Publicystyka - ngo.pl

Kontrola skarbowa bardzo rzadko zdarza się w organizacjach pozarządowych, z tego względu, że rzadko płacą podatki, które warto byłoby skontrolować. Niemniej taka możliwość istnieje, dlatego dobrze wiedzieć, z czym taka kontrola może się wiązać. 

Zgodnie z art. 283 § 5 Ordynacji podatkowej zakres kontroli podatkowej nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej to specjalny dokument, wydawany przez kierownika jednostki kontrolującej (czyli np. naczelnika urzędu skarbowego). Dokument ten powinien zawierać m.in. wskazanie podstawy prawnej, imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących), nr legitymacji służbowej kontrolującego, określenie zakresu kontroli, datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej kontrola podatkowa powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

Poza regulacjami Ordynacji podatkowej, do kontroli podatkowej stosuje się także ogólne ograniczenia co do czasu trwania kontroli, wynikające z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z którymi czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy nie może przekroczyć w jednym roku kalendarzowym:

• w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
• w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
• w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
• w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Zgodnie z przepisami czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. 

W czasie kontroli podatkowej, na żądanie kontrolujących, kontrolowany obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg podatkowych/rachunkowych w swojej siedzibie albo w siedzibie biura rachunkowego, w którym księgi są prowadzone – jeżeli udostępnienie ich w siedzibie kontrolowanego w znacznym stopniu utrudni prowadzenie jego bieżącej działalności.

Jeżeli kontrolowany prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym, czynności kontrolne są prowadzone w tym lokalu na analogicznych zasadach.

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub zrezygnuje on z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

W praktyce, obecnie  wiele kontroli podatkowych odbywa się bez wizyty kontrolera: wysyła się jedynie pliki JPK_VAT, JPK_KH, JPK_KPIR, JPK_WB, JPK_MAG i inne, a większość spraw załatwia się onlinie.

Zgodnie z art. 287 Ordynacji podatkowej kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić w szczególności:

• nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;
• przedstawić (na własny koszt), na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;
• przekazać (na własny koszt), za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej jednolitego pliku kontrolnego.

Kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Reprezentant kontrolowanego, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Kontrola podatkowa musi być zapowiedziana (art. 282b Ordynacji podatkowej). Rozpoczyna się ją nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego.

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.

Kiedy organ podatkowy nie zawiadamia podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej? Czytaj więcej: https://poradnik.ngo.pl/kontrola-podatkowa-wybrane-zagadnienia

Osoby przeprowadzające kontrolę podatkową mają szeroki zakres uprawnień. W szczególności są uprawnione do:

• wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
• wstępu do lokali mieszkalnych;
• żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
• zabezpieczania zebranych dowodów;
• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
• żądania przeprowadzenia spisu z natury;
• przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób, w tym pracowników i reprezentanta kontrolowanego;
• zasięgania opinii biegłych.

Kontrolowany ma przede wszystkim prawo do czynnego udziału w przeprowadzanej kontroli podatkowej, w tym prawo do:

• udziału w czynności przesłuchania świadka, i dowodu z biegłego, o których powinien być zawiadomiony przynajmniej 3 dni przed terminem ich przeprowadzenia;
• udziału w czynności dokonywania oględzin, o których powinien być zawiadomiony nie później niż bezpośrednio przed ich podjęciem;
• żądania przeprowadzenia dowodów;
• przeglądania akt, sporządzania z nich notatek, odpisów i kopii;
• złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Jeśli kontrolujący naruszył w czasie kontroli obowiązujące przepisy, kontrolowany może wnieść sprzeciw – na podstawie przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. O wniesieniu sprzeciwu kontrolowany zawiadamia na piśmie kontrolującego. Sprzeciw musi zawierać uzasadnienie jego wniesienia.

Wniesienie sprzeciwu wstrzymuje czynności kontrolne z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu rozpatrzenia sprzeciwu (lub zażalenia). Sprzeciw wobec podjęcia kontroli i jej wykonywania można wnieść szczególnie gdy:

• nie otrzymaliśmy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli;
• kontrolujący nie okazał legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
• kontrola była prowadzona podczas nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej;
• naruszono zakaz podejmowania więcej niż jednej kontroli u tego samego przedsiębiorcy;
• przekroczono dopuszczalny czas trwania kontroli.

Kiedy wniesienie sprzeciwu jest niedopuszczalne? Czytaj więcej >

Kontrola podatkowa kończy się w dniu doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli.

Protokół kontroli powinien zawierać w szczególności:

• wskazanie kontrolowanego;
• wskazanie osób kontrolujących;
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
• określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;
• opis dokonanych ustaleń faktycznych;
• dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
• ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;
• pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Jeśli kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe (art. 291 Ordynacji podatkowej).

Złożone przez podatnika zastrzeżenia lub wyjaśnienia kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania oraz zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Jeśli kontrolowany nie składa wyjaśnień lub zastrzeżeń, przyjmuje się, że nie kwestionuje on ustaleń kontroli.

Jeżeli kontrola podatkowa ujawniła nieprawidłowości, a podatnik nie złożył deklaracji lub nie dokonał korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.

tekst powstał dzięki współpracy ngo.pl i Centrum Pro Bono opracowanie: Kancelaria SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy sp. k.