Kontrola dotacji – jak się przygotować? Płatności elektroniczne
Płatności elektroniczne są coraz powszechniejsze i trudno oczekiwać, żeby nie były stosowane również w przypadku organizacji pozarządowych. Tym bardziej, że w wielu sytuacjach nie ma po prostu możliwości dokonania zapłaty w innej formie. Jak wygląda rozliczenie płatności dokonanej w formie elektronicznej w ramach dotacji?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Jak rozliczyć płatność BLIK-iem czy w systemach typu PayU/PayPal
Jak opisywać płatności systemem typu PayPal, z wykorzystaniem BLIK czy kartą? Czy takie formy płatności są dozwolone i mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu dotacji? Ponadto opłacanie faktur np. z wykorzystaniem PayU oznacza brak jednoznacznego powiązania między fakturą a potwierdzeniem przelewu – nie można zweryfikować czy faktura faktycznie została opłacona.
Forma płatności. Brak obowiązku uwzględnienia w opisie
Forma płatności nie jest obowiązkowym elementem w opisie dowodów księgowych, ujmowanych w systemach księgowych NGO. Jest to element uznaniowy, który może wprowadzić jednostka w swoim systemie obiegu dokumentów. Może to wynikać też z dotychczasowej praktyki i doświadczeń, ale również z wymogów jednostek finansujących projekty / udzielających dotacji. Jeśli jednak takie dodatkowe wymogi nie występują, to opis sposobu płatności na dowodzie nie jest obligatoryjny.
Formy płatności są dynamiczne
Praktyka dokonywanie płatności zawsze będzie krok dalej niż dotychczasowe tradycyjne rozwiązania. Jeszcze kilka lat temu nowością był dostęp do rachunku online i wykonywanie przelewów samodzielnie zamiast zanoszenia blankietów z płatnością przelewem do banku czy na pocztę.
Obecnie możliwe są płatności w systemach około finansowych - BLIK, PayU/PayPal i inne. Transakcje te powinny być dokonywane przez osoby upoważnione w NGO.
Płatności elektroniczne a faktury i opis dokumentów księgowych
W przypadku braku jednoznacznego powiązania pomiędzy fakturą, a zapisem na wyciągu z rachunku bankowego, należy zastosować uzupełnienie naniesione przez osobę upoważnioną na wydruku z wyciągu bankowego lub na opisie dokumentu księgowego.
Będzie to podobna informacja jak w przypadku:
- rozliczeń o charakterze zaliczkowym np. kto płacił dany zakup, z kim należy rozliczyć ten zakup, której zaliczki dotyczy to rozliczenie lub
- płatności poprzedzonych dokumentem proforma - gdzie opis przelewu nawiązuje do innego numeru dokumentu niż wystawiona później faktura.
Tego typu adnotacje na dokumentach można nosić, aby ułatwić księgowym powiązanie dokumentów kosztowych czy przychodowych z wpłatami czy płatnościami. Można zastosować dodatkowo wydruki z systemów około finansowych, na których będzie informacja o numerze zamówienia, za które dokonano płatności i rodzaj zakupu, który będzie zgodny z fakturą wystawioną na końcu. Może to dodatkowo pokazać inne koszty, jak np. groszowe prowizje pobrane przez system, które wpływają na ustalenie faktycznego powiązania transakcji.
Płatność pierwotna realizowana nawet z prywatnych środków, dowolną metodą, przez pracownika/zleceniobiorcę/wolontariusza jest prawidłowa, jeśli zakup/koszt zostanie potwierdzony w trakcie weryfikacji formalnej i merytorycznej dowodu oraz zwrócony/rozliczony ze środków organizacji przypisanych do danego zadania/źródła finansowania.
W danej jednostce należy zastanowić się nad sposobem realizacji płatności czy przyjmowania wpłat i dostosować opisy na dokumentach do jak najlepszego powiązania transakcji.
Nowoczesne metody powinny być adaptowane do organizacji, a nie blokowane. Postęp technologiczny będzie wymuszał na nas kolejne zmiany i dostosowania. Powinny być również rozliczane w ramach dotacji z zastosowaniem opisanych powyżej sposobów opisu i księgowania dokumentów.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
