Kontrola dotacji – jak się przygotować? Prezes jako zleconiodawca i zleceniobiorca
Czy w organizacji pozarządowej może wystąpić sytuacja, że ta sama osoba jest jednocześnie zlecającym jak i przyjmującym zlecenie? Czy członek zarządu może zatrudnić w NGO sam siebie? Jak takie sytuacje wpływają na rozliczenie dotacji ze środków publicznych?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Umowy cywilnoprawne i "tryb sam ze sobą"
W naszej organizacji mamy jednoosobowy zarząd - prezesa. Nasz prezes jest też naszym najlepszym szkoleniowcem i często prowadzi szkolenia dla naszych podopiecznych. Jako prowadzący otrzymuje wynagrodzenie w ramach umowy cywilnoprawnej (zlecenia) - na umowie podpisuje się jako zleceniobiorca, ale też jako zleceniodawca (jest to zgodne z zasadami reprezentacji w naszej organizacji). Czy taka umowa zawarta "w trybie sam ze sobą” może zostać rozliczona w ramach dotacji, którą otrzymaliśmy od urzędu miasta na realizację zadania publicznego?
W stowarzyszeniu umowy "sam ze sobą" są zabronione
W opisanym problemie decydującym do ustalenia faktem będzie to, czy organizacja jest stowarzyszeniem, stowarzyszeniem zwykłym, czy fundacją.
Należy wyraźnie podkreślić: w stowarzyszeniu nie może wystąpić sytuacja podpisania umowy w opisany sposób. Prezes zarządu stowarzyszenia, nie może zlecić samemu sobie żadnego działania, ponieważ ustawa - Prawo o stowarzyszeniach wyraźnie wskazuje (w artykule 11 ustęp 4) zasady podpisywania umów z członkami zarządu stowarzyszenia (także z jego prezesem - jako członkiem zarządu).
Tryb "sam ze sobą" nie jest dopuszczony w stowarzyszeniu.
Więcej na ten temat piszemy m.in. w artykułach: Kontrola dotacji – jak się przygotować? Umowy członków zarządu w stowarzyszeniu oraz Podpisywanie umów z członkiem zarządu w stowarzyszeniach.
W stowarzyszeniu zwykłym
Nieco inaczej wygląda sytuacja w stowarzyszeniach zwykłych. Stowarzyszeń tych nie dotyczą zasady opisane we wspomnianym art. 11 ust. 4 (które wskazują, kto podpisuje umowy z członkami zarządu stowarzyszenia). Jednak stowarzyszenie zwykłe musi zwracać uwagę na przepisy regulujące tzw. "czynności przekraczające zwykły zarząd".
W dużym skrócie: w stowarzyszeniu zwykłym możliwa będzie sytuacja, że pod umową, w imieniu stowarzyszenia zwykłego, podpisze się ta sama osoba, której ta umowa dotyczy. Jednak wcześniej wszyscy członkowie stowarzyszenia powinni wyrazić pisemną zgodę na dokonanie takiej czynności i udzielić przedstawicielowi stowarzyszenia zwykłego (lub jego zarządowi) stosownego pełnomocnictwa.
Problematyczne jest też zawieranie umowy o pracę z przedstawicielem stowarzyszenia zwykłego (lub jedynym członkiem zarządu) - gdyż umowę o pracę charakteryzuje podporządkowanie pracownicze, którego w tej sytuacji nie będzie.
Więcej na ten temat piszemy w artykule: Zawieranie umów z przedstawicielem lub członkiem zarządu w stowarzyszeniu zwykłym.
W fundacjach
Najtrudniejszym do rozstrzygnięcia przypadkiem jest przypadek fundacji. W ustawie o fundacjach nie znajdziemy tak jednoznacznych wskazań, dotyczących sytuacji podpisywania umów z członkami zarządu, jak w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach. Jednocześnie jedynym wymaganym przez ustawę o fundacjach organem fundacji jest zarząd.
Przy podpisywaniu umów z członkami zarządu w fundacjach rekomendujemy trzy rozwiązania:
- wzorowanie się na przepisach dotyczących stowarzyszeń i wykorzystanie w tej sytuacji innych organów fundacji - jeśli są - np. rady fundacji,
- uwzględnienie udziału fundatora (jeśli nie wchodzi w skład zarządu),
- podpisywanie umów przez innego członka zarządu (przy zarządach wieloosobowych).
Rekomendowane tu rozwiązania, jeśli fundacja zdecyduje się na ich wykorzystanie, powinny zostać opisane w statucie.
szczegółowo o wskazanych rozwiązaniach piszemy w artykule: Zawieranie umów pomiędzy fundacją a członkiem zarządu fundacji - PRZECZYTAJCIE KONIECZNIE!
Czy w związku z tym w fundacji może wystąpić umowa z członkiem zarządu (np. prezesem) zawarta "w trybie sam ze sobą”? Pomimo tego, że ustawa o fundacjach nie zawiera ograniczeń w kwestii zatrudniania członków zarządu, to zgodnie z dominującym orzecznictwem, nie powinno być takich sytuacji, kiedy ta sama osoba reprezentuje obydwie strony umowy. W orzecznictwie pojawia się wskazanie, że przy zawieraniu umów pomiędzy fundacją a członkiem jej zarządu zastosowanie ma artykuł 108 Kodeksu cywilnego.
art. 108 Kodeksu cywilnego
Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.
Sam ze sobą w dotacjach
Z przedstawionych wyżej wyjaśnień wynika, że umowy z członkami zarządu zawierane "w trybie sam ze sobą” są:
- wprost zakazane w stowarzyszeniach
- dopuszczone w stowarzyszeniach zwykłych, ale z zachowaniem dodatkowych wymogów wynikających z ostrożności (ponadto problem podporządkowania pracowniczego przy umowie o pracę)
- niebezpieczne i napiętnowane przez orzecznictwo sądów w fundacjach.
Tak też należy rozpatrywać umowy "sam ze sobą" w kontekście dotacji ze środków publicznych.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
