Kontrola dotacji – jak się przygotować? Płatności i faktury na przełomie roku
Wydatki robione w ramach dotacji ze środków publicznych pod koniec roku wymagają szczególnej uważności. Zostaną rozliczone tylko wtedy, kiedy dokonano ich w terminach określonych w umowie. Co ma znaczenie i decyduje o prawidłowości wydatkowania środków pod koniec grudnia - pod koniec realizowania działań finansowanych z dotacji?
Organizacje pozarządowe korzystają ze środków samorządowych. Realizują zadania publiczne i otrzymują dotacje. Samorząd może sprawdzić, czy przekazane środki zostały wydane prawidłowo. Żeby tak było, konieczne jest trzymanie się odpowiednich reguł księgowania wpływów i wydatków. Przedstawiamy wybrane problemy, które mogą się pojawić przy dokumentowaniu dotacji oraz sposoby radzenia sobie z nimi, wypracowane przez doradczynie i doradców Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, SCWO.
Od tego warto zacząć
Jeśli opisane poniżej szczegółowe zagadnienia wydają się Wam trudne i nieczytelne, warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgowości w organizacjach pozarządowych. Informacje te zbieramy w PORADNIK.NGO.PL w dziale: Księgowość w NGO. Polecamy!
PROBLEM: Styczniowa data na fakturze
Zapłata za towar nastąpiła w ostatnich dniach grudnia, organizacja zapłaciła gotówką w kasie, ma potwierdzenie, ma wystawioną fakturę proforma oraz dokument wydania towaru ze sklepu. Jednak system w sklepie wystawił fakturę z datą styczniową. Czy taki wydatek może zostać uznany w ramach dotacji, która dotyczyła działań do końca roku?
Faktura styczniowa nie z winy NGO
W działalności prowadzonej w ostatnich dniach roku mogą zdarzyć się różnorodne utrudnienia związane z rozliczeniem, otrzymaniem prawidłowego dowodu, zapłatą, która nie zostanie ujęta na wyciągu grudniowym, opóźnioną dostawą towaru lub usługi. Dlatego nie należy zostawiać płatności i zakupów na ostatnie dni roku kalendarzowego.
Niestety w praktyce takie sytuacje się zdarzają. Organizacje pozarządowe rozliczające powierzone środki publiczne zderzają się z podejściem firm komercyjnych, które często ignorują wcześniejsze ustalenia i wystawiają faktury zgodnie z powszechnie obowiązującymi zasadami - czyli faktura VAT wystawiają do 15-go dnia kolejnego miesiąca (więc w praktyce już w styczniu).
Przepisy artykułu 106i ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), mówią, że fakturę należy wystawić "nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę".
Księgujemy wydarzenie, które dotyczy grudnia
W rozliczeniach rocznych organizacji pozarządowej należy się w takim przypadku kierować zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z nimi mimo, że dowód ma datę styczniową, to dotyczy wydarzenia z roku poprzedniego - zakupu usługi zrealizowanej lub towaru wykorzystanego w zakończonym roku. W przepisach rachunkowych nie ma znaczenia czy dokonano już płatności. Dokument z datą styczniową lub późniejszą ujmuje się w księgach pod datą 31 grudnia i tak jest on rozliczany w sprawozdaniu rocznym.
Szczegółowo mówią o tym przepisy ustawy o rachunkowości.
Art. 6. 1. W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Art. 7. 1. Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:
(…)
4) wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;
(…)
2. Zdarzenia, o których mowa w ust. 1, należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.
Faktura styczniowa w rozliczeniu dotacji
Przy rozliczeniu dotacji ze środków publicznych (w tym np. zadań publicznych zleconych przez administrację) obowiązuje dodatkowa zasada. Kluczowym elementem pozwalającym na uznanie kosztu w rozliczeniu jest zapłata w terminie obowiązywania umowy. Można dokonać rozliczenia kosztu w ramach dotacji, jeśli zapłata nastąpiła do końca grudnia (przypomnijmy, że cały czas rozpatrujemy przypadek dotacji, która koczy się 31 grudnia).
W omawianym przypadku płatność została zrealizowania w terminie realizacji zadania (gotówkowo, do końca roku). Wobec powyższego data na fakturze ma charakter pomocniczy - faktyczna transakcja, realizacja zakupionej usługi lub wykorzystanie towaru, przypadła na grudzień / ostatnie dni roku kalendarzowego / ostatnie dni realizacji umowy na zadanie publiczne.
Takie zakupy powinny być uznane i rozliczone w ramach dotacji.
o płatnościach w projektach pod koniec roku piszemy też w artykule: Obowiązki organizacji pozarządowych na koniec roku. Przypominamy, co trzeba zrobić w grudniu
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
