Kontrola dotacji – jak się przygotować? Płatności i faktury na przełomie roku
Wydatki robione w ramach dotacji ze środków publicznych pod koniec roku wymagają szczególnej uważności. Zostaną rozliczone tylko wtedy, kiedy dokonano ich w terminach określonych w umowie. Co ma znaczenie i decyduje o prawidłowości wydatkowania środków pod koniec grudnia - pod koniec realizowania działań finansowanych z dotacji?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Styczniowa data na fakturze
Zapłata za towar nastąpiła w ostatnich dniach grudnia, organizacja zapłaciła gotówką w kasie, ma potwierdzenie, ma wystawioną fakturę proforma oraz dokument wydania towaru ze sklepu. Jednak system w sklepie wystawił fakturę z datą styczniową. Czy taki wydatek może zostać uznany w ramach dotacji, która dotyczyła działań do końca roku?
Faktura styczniowa nie z winy NGO
W działalności prowadzonej w ostatnich dniach roku mogą zdarzyć się różnorodne utrudnienia związane z rozliczeniem, otrzymaniem prawidłowego dowodu, zapłatą, która nie zostanie ujęta na wyciągu grudniowym, opóźnioną dostawą towaru lub usługi. Dlatego nie należy zostawiać płatności i zakupów na ostatnie dni roku kalendarzowego.
Niestety w praktyce takie sytuacje się zdarzają. Organizacje pozarządowe rozliczające powierzone środki publiczne zderzają się z podejściem firm komercyjnych, które często ignorują wcześniejsze ustalenia i wystawiają faktury zgodnie z powszechnie obowiązującymi zasadami - czyli faktura VAT wystawiają do 15-go dnia kolejnego miesiąca (więc w praktyce już w styczniu).
Przepisy artykułu 106i ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), mówią, że fakturę należy wystawić "nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę".
Księgujemy wydarzenie, które dotyczy grudnia
W rozliczeniach rocznych organizacji pozarządowej należy się w takim przypadku kierować zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z nimi mimo, że dowód ma datę styczniową, to dotyczy wydarzenia z roku poprzedniego - zakupu usługi zrealizowanej lub towaru wykorzystanego w zakończonym roku. W przepisach rachunkowych nie ma znaczenia czy dokonano już płatności. Dokument z datą styczniową lub późniejszą ujmuje się w księgach pod datą 31 grudnia i tak jest on rozliczany w sprawozdaniu rocznym.
Szczegółowo mówią o tym przepisy ustawy o rachunkowości.
Art. 6. 1. W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Art. 7. 1. Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:
(…)
4) wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;
(…)
2. Zdarzenia, o których mowa w ust. 1, należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.
Faktura styczniowa w rozliczeniu dotacji
Przy rozliczeniu dotacji ze środków publicznych (w tym np. zadań publicznych zleconych przez administrację) obowiązuje dodatkowa zasada. Kluczowym elementem pozwalającym na uznanie kosztu w rozliczeniu jest zapłata w terminie obowiązywania umowy. Można dokonać rozliczenia kosztu w ramach dotacji, jeśli zapłata nastąpiła do końca grudnia (przypomnijmy, że cały czas rozpatrujemy przypadek dotacji, która koczy się 31 grudnia).
W omawianym przypadku płatność została zrealizowania w terminie realizacji zadania (gotówkowo, do końca roku). Wobec powyższego data na fakturze ma charakter pomocniczy - faktyczna transakcja, realizacja zakupionej usługi lub wykorzystanie towaru, przypadła na grudzień / ostatnie dni roku kalendarzowego / ostatnie dni realizacji umowy na zadanie publiczne.
Takie zakupy powinny być uznane i rozliczone w ramach dotacji.
o płatnościach w projektach pod koniec roku piszemy też w artykule: Obowiązki organizacji pozarządowych na koniec roku. Przypominamy, co trzeba zrobić w grudniu
Dodaj informację do portalu ngo.pl!
Czekamy na Twój artykuł, komentarz, wywiad czy relację. Dotrzyj ze swoją informacją do tysięcy osób, które czytają ngo.pl.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
-
●Beata Kubiszyn-Puka
-
●Katarzyna Garbowska
-
●Aneta Maria Pawelczyk-Piłat dla ngo.pl