Publicystyka - ngo.pl

Jakie są najczęstsze kontrole w organizacjach pozarządowych? To kontrole związane z otrzymywanymi przez organizację dotacjami. Poprzednio pisaliśmy o kontrolach dość prawdopodobnych, szczególnie w przypadku organizacji, które opierają swoje działania na czymś więcej niż społeczne zaangażowanie (Kontrola. Kto i co sprawdza w NGO? ), a jednak takich, które nie muszą do nas dotrzeć. Kontrole dotacji dotrą do każdej NGO – oczywiście każdej, która z dotacji korzysta.

Może nas kontrolować darczyńca prywatny. Tu jednak piszemy o kontrolach dotyczących dotacji ze środków publicznych. I chociaż nie jest to regułą, na potrzeby poniższego tekstu wychodzimy z założenia, że organizacja pozarządowa otrzymuje środki publiczne m.in. zgodnie z zasadami opisanymi w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

w PORADNIK.NGO.PL: Dotacje >

Akt prawny

• ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o ­wolontariacie
• rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań
  (informacje o zasadach prowadzenia kontroli zawierają ramowe wzory umów o realizację zadania)
• ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej

Funkcja
Czym jest, do czego służy i na czym polega kontrola dotacji wyjaśnia artykuł 17 ustawy o pożytku.

art. 17 ustawy o działalności pożytku
Organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:

1) stopnia realizacji zadania;
2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;
3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Kiedy NGO podlega kontroli?
Na początku tego tekstu wskazano już, że kontrole dotyczą dotacji – realizacji zadania dofinansowanego ze środków publicznych. W tym miejscu można sprecyzować, że kontrolowana może być organizacja pozarządowa, która ma podpisaną umowę dotacyjną.

Kontroli może też podlegać NGO, działające w partnerstwie z inną organizacją. Czyli kiedy projekt realizowany jest w partnerstwie, kontrola może trafić nie tylko do lidera partnerstwa, ale także do współpracujących w ramach projektu organizacji pozarządowych (które powinny mieć podpisane umowy o współpracy z liderem).

Jeśli w ramach zadania dofinansowanego ze środków publicznych NGO realizuje regranting (udziela dotacji innym organizacjom), to możliwe jest również kontrolowanie organizacji pozarządowych, które otrzymały środki w ramach regrantingu.

Procedura kontroli
Kontrola może zostać przeprowadzona w trakcie realizacji projektu („w toku realizacji zadania”) oraz po jego zakończeniu (przez okres 5 lat).

Podobnie jak w przypadku wielu innych kontroli również przy kontroli dotacji obowiązuje zasada, że kontrola może odbywać się zarówno w siedzibie organizacji pozarządowej, jak i w miejscu realizacji zadania (jeśli realizowane jest ono poza siedzibą). Poszczególne czynności mogą być też prowadzone w siedzibie organu, który kontroluje NGO.

Regulacje nie wskazują bezpośrednio na rodzaj dokumentów, którymi powinni legitymować się kontrolerzy. Jednak należy oczekiwać przedstawienia przez nich dokumentu potwierdzającego zamiar przeprowadzenia kontroli. Dokument ten powinien być wydany przez organ administracji, który udzielił NGO dotacji, i powinien potwierdzać, że kontrolerzy są osobami „upoważnionymi przez zleceniodawcę”.

Co będzie kontrolowane
Kontrolerzy „mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania publicznego, oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania publicznego”.

Często kontrola poprzestaje na badaniu dokumentów. Należy się jednak również przygotować, że badane będą efekty realizacji projektu lub same działania. Kontrola sprawdzi więc np. publikacje wydane w ramach zadania, materiały szkoleniowe, listy obecności, ankiety ewaluacyjne - jeśli w projekcie odbywały się szkolenia. Kontrole mogą też np. polegać na uczestnictwie w eventach organizowanych w ramach projektu.

Akt prawny

• ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli

 Funkcja
Najwyższa Izba Kontroli jest naczelnym organem kontroli państwowej. „Gdzie publiczne pieniądze tam kontrola NIK. NIK bada wszystkie obszary działalności państwa, w które zaangażowane są publiczne pieniądze lub majątek, sprawdza też, czy instytucje publiczne wykonują swoje zadania w sposób skuteczny, wydajny i oszczędny” – przeczytamy w serwisie internetowym Najwyższej Izby Kontroli.

Kiedy NGO podlega kontroli?

NIK kontroluje więc głównie działalność administracji rządowej i samorządowej. Uprawniona jest również do kontroli organizacji pozarządowych, w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki publiczne oraz wykonują zadania zlecone przez organy administracji publicznej.

art. 2. ust. 3. ustawy o Najwyższej Izbie Kontroli
Najwyższa Izba Kontroli może również kontrolować działalność innych jednostek organizacyjnych i podmiotów gospodarczych (przedsiębiorców) w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki państwowe lub komunalne oraz wywiązują się z zobowiązań finansowych na rzecz państwa, w szczególności:

1) wykonują zadania zlecone lub powierzone przez państwo lub samorząd terytorialny;

(…)

4) działają z udziałem państwa lub samorządu terytorialnego, korzystają z mienia państwowego lub samorządowego, w tym także ze środków przyznanych na podstawie umów międzynarodowych;

(…)

6) wykonują zadania z zakresu powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego;

(…)

Organizacja pozarządowa może spodziewać się Najwyższej Izby Kontroli kiedy korzysta z dotacji (np. ze środków ministerstwa, samorządu, instytucji takich jak PFRON). Może być również skontrolowana przez NIK kiedy dotacji nie dostaje, ale np. prowadzi swoje działania w lokalu udostępnionym jej przez urząd gminy. Kontrolowane będą też NGO realizujące świadczenia opieki zdrowotnej.

Najwyższa Izba Kontroli działa w oparciu o roczne plany kontroli. Są one upubliczniane na stronie NIK.

Procedura kontroli

Postępowanie kontrolne prowadzone jest w siedzibie organizacji pozarządowej (lub tam gdzie realizuje ona swoje zadania). Kontrolerzy z zasady powinni dostosować się do godzin pracy NGO (czasu wykonywania zadań), jednak jeśli wymaga tego dobro kontroli, mogą działać również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy. Kontroler może także przeprowadzić postępowanie kontrolne lub poszczególne jego czynności w siedzibie NIK.

Kontrolerzy przeprowadzają kontrolę na podstawie legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Co będzie kontrolowane
Ustawa o Najwyższej Izbie Kontroli daje kontrolerom bardzo szerokie uprawnienia.

Przedstawiciele NIK mają m.in. prawo do

• swobodnego wstępu do pomieszczeń jednostek kontrolowanych,
• wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostek kontrolowanych,
• wzywania i przesłuchiwania świadków,
• żądania udzielenia wyjaśnień przez osoby, które wykonują lub wykonywały pracę na podstawie stosunku pracy lub innej umowy w jednostkach kontrolowanych.

Szczegółowo uprawnienia przedstawicieli NIK wylicza art. 29 ustawy. Przepisy wskazują też do czego zobowiązane są kontrolowane jednostki, w tym również organizacje pozarządowe.

art. 33 ust. 2 ustawy o Najwyższej Izbie Kontroli
Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłoczne przedstawianie do kontroli żądanych dokumentów i materiałów, terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników jednostki, udostępnianie urządzeń technicznych oraz środków transportu z ich obsługą, a w miarę możliwości oddzielnych pomieszczeń z odpowiednim wyposażeniem.