądź innych środków finansowych) na jednym koncie księgowym.
Wyodrębnienie dotacji. Obowiązki z umowy dotacyjnej
Organizacje pozarządowe realizujące zadania publiczne, zgodnie z umową realizacji zadania publicznego, są zobowiązane do prowadzenia zapisów księgowych dotyczących dotacji w sposób wyodrębniony.
Zapisy umowy, ustawa o rachunkowości, a także ustawa o pożytku i rozporządzenie dotyczące uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie precyzują sposobu w jaki organizacja ma to zrobić. Tak naprawdę to NGO sama decyduje więc o sposobie wyodrębnienia dotacji - wykorzystuje do tego zazwyczaj konta syntetyczne i analityczne (o czym poniżej).
paragraf 6 ustęp 1 w ramowym wzorze umowy [rozporządzenie do ustawy o działalności pożytku - zobacz całe rozporządzenie]
Zleceniobiorca(-cy) jest/są zobowiązany(-ni) do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego oraz jej opisywania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
Zastanówmy się, czym jest wyodrębniona ewidencja i po co się to robi
Wyodrębniona ewidencja księgowa polega na wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem. Sposób wyodrębnienia będzie zależał od przyjętych przez organizację zasad opisanych w Zakładowej Polityce Rachunkowości.
warto zobaczyć w PORADNIK:
Przy pełnej księgowości korzystamy z kont syntetycznych i analitycznych. Konta syntetyczne są kontami głównymi i są objęte tzw. wykazem w ramach zakładowego planu kont. Konta analityczne uzupełniają, a właściwie uszczegóławiają zapisy na kontach syntetycznych. Konta syntetyczne, zwane też głównymi, służą do zbierania danych z kont analitycznych. Konta analityczne mogą być prowadzone na kilku poziomach, co często jest wynikiem zastosowania przez organizację konkretnego programu księgowego.
Zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych oraz sposób wyodrębnienia dotacji najlepiej omówić na przykładzie.
Przykład zastosowania kont syntetycznych i analitycznych do dotacji
Organizacja ma projekt, w którym są dwa źródła finansowania. Jedno źródło to dotacja a drugie to środki własne. Koszty całego projektu są księgowane na koncie syntetycznym np. 501.
Koszty projektu sfinansowane z dotacji będą księgowane na koncie analitycznym 501.001 do konta syntetycznego 501, natomiast koszty projektu finansowane ze środków własnych - na koncie analitycznym 501.090 (do tego samego konta syntetycznego 501).
Jak widać koszty projektu są księgowane na jednym koncie głównym (syntetycznym) 501 natomiast już na dwóch kontach pomocniczych (analitycznych) 001 i 090 są księgowane koszty w zależności od źródła finansowania.
Powyższe rozwiązanie daje możliwość „obejrzenia” wszystkich kosztów projektu, a także oddzielnie kosztów pokrytych z dotacji i środków własnych.
Wyodrębnienie w przypadku prowadzenia UEPIK
Jeśli organizacja prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów musi sama zdecydować jak wyodrębnić przychody i koszty projektu. W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (tzn. wskazówek dotyczących wyodrębnienia nie zawierają regulujące UEPIK ustawa o pożytku i rozporządzenie).
Organizacja pozarządowa prowadząca uproszczoną ewidencję musi więc samodzielnie wypracować sposób wyodrębnienia dotacji. Może to np. zrobić, opracowując TABELĘ POMOCNICZĄ, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Takie rozwiązanie proponujemy w PORADNIK.NGO.PL - sprawdź: Na czym polega uproszczona… Uproszczona ewidencja a dotacje.
UWAGA: Wyodrębnienie dotacji w przypadku prowadzenia UEPIK nie wynika z przepisów i jest rozwiązaniem przyjmowanym przez organizację. Warto, żeby taka organizacja skonsultowała to rozwiązanie z podmiotem udzielającym dotacji i uzyskała potwierdzenie, że podmiot ten akceptuje zaproponowane wyodrębnienie (a także czy w ogóle akceptuje łączenie UEPIK z dotacjami, na co zwracaliśmy już uwagę w poprzednim artykule z cyklu "Kontrola dotacji - jak się przygotować?").
zobacz poprzednie artykuł w cyklu "Kontrola dotacji - jak się przygotować?"
Dodaj informację do portalu ngo.pl!
Czekamy na Twój artykuł, komentarz, wywiad czy relację. Dotrzyj ze swoją informacją do tysięcy osób, które czytają ngo.pl.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
-
●Dorota Setniewska, ngo.pl
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Iwona Danilewicz