Publicystyka - ngo.pl

W naszej organizacji mamy jednoosobowy zarząd - prezesa. Nasz prezes jest też naszym najlepszym szkoleniowcem i często prowadzi szkolenia dla naszych podopiecznych. Jako prowadzący otrzymuje wynagrodzenie w ramach umowy cywilnoprawnej (zlecenia) - na umowie podpisuje się jako zleceniobiorca, ale też jako zleceniodawca (jest to zgodne z zasadami reprezentacji w naszej organizacji). Czy taka umowa zawarta "w trybie sam ze sobą” może zostać rozliczona w ramach dotacji, którą otrzymaliśmy od urzędu miasta na realizację zadania publicznego? 

W opisanym problemie decydującym do ustalenia faktem będzie to, czy organizacja jest stowarzyszeniem, stowarzyszeniem zwykłym, czy fundacją. 

Należy wyraźnie podkreślić: w stowarzyszeniu nie może wystąpić sytuacja podpisania umowy w opisany sposób. Prezes zarządu stowarzyszenia, nie może zlecić samemu sobie żadnego działania, ponieważ ustawa - Prawo o stowarzyszeniach wyraźnie wskazuje (w artykule 11 ustęp 4) zasady podpisywania umów z członkami zarządu stowarzyszenia (także z jego prezesem - jako członkiem zarządu). 

Tryb "sam ze sobą" nie jest dopuszczony w stowarzyszeniu. 

Więcej na ten temat piszemy m.in. w artykułach: Kontrola dotacji – jak się przygotować? Umowy członków zarządu w stowarzyszeniu oraz Podpisywanie umów z członkiem zarządu w stowarzyszeniach.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w stowarzyszeniach zwykłych. Stowarzyszeń tych nie dotyczą zasady opisane we wspomnianym art. 11 ust. 4 (które wskazują, kto podpisuje umowy z członkami zarządu stowarzyszenia). Jednak stowarzyszenie zwykłe musi zwracać uwagę na przepisy regulujące tzw. "czynności przekraczające zwykły zarząd". 

W dużym skrócie: w stowarzyszeniu zwykłym możliwa będzie sytuacja, że pod umową, w imieniu stowarzyszenia zwykłego, podpisze się ta sama osoba, której ta umowa dotyczy. Jednak wcześniej wszyscy członkowie stowarzyszenia powinni wyrazić pisemną zgodę na dokonanie takiej czynności i udzielić przedstawicielowi stowarzyszenia zwykłego (lub jego zarządowi) stosownego pełnomocnictwa. 

Problematyczne jest też zawieranie umowy o pracę z przedstawicielem stowarzyszenia zwykłego (lub jedynym członkiem zarządu) - gdyż umowę o pracę charakteryzuje podporządkowanie pracownicze, którego w tej sytuacji nie będzie.

Więcej na ten temat piszemy w artykule: Zawieranie umów z przedstawicielem lub członkiem zarządu w stowarzyszeniu zwykłym.

Najtrudniejszym do rozstrzygnięcia przypadkiem jest przypadek fundacji. W ustawie o fundacjach nie znajdziemy tak jednoznacznych wskazań, dotyczących sytuacji podpisywania umów z członkami zarządu, jak w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach. Jednocześnie jedynym wymaganym przez ustawę o fundacjach organem fundacji jest zarząd. 

Przy podpisywaniu umów z członkami zarządu w fundacjach rekomendujemy trzy rozwiązania: 

1. wzorowanie się na przepisach dotyczących stowarzyszeń i wykorzystanie w tej sytuacji innych organów fundacji - jeśli są - np. rady fundacji,
2. uwzględnienie udziału fundatora (jeśli nie wchodzi w skład zarządu),
3. podpisywanie umów przez innego członka zarządu (przy zarządach wieloosobowych).

Rekomendowane tu rozwiązania, jeśli fundacja zdecyduje się na ich wykorzystanie, powinny zostać opisane w statucie.

Czy w związku z tym w fundacji może wystąpić umowa z członkiem zarządu (np. prezesem) zawarta "w trybie sam ze sobą”? Pomimo tego, że ustawa o fundacjach nie zawiera ograniczeń w kwestii zatrudniania członków zarządu, to zgodnie z dominującym orzecznictwem, nie powinno być takich sytuacji, kiedy ta sama osoba reprezentuje obydwie strony umowy. W orzecznictwie pojawia się wskazanie, że przy zawieraniu umów pomiędzy fundacją a członkiem jej zarządu zastosowanie ma artykuł 108 Kodeksu cywilnego.

Z przedstawionych wyżej wyjaśnień wynika, że umowy z członkami zarządu zawierane "w trybie sam ze sobą” są:

• wprost zakazane w stowarzyszeniach
• dopuszczone w stowarzyszeniach zwykłych, ale z zachowaniem dodatkowych wymogów wynikających z ostrożności (ponadto problem podporządkowania pracowniczego przy umowie o pracę) 
• niebezpieczne i napiętnowane przez orzecznictwo sądów w fundacjach.

Tak też należy rozpatrywać umowy "sam ze sobą" w kontekście dotacji ze środków publicznych.