Publicystyka - ngo.pl

Kontrolę realizacji zadania publicznego przewidują przepisy Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

W art. 17. tej ustawy opisano, co w szczególności może być kontrolowane i oceniane przez organ administracji publicznej, zlecający realizację zadania publicznego:

1. stopień realizacji zadania; 
2. efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania;
3. prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4. prowadzenie dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Te ogólne zapisy są doprecyzowane we wzorze umowy o realizację zadania publicznego (Załącznik nr 3/ 4 /5 lub 6 do Zarządzenia nr 285/2024 Prezydenta m.st. Warszawy z 9.02.2024 r. >) oraz w procedurze kontroli (Zarządzenie nr 1845/2023 Prezydenta m.st. Warszawy z 28 grudnia 2023 r. w sprawie procedury kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym >).

Zgodnie z tymi zapisami zleceniodawca (czyli w przypadku Warszawy biuro lub wydział urzędu dzielnicy) sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania publicznego przez zleceniobiorcę (organizację pozarządową), w tym wydatkowania przekazanej dotacji.

Celem kontroli jest:

1. ocena realizacji zadania publicznego przez organizację;
2. ustalenie i udokumentowanie stanu faktycznego realizowanego zadania oraz utrwalenie wyników kontroli w protokole kontroli;
3. przedstawienie organizacji w formie pisemnej wniosków i zaleceń z kontroli lub uwag, które pozwolą kontrolowanemu wyjaśnić stwierdzone nieprawidłowości.

Kontrola może być przeprowadzona w czasie realizacji zadania publicznego lub w okresie 5 lat po jego zakończeniu. Czas liczy się od początku roku następującego po roku, w którym organizacja zrealizowała zadanie publiczne. Oznacza to, że organizacja jest zobowiązana do przechowywania przez ten czas dokumentów.

Urząd ustala z kontrolowanym (organizacją) jeden ze sposobów udostępnienia dokumentacji:

• w siedzibie organizacji,
• w siedzibie biura lub urzędu dzielnicy.

Ponadto kontrola może być przeprowadzona w miejscu realizacji zadania.

Zgodnie z zapisami w Procedurze kontroli pracownik biura lub urzędu dzielnicy upoważniony przez Prezydenta m.st. Warszawy do prowadzenia kontroli analizuje w szczególności:

a)   stopnień realizacji zadania,

b)   efektywność, rzetelność i jakość wykonania,

c)    prawidłowość wykorzystania środków z dotacji z budżetu m.st. Warszawy,

d)   prawidłowość wykorzystania innych środków finansowych organizacji, które przeznaczyła na realizację zadania, w szczególności:

• środków finansowych własnych,
• świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania publicznego,
• środków finansowych z innych źródeł publicznych,
• wkładu osobowego,
• wkładu rzeczowego,

e)   dokumentowanie wydatków,

f)     prowadzenie przez kontrolowanego dokumentacji merytorycznej w ramach realizacji zadania publicznego,

g)    zgodność realizacji zadania z umową o wsparcie lub powierzenie.

Kontrolujący ma prawo:

a)   mieć wgląd do wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego,

b)   uczestniczyć w poszczególnych działaniach wskazanych w ofercie, na każdym etapie realizacji zadania, z poszanowaniem prawa adresatów zadań publicznych m.in. do ochrony danych osobowych i praw osobistych,

c)    badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania,

d)   żądać ustnej lub pisemnej informacji od kontrolowanego o wykonaniu zadania.

Dowody zbierane przez kontrolującego to przede wszystkim:

a)    dokumenty i inne nośniki informacji – zdjęcia, listy obecności, materiały informacyjno‑promocyjne, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji,

b)    pisemne lub ustne oświadczenia, w tym oświadczenia kontrolowanego, które mogą dotyczyć np. wyceny wkładu własnego rzeczowego lub osobowego,

c)    notatki służbowe.

Kontrola merytoryczna może być przeprowadzona bez zapowiedzi w trakcie realizacji zadania. Po zakończeniu realizacji zadania urząd powiadamia kontrolowanego  o planowanym terminie rozpoczęcia kontroli merytorycznej przynajmniej 14 dni kalendarzowych przed dniem jej rozpoczęcia. Pismo zawiadamiające o rozpoczęciu kontroli urząd przesyła przesyłką poleconą lub dostarcza osobiście. Dodatkowo urząd może przekazać pismo w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej podany w umowie.

W czasie kontroli merytorycznej urząd sprawdza i zwraca uwagę na:

1. zgodność zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego z umową; w tym jakość realizowanego zadania, liczbę uczestników;
2. sposób prowadzenia dokumentacji zadań i rezultatów, która potwierdza wykonanie zadań i osiągnięcie rezultatów;
3. dokumentację adresatów zadania (z poszanowaniem RODO i praw osobistych);
4. sposób dokumentowania rezultatów zgodnie z umową lub ofertą;
5. dokumentację rezultatów;
6. realizację poszczególnych etapów/części zadania z harmonogramem realizacji zadania; w tym termin i miejsce realizacji zadania;
7. sposób informowania o finansowaniu/współfinansowaniu zadania z budżetu m.st. Warszawy zgodny z postanowieniami umowy;
8. wygląd materiałów graficznych zgodny z zarządzeniem Prezydenta m.st Warszawy o prowadzeniu identyfikacji wizualnej m.st Warszawy;
9. materiały informacyjno-promocyjne;
10. dokumenty związane z realizacją zadania (m.in. listy obecności, dyplomy, certyfikaty, inne dokumenty specyficzne dla realizacji zadania);
11. sposób realizacji zadania lub jego części.

Przypomnij sobie (lub zapoznaj się - to naprawdę ostatni moment) zapisy umowy, ofertę i sprawozdanie.

Sprawdź, czy realizujesz/ zrealizowałeś wszystko zgodnie z umową i ofertą.

Przygotuj dokumentację merytoryczną:

1. realizowanych/zrealizowanych działań (zachowaj kolejność taką, jaka jest zapisana w ofercie/sprawozdaniu);
2. osiągniętych rezultatów (jw.);
3. promocji projektu wraz z materiałami promocyjnymi.

Kontrola finansowa jest zapowiadana. Informacja o planowanym terminie rozpoczęcia kontroli przekazywana jest nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych przed jej rozpoczęciem. 

Sposób wysyłania zawiadomienia o kontroli finansowej jest taki sam, jak w przypadku zawiadomienia o kontroli merytorycznej. W zawiadomieniu urząd poinformuje organizację  także o konieczności przygotowania zestawienia dokumentów księgowych (według wzorów w załącznikach 5 lub 7 do zarządzenia nr 1845/2023 z 28.12.2023).).

Urząd ustala z organizacją sposób udostępnienia dokumentacji (w urzędzie lub w siedzibie organizacji).

Kontroli finansowej podlega dokumentacja księgowa, która dotyczy środków finansowych (z dotacji, ze świadczeń od odbiorców zadania, ze środków własnych organizacji, ze środków z innych źródeł publicznych, pozostałych finansowych) oraz wkładu osobowego i rzeczowego.

UWAGA NOWOŚĆ! Urząd może przeprowadzić kontrolę dokumentów finansowych (dowodów księgowych) w oparciu o próbę dokumentów wybieranych w sposób losowy. Dokumenty księgowe w zestawieniu dzielone są na 4 grupy:  

1. do kwoty brutto 7000, 
2. w przedziale kwotowym brutto od 7000,01 do 20.000, 
3. od kwoty 20,000 01 do 40.000 
4. od kwoty 40.000,01.

Próby dokumentów wybierane są przez kontrolującego według wartości. Kontroli podlega: grupa 1 - 20% dokumentów, grupa 2 – 40% dokumentów, grupa 3 – 75%, grupa 4 = 100%. Dokumenty potwierdzające wniesienie wkładu własnego osobowego lub rzeczowego kontrolowane są w całości.

Gdy już wiemy, że nasze zadanie będzie kontrolowane finansowo, powinniśmy się przygotować, aby udostępnić m.in.:

1. oryginały faktur i rachunków, faktur korygujących związanych z realizacją zadania publicznego;
2. noty obciążeniowe, noty korygujące;
3. potwierdzenia płatności elektronicznych i gotówkowych;
4. umowy zlecenia i o dzieło – wraz z rachunkami, które zostały zawarte w celu realizacji zadania publicznego;
5. umowy o pracę z zakresem obowiązków (w uzasadnionych przypadkach oddelegowania do projektów, aneksy itp.) wraz z listą płac;
6. rozliczenia wyjazdów służbowych.

Dokumenty finansowe potwierdzające koszty poniesione z dotacji i z innych środków finansowych powinny być sporządzone i opisane zgodnie ze „Wzorem opisu dokumentów księgowych”. Wzór ten stanowi załącznik do Procedury kontroli. Sam opis powinien być sporządzony w sposób trwały, najlepiej na odwrocie dokumentu. Jeśli nie ma takiej możliwości, opis można zamieścić na osobnej kartce, która jednak powinna zostać w sposób trwały scalona z dokumentem księgowym.

Przy kontroli finansowej urząd w szczególności sprawdza, czy organizacja:

1. prowadzi wyodrębnioną księgowość dla danego zadania - kontrolowany przedstawia oświadczenie o prowadzeniu wyodrębnionej księgowości w ramach wydatkowania środków z dotacji;
2. racjonalnie i terminowo wydaje środki finansowe (kontrolujący ocenia, czy daty dostawy towarów lub usług są zgodne z okresem realizacji, a daty zapłaty nie wykraczają poza termin ponoszenia wydatków określony w umowie. Ustala, czy zakupy towarów i usług do realizacji celu zadania były racjonalne, a umowy zawarte na konkretne usługi zgodne z zapisem pozycji kosztorysu i przeznaczeniem);
3. prawidłowo sporządziła kompletne dokumenty księgowe, które dotyczą zarówno dotacji, jak i finansowego wkładu własnego oraz przychodów z realizacji zadania;
4. zgodność przedmiotu wydatku ze wskazaną pozycją kosztorysu przy uwzględnieniu treści oferty.

Przypomnij sobie (lub zapoznaj się - to naprawdę ostatni moment) zapisy umowy, ofertę i sprawozdanie.

Przygotuj się, aby pokazać:

1. oświadczenie o  wyodrębnieniu dotacji (pełna rachunkowość lub uproszczona ewidencja przychodów i kosztów);
2. zaksięgowanie dokumentów/ wpisanie do ewidencji;
3. dokumenty upoważniające osoby do składania podpisu;
4. dokumentację związaną z działalnością odpłatną (jeśli dotyczy);
5. dokumenty księgowe oraz potwierdzenia zapłaty – najlepiej uporządkuj je w kolejności występowania w kosztorysie.

Zarówno po kontroli merytorycznej, jak i po kontroli finansowej kontrolujący sporządza protokół z przeprowadzonych czynności. W protokole opisany jest przebieg kontroli, stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia. Kontrolujący sporządza protokół w terminie do 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. Posługuje się przy tym wzorem protokołu kontroli merytorycznej (załącznik 3 do zarządzenia) lub kontroli finansowej (załącznik 9 do zarządzenia).

Protokół podpisują i parafują każdą stronę: kontrolujący i osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania organizacji.

Organizacja może odmówić podpisania protokołu, musi jednak pisemnie przedstawić powód odmowy w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia protokołu. Odmowa nie wstrzymuje realizacji przez urząd postępowania pokontrolnego.

Jeśli kontrolujący nie stwierdzi nieprawidłowości w realizacji zadania publicznego, kontrola kończy się po sporządzeniu i podpisaniu protokołu.

Jeśli nieprawidłowości zostaną stwierdzone, organizacja ma prawo odnieść się do nich w terminie 14 dni kalendarzowych od daty podpisania przez siebie protokołu.

Wyjaśnienia organizacji przekazywane są dyrektorowi lub burmistrzowi do weryfikacji.

Dyrektor lub burmistrz podejmuje decyzję, czy uznaje wyjaśnienia za wystarczające. Jeśli dyrektor lub burmistrz uwzględni wyjaśnienia i uwagi organizacji, kontrola jest zakończona.

Jeśli nie, zleca kontrolującemu przygotowanie projektu pisma o wynikach kontroli, które zawiera wnioski i zalecenia, jak usunąć nieprawidłowości.

W terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia pisma, kontrolowany(organizacja) ma obowiązek pisemnie zawiadomić dyrektora lub burmistrza o sposobie wykonania wniosków i zaleceń wskazanych w piśmie.

Jeśli kontrolowany nie usunie nieprawidłowości, urząd może to uznać za podstawę do rozwiązania umowy lub wszczęcia postępowania administracyjnego.

Jeżeli urząd stwierdzi, że kontrolowany wykorzystał dotację lub jej część niezgodnie z przeznaczeniem, pobrał ją nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor lub burmistrz pisemnie wzywa kontrolowanego do zwrotu dotacji. Kontrolowany ma na to 14 dni kalendarzowych od daty doręczenia pisma. Kwotę zwraca wraz z odsetkami, określonymi jak dla zaległości podatkowych.

Jeśli kontrolowany nie zwróci pieniędzy w terminie, dyrektor lub burmistrz wszczyna postępowanie administracyjne i wydaje decyzję administracyjną.