Kontrola dotacji - jak się przygotować? Znikające faktury
Faktury są jednymi z najczęściej zbieranych i przechowywanych przez organizacje pozarządowe dokumentów, które pokazują co zrobiliśmy i jak wykorzystywaliśmy otrzymane środki. Jednak nawet najbardziej staranne ich przechowywanie i zabezpieczanie, nie zapobiega utracie oryginałów faktur w różnych sytuacjach i z różnych powodów. Czy coś może nam zastąpić oryginał faktury?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Faktura robi się nieczytelna
Organizacje dokonując zakupów i otrzymują faktury na wydrukach, na których, z upływem czasu, niknie wydruk. Po kilku miesiącach/latach taki dokument staje się zupełnie nieczytelny. Do kontroli są konieczne oryginały dokumentacji księgowej. Organizacje robią kopie, ale nie ma ich z czym porównać, bo oryginały wyblakły. Jak wówczas postąpić?
Dwie propozycje postępowania
W przepisach ustawy o rachunkowości czy rozporządzenia w sprawie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie znajdziemy wprost odpowiedzi na powyższe pytanie.
Rozwiązaniem wyżej opisanego problemu może być:
- zastosowanie skanowania dokumentów źródłowych;
- duplikaty dokumentów (czyli ponownie wystawione faktury).
Zaprezentowane rozwiązania bazują na przepisach ustawy o podatku od towarów i usług (podatku VAT).
Skanowanie
Podstawą rozliczenia wydatków w projekcie jest udokumentowanie ich dowodami księgowymi. Zacznijmy jednak od definicji faktury.
W ustawie o podatku od towarów i usług znajduje się definicja faktur - wskazująca, że mogą to być dokumenty zarówno papierowe jak i elektroniczne.
artykuł 2 ustawy o podatku od towarów i usług
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
(…)
31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;
Zgodnie z zacytowanymi powyżej przepisami możemy posługiwać się fakturami elektronicznymi na tych samych zasadach co tradycyjnymi papierowymi.
Skan faktury nie jest fakturą elektroniczną, ale jest dokumentem w formie elektronicznej, który można uznać za dowód księgowy. Warunki jakie musi spełnić taki skan faktury, aby uznać go za dowód księgowy odnajdziemy w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z art 106m, żeby skan faktury uznać za dowód księgowy, należy:
- potwierdzić autentyczność pochodzenia takiego dokumentu
- oraz zachować integralność treści i jej czytelność.
W praktyce "autentyczność pochodzenia" oznacza, że nabywca produktu lub odbiorca usługi ma świadomość, kto jest wystawcą faktury. Może zatem potwierdzić jego tożsamość. Natomiast "integralność treści i jej czytelność" oznaczają, że żadne dane na zeskanowanej fakturze nie zostały zmienione, zaś sam skan jest czytelny.
Oprócz tego aby uznać jakąkolwiek fakturę, w tym papierową i elektroniczną, za dowód księgowy, dokument musi nosić elementy dowodu księgowego, opisane w art. 21. ustawy o rachunkowości.
Wspomniane elementy to:
- Rodzaj dowodu i numer identyfikacyjny,
- Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
- Opis operacji oraz określenie jej wartości,
- Data dokonanej operacji,
- Podpisy stron, które dokonały operacji,
- Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu (dekretacja).
Z art. 21 ustawy o rachunkowości wynika także , że „można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych”.
Odrębne przepisy – takim przepisem jest art. 106e ustawy o VAT, który określa, jakie elementy musi zawierać faktura. Zgodnie z nim faktura nie musi zawierać podpisu, co oznacza, że obie strony transakcji nie muszą podpisać faktury, aby uznać ją za ważną i tym samym za dowód księgowy.
Technika dokumentowania zapisów księgowych – systemy księgowe umożliwiają generowanie raportów, których składowymi są listy dekretów. Nie ma zatem wymogu nanoszenia dekretów na faktury papierowe, co oznacza, że przyjmując skany faktur, nie musimy ich drukować i dekretować. Wystarczy przechowywać dekrety w programie księgowym – taką listę będzie można wydrukować osobno.
REKOMENDACJA
Róbcie skan każdej faktury. Taki skan w formie elektronicznej będzie dokumentem księgowym i jest znacznie mniejsze ryzyko, że go stracimy (wyblaknie, zaginie), jak to się może stać z oryginalną fakturą.
Duplikaty
Jeżeli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę.
Faktura wystawiona ponownie może (nie musi) zawierać wyraz "DUPLIKAT". MUSI jednak zawierać datę jej wystawienia.
O postępowaniu w sytuacji zniszczenia lub zaginięcia faktury mówi artykuł 106l ustawy o podatku od towarów i usług.
artykuł 106l ustęp 1 i 2
1. W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:
1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.
2. Faktura wystawiona ponownie:
1) zawiera datę wystawienia;
2) może zawierać wyraz "DUPLIKAT".
Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, stanowiąc na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Opisane powyżej przepisy z ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące postępowania w przypadku zaginięcia/zniszczenia będą miały szczególne znaczenie dla NGO-sów, które korzystają z odliczeń VAT. Przepisy prawa podatkowego nie przewidują bowiem innej formy udokumentowania prawa do odliczenia podatku naliczonego jak tylko i wyłącznie na podstawie prawidłowo sporządzonych i przechowywanych oryginałów faktur VAT lub też ich duplikatów.
Podsumowanie
Skany faktur warto robić i przechowywać w formie elektronicznej jako zabezpieczenie przed zaginięciem oryginałów. Spełniają one definicję dowodu księgowego z ustawy o rachunkowości i powinny być jako takie dowody traktowane podczas kontroli dotacji na równi z oryginalnymi fakturami. Skany - dla bezpieczeństwa - warto robić zawsze.
Duplikaty (sporządzane na zasadach z art. 106l ustawy o VAT) funkcjonują na równi z oryginałami faktur. Duplikaty mogą zastąpić oryginały podczas kontroli dotacji, ale nie powinno się wymagać od NGO, żeby tak właśnie było - tu powinny wystarczyć skany. Duplikaty będą jednak konieczne w przypadku organizacji, która korzysta z odliczeń VAT.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
