Publicystyka - ngo.pl

Co do zasady każda osoba prawna, w tym fundacja, jest reprezentowana przez zarząd (art. 38 Kodeksu cywilnego), a statut uszczegóławia sposób reprezentacji – czyli m.in. określa sposób składania oświadczeń woli, np. podpisywania umów w imieniu fundacji. Zazwyczaj jest to zapis mówiący, że oświadczenie woli składa np. dwóch członków zarządu działających łącznie, albo każdy członek zarządu samodzielnie. Zdarzają się też zapisy określające wartość zobowiązania, powyżej którego wymagana jest reprezentacja łączna kilku członków zarządu.  

Z powyższego wynika, że umowy z pracownikami (oraz osobami wykonującymi umowy cywilno-prawne) w imieniu fundacji podpisuje zarząd – zgodnie ze sposobem reprezentacji. Sytuacja się komplikuje, jeśli to członek zarządu ma wykonywać odpłatną pracę na rzecz fundacji. Kto w imieniu fundacji powinien taką umowę podpisać? Najbezpieczniej, aby konstrukcja podpisywania umów pomiędzy fundacją a członkiem jej zarządu była wzorowana na regulacjach obowiązujących w stowarzyszeniach.

Pomimo tego, że ustawa o fundacjach nie zawiera ograniczeń w kwestii zatrudniania członków zarządu, to zgodnie z dominującym orzecznictwem, umowy nie powinny być zawierane z „samym sobą” – czyli nie powinno być takich sytuacji, kiedy ta sama osoba reprezentuje obydwie strony umowy. Jak to ujął Sąd Najwyższy w jednym z wyroków (Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 29 stycznia 2016 r., II CSK 231/14) „organy zarządzające określoną osobą prawną nie powinny samodzielnie decydować o wierzytelnościach przysługujących im wobec podmiotów zarządzanych”. Taką wierzytelnością jest m.in. wynagrodzenie dla członka zarządu. 

W orzecznictwie pojawia się wskazanie, że przy zawieraniu umów pomiędzy fundacją a członkiem jej zarządu zastosowanie ma artykuł 108 Kodeksu cywilnego.

Jak możemy przeczytać też w innym orzeczeniu: „W orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz nauce prawa cywilnego przyjmuje się, że wynikający z tego przepisu zakaz jest aktualny wtedy, gdy ta sama osoba fizyczna jest stroną czynności prawnej, działając z jednej strony jako organ osoby prawnej, a z drugiej strony - we własnym imieniu i na własną rzecz.” (Wyrok Sądu Najwyższego z 2.07.2015 r., IV CSK 573/14).

Oczywiście, to tylko wybrane orzeczenia, są też odmienne i powyższe stanowisko nie zawsze będzie miało zastosowanie – sąd każdą sprawę rozpatruje indywidualnie, biorąc pod uwagę konkretne okoliczności. Celem niniejszego tekstu nie jest przegląd orzeczeń ani rozpatrzenie wszelkich możliwych sytuacji. Ze względu na to, że zaprezentowane powyżej podejście sądów wydaje się dominujące w niniejszym tekście skupiamy się na takich rozwiązaniach, które będą najbezpieczniejsze - aby nie zachodziło niebezpieczeństwo podważenia ważności umowy zawieranej pomiędzy fundacją a członkiem jej zarządu.

Prawo o stowarzyszeniach w art. 11 ust. 4 określa sposób reprezentacji stowarzyszenia w umowach pomiędzy stowarzyszeniem a członkiem zarządu.

W stowarzyszeniach sytuacja jest więc jasna – wiadomo kto w imieniu organizacji ma podpisać umowę z członkiem zarządu. Przepisy te są wzorowane na regulacjach spółek, gdzie co do zasady z członkiem zarządu umowę podpisuje osoba reprezentująca inny organ spółki niż zarząd.

Niestety w fundacjach analogicznych regulacji brak, więc powstają wątpliwości i problemy, czego dowodem są dosyć liczne orzeczenia sądowe w tej kwestii.

Fundacja reprezentowana przez członka rady fundacji

Najbezpieczniejszy sposób jest analogiczny do rozwiązania przewidzianego dla stowarzyszeń, czyli umowę z członkiem zarządu fundacji podpisuje członek organu kontrolno-nadzorczego (np. rady fundacji). Żeby takie rozwiązanie było możliwe konieczne jest spełnienie co najmniej dwóch wymagań: po pierwsze - fundacja oprócz zarządu musi mieć też organ typu kontrolno-nadzorczego, najczęściej występujący pod nazwą - rada fundacji (i dla uproszczenia będziemy posługiwać się tą nazwą). Po drugie – statut fundacji powinien posiadać zapisy wskazujące, że umowy pomiędzy fundacją a członkami zarządu zawiera członek rady fundacji (np. wskazany uchwałą rady fundacji).

Fundacja reprezentowana przez fundatora

W sytuacji gdy fundator nie wchodzi w skład zarządu, statut może zawierać zapisy, że fundator reprezentuje fundację w umowach pomiędzy fundacją a członkami zarządu. Przy czym ten zapis też ma pewne ograniczenie – jeśli fundatorem jest osoba fizyczna, to bycie fundatorem ma cechę uprawnienia osobistego i może pojawić się problem w razie niedyspozycji bądź niemożności działania (np. choroba, nieobecność, śmierć).

W przypadku zarządów wieloosobowych – umowa z danym członkiem zarządu zawierana przez innego członka zarządu.

Jest to najmniej bezpieczny spośród wymienionych sposobów zawierania umów pomiędzy fundacją a członkiem zarządu, ale jest to minimum zabezpieczenia, jakiego można wymagać. Podstawą tej propozycji jest by zapisać to rozwiązanie wprost w statucie. Zapis w statucie o reprezentacji w umowach i sporach wobec członków zarządu przez innych członków zarządu, w momencie zaakceptowania przez sąd rejestrowy, powinno być znacznym wzmocnieniem bezpieczeństwa takich czynności i samej organizacji przed ujemną oceną w związku z sygnalizowaną linią orzeczniczą. Dla zwiększenia bezpieczeństwa warto też wtedy wpisać do statutu zakaz udzielania pożyczek przez fundację na rzecz członka fundacji oraz stosowania poręczeń oraz dookreślić w statucie próg wynagrodzeń dla członka zarządu (np. nie wyższy niż 3-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia). 

Jeśli fundacja nie może zastosować żadnego z przedstawionych rozwiązań, to warto przeanalizować z prawnikiem możliwość zawarcia umowy pomiędzy fundacją a członkiem zarządu.