Publicystyka - ngo.pl

Kontrolę realizacji zadania publicznego przewidują przepisy Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

W art. 17 tej ustawy opisano co w szczególności może być kontrolowane i oceniane przez organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego:

1. stopień realizacji zadania; 
2. efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania;
3. prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4. prowadzeniem dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Te ogólne zapisy są doprecyzowane we wzorze Umowy o realizację zadania publicznego (Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań).

Zgodnie z tymi zapisami Zleceniodawca (czyli w przypadku Warszawy biuro lub wydział urzędu dzielnicy) sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania publicznego przez Zleceniobiorcę (organizację pozarządową), w tym wydatkowania przekazanej dotacji.

Kontrola może być przeprowadzona w czasie realizacji zadania publicznego oraz po jego zakończeniu do czasu ustaniazobowiązania, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 2 Rozporządzenia czyli przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. 

Oznacza to, że samorząd może skontrolować realizację zadania publicznego w ciągu 5 lat od daty zakończenia realizacji danego zadania oraz, że organizacja jest zobowiązana do przechowywania przez ten czas dokumentów.

Zgodnie ze wzorem umowy w czasie kontroli osobyupoważnione przez Zleceniodawcę (czyli Urząd m.st. Warszawy) do jej przeprowadzenia mogą:

1. badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania publicznego
2. oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania publicznego.

Ponad to kontrola może być przeprowadzona:

1. w siedzibie organizacji,
2. w miejscu realizacji zadania,
3. a także w siedzibie Zleceniodawcy.

O wynikach kontroli organizacja jest informowana w formie pisemnej. Jeśli w trakcie kontroli zostaną stwierdzone jakieś nieprawidłowości, zleceniodawca (samorząd) przekaże organizacji wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie tych nieprawidłowości.

Organizacja ma 14 dnia o dnia otrzymania wniosków i zaleceń na ich zastosowanie. W tym czasie musi także pisemnie powiadomić Zleceniodawcę o sposobie ich wykonania.

Kontrola merytoryczna może być przeprowadzana bez zapowiedzi w trakcie realizacji zadania lub po akceptacji sprawozdania końcowego – wtedy musi być poprzedzona informacją przekazaną z wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty lub na adres poczty elektronicznej wskazany w umowie.

W czasie kontroli merytorycznej zwraca się uwagę na:

1. zgodność zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego z umową; w tym jakość realizowanego zadania, liczbę uczestników/ stopień osiągniecia założonych w ofercie rezultatów;
2. sposób dokumentowania rezultatów;
3. realizację poszczególnych etapów/części zadania z harmonogramem realizacji zadania; w tym termin i miejsce realizacji zadania;
4. sposób informowania o finansowaniu/dofinansowaniu zadania z budżetu m.st. Warszawy zgodny z przepisami umowy oraz umieszczenia prawidłowego znaku promocyjnego;
5. dokumenty, związane z realizacją zadania (m.in. listy obecności, dyplomy, certyfikaty, inne dokumenty specyficzne dla realizacji zadania).

Przypomnij sobie (lub zapoznaj się - to naprawdę ostatni moment) zapisy umowy, ofertę i sprawozdanie.

Sprawdź, czy realizujesz/ zrealizowałeś wszystko zgodnie z umową i ofertą.

Przygotuj dokumentację merytoryczną:

1. realizowanych/zrealizowanych działań (zachowaj kolejność taką, jaka jest zapisana w ofercie/sprawozdaniu),
2. osiągniętych rezultatów (jw.),
3. promocji projektu,
4. dostępności projektu (dla projektów ogłoszonych po 06.09.2021),
5. dokumenty kadry (np. umowy, na podstawie których organizacja zatrudniała osoby realizujące zadanie).

Kontrola finansowa jest zapowiadana: informacja o rozpoczęciu kontroli dokumentacji finansowej zadania i konieczności przedstawienia stosownych dokumentów przekazywana jest z wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty lub na adres poczty elektronicznej wskazany w umowie.

Gdy już wiemy, że nasze zadanie będzie kontrolowane finansowo, powinniśmy się przygotować, aby udostępnić:

1. oryginały faktur i rachunków, związanych z realizacją zadania publicznego;
2. potwierdzenia przelewów bankowych do faktur i rachunków płaconych przelewem,
3. umowy zlecenia i o dzieło – wraz z rachunkami, które zostały zawarte w celu realizacji zadania publicznego,
4. umowy o pracę z zakresem obowiązków (w uzasadnionych przypadkach oddelegowania do projektów, aneksy itp.) wraz z listą płac,
5. dokumenty finansowe potwierdzające koszty poniesione z dotacji i z innych środków finansowych powinny być sporządzone i opisane zgodnie ze „Wzorem opisu dokumentów księgowych”.

Wzór ten stanowi załącznik do umowy. Sam opis powinien być sporządzony w sposób trwały, najlepiej na odwrocie dokumentu. Jeśli nie ma takiej możliwości, opis można zamieścić na osobnej kartce, która jednak powinna zostać w sposób trwały scalona z dokumentem księgowym.

Kontrolujący zwraca szczególną uwagę na:

1. prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla dotacji,
2. prawidłowość dokumentacji wkładu własnego oraz jego rodzaj i wartość zgodnie z umową,
3. racjonalność i terminowość wydatkowanych środków,
4. prawidłowość i kompletność dowodów księgowych dotyczących wydatkowanych środków z dotacji, w tym prawidłowość opisów dokumentów księgowych,
5. zgodność wydatków z pozycjami kosztorysu.

Przypomnij sobie (lub zapoznaj się - to naprawdę ostatni moment) zapisy umowy, ofertę i sprawozdanie.

Przygotuj się, aby pokazać:

1. rachunkowe wyodrębnienie dotacji (pełna rachunkowość lub uproszczona ewidencja przychodów i kosztów),
2. zaksięgowanie dokumentów/wpisanie do ewidencji,
3. dokumenty upoważniające osoby do składania podpisu,
4. dokumentację związaną z działalnością odpłatną (jeśli dotyczy),
5. dokumenty księgowe: faktury, rachunki, umowy cywilnoprawne z rachunkami, umowy o pracę z listą płac, delegacje itp. (zadania, kategorie kosztów) oraz potwierdzenia zapłaty – najlepiej uporządkuj je w kolejności występowania w kosztorysie.