Publicystyka - ngo.pl

Jak składają sprawozdania fundacje w 2023 roku? Mamy nowe zapisy w ustawie o fundacjach i nowe rozporządzenie. Mamy też różne informacje na stronach ministerstw. Próbujemy wyciągnąć z tego jakieś wnioski.

Sprawozdania fundacji to sprawozdania, na których przygotowanie mamy najwięcej czasu. Przyjęło się, że można je złożyć do zakończenia kolejnego roku: tzn. np. sprawozdanie za 2022 rok należy złożyć najpóźniej 31 grudnia 2023 roku. Mamy maj i w tej chwili prawdopodobnie niewiele fundacji zaprząta sobie głowę swoimi sprawozdaniami (tym bardziej, że mają do złożenia inne sprawozdania - finansowe - i tu termin jest znacznie krótszy). Jednak są też takie organizacje, które nie wszystko odkładają na ostatnią chwilę lub chciałyby po prostu wiedzieć na czym stoją. To dla nich staramy się uporządkować informacje. Jeśli jednak możecie jeszcze się wstrzymać - poczekajcie. Być może w kolejnych miesiącach pojawi się więcej informacji i przedstawione poniżej wątpliwości zostaną rozstrzygnięte.

Na czym polegała zmian, którą przyjęto 7 października 2022 roku? Kluczowy jest ustęp 2b w artykule 12 ustawy o fundacjach.

Zacytowane powyżej przepisy oznaczają, że:

1. sprawozdanie fundacji składamy wyłącznie elektronicznie ("w postaci elektronicznej")
2. podpisy pod sprawozdaniem muszą być elektroniczne
3. formularz sprawozdania udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości.

Uzupełnieniem zmienionych przepisów ustawy o fundacjach jest wydane w grudniu 2022 roku rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji.

Nie jest do końca oczywiste jakiego okresu sprawozdawczego dotyczy zmiana zasad składania sprawozdań fundacji. Zacytowany wyżej przepis artykułu 12 ustawy o fundacjach obowiązuje w tym kształcie od 1 stycznia 2023 roku. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości również weszło w życie 1 stycznia 2023 roku. Daty są spójne jednak nie wskazują jednoznacznie na okres sprawozdawczy. Taką jednoznaczność zawierało by np. wskazanie w formie: "przepisy w brzmieniu (…) dotyczą okresu sprawozdawczego rozpoczynającego się od dnia…". Niejednoznaczność tę potwierdzają różne informacje ze stron ministerstw (o czym za chwilę). 

Problem staraliśmy się wyjaśnić w Ministerstwie Sprawiedliwości. Uzyskana telefonicznie informacja wskazywała, że administracja powinna w tym roku stosować okres przejściowy, którego nie ma w zmienianych przepisach, ale który byłby korzystny dla fundacji. Polegałby on na dopuszczalności stosowania przy sprawozdaniach za 2022 rok zarówno nowych jak i starych regulacji. Niestety nie udało nam się uzyskać mailowego potwierdzenia przekazanej przez telefon informacji.

Wydaje się, że poszczególne ministerstwa różnie postrzegają nowe przepisy: niektóre nie zauważają ich w ogóle, inne widzą nowe rozporządzenie i tryb elektroniczny, ale nie zagłębiają się w szczegóły, jeszcze inne próbują zebrać więcej podpowiedzi niż zawierają suche zapisy ustawy, ale niekoniecznie rozwiewają w ten sposób wątpliwości.

Ministerstwo Sprawiedliwości
Resort odpowiedzialny jest wg nowych przepisów za "oficjalną" publikację wzoru z grudniowego rozporządzenia. I oczywiście nowy wzór na stronie znajdziemy, choć trudno jest zauważyć (porównując z innymi przeglądanymi stronami), że to właśnie ta strona stanowi "źródło", z którego czerpią pozostałe resorty oraz same fundacje. Na stronie wskazano wyraźnie, że "Sprawozdania dotyczące okresów przed 1 stycznia 2023 roku należy składać na wzorze wprowadzonym Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 roku". Strona zawiera więcej wskazówek i wykracza poza suche cytowanie regulacji. Wymienia m.in. możliwe formy przesłania do ministerstwa sprawozdania: można to zrobić pocztą (w tym tradycyjną), przez ePUAP i maila. 
https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/fundacje-nadzor

Ministerstwo Sportu i Turystyki
Trudno jest ustalić status strony: jest dostępna przez wyszukiwarki, natomiast nie da się jej znaleźć przez menu na stronie resortu. W informacji ewidentnie wskazuje się na stary stan prawny i odsyła do wzoru opartego na poprzednim rozporządzeniu.
https://www.gov.pl/web/sport/obowiazek-sprawozdawczy-z-dzialalnosci-fundacji

Ministerstwo Rozwoju i Technologii
Strona wyraźnie informuje o zmianach, które weszły w życie 1 stycznia 2023 roku i odsyła do formularza z grudniowego rozporządzenia. Podano sporo uzupełniających informacji praktycznych (np. o załącznikach czy powiązaniu ze sprawozdaniem finansowym - uwagi te wydają się wynikać z doświadczeń lat poprzednich, jakie resort mógł mieć z fundacjami, nad którymi sprawuje nadzór). Tu też znajdziemy informację o możliwości wysyłki pocztą tradycyjną, przez ePUAP lub mailem. Zastanawia informacja o możliwości przesłania "zeskanowanego sprawozdania opatrzonego podpisem osobistym" (nie wiadomo, czy chodzi tu o podpis osobisty w znaczeniu elektronicznym, czy - jak mogłoby sugerować sformułowanie o zeskanowaniu - podpis ten można rozumieć tradycyjnie). 
https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/fundacje 

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej
Wyraźnie wskazano, że należy stosować nowy wzór ("informujemy, że sprawozdania dotyczące okresów przed 1 stycznia 2023 roku należy składać również na poniższym wzorze"). Strona zawiera też informacje archiwalne (dotyczące zasad składania sprawozdań w latach poprzednich).
https://www.ekonomiaspoleczna.gov.pl/Sprawozdania,merytoryczne,fundacji,za,2022,rok,877.html
[AKTUALIZACJA wrzesień 2023 - nowy link do sprawozdań fundacji na stronie resortu: https://www.ekonomiaspoleczna.gov.pl/co-robimy/fundacje-nadzorowane-przez-mrips/sprawozdania/ ] 

Ministerstwo Obrony Narodowej
Wskazano, że sprawozdanie powinno być "sporządzone w formie pisemnej". Dopuszczono wysyłkę elektroniczną (za pomocą ePUAP lub na adres mailowy) oraz wysyłkę pocztą tradycyjną. Wydaje się, że strona nie zauważa nowych przepisów. Odesłanie do wzoru wskazuję na rozporządzenie z 2020 roku.   
https://www.gov.pl/web/obrona-narodowa/sprawozdanie-z-dzialalnosci-fundacji

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
W informacji zacytowano zmieniony artykuł 12 w brzmieniu z 1 stycznia 2023 roku. Strona odnotowuje nowy wzór z rozporządzenia z 2022 roku. Poza cytatami z przepisów nie znajdziemy tu żadnych informacji praktycznych.
https://bip.mkidn.gov.pl/pages/fundacje.php

Oczywista wskazówka dotycząca sprawozdań fundacji za 2022 rok jest taka, że wysyłamy je do właściwych ministerstw - tak samo jak w latach ubiegłych. 

Na dziś warto zastosować się do dwóch miękkich rekomendacji. Po pierwsze rekomendujemy, żeby nie spieszyć się ze składaniem sprawozdań fundacji - pamiętajcie, że mamy czas do końca roku (jak pisaliśmy na wstępie, być może kolejne miesiące zniwelują różne rozbieżności i wątpliwości). Po drugie warto skontaktować się ze swoim ministerstwem i upewnić w jakiej formie należy wysłać sprawozdanie.    

Kolejna rekomendacja dotyczy wzoru. Bezpieczniej będzie zastosować wzór z nowego rozporządzenia - dominuje on na większości stron ministerstw. Ponadto, tak naprawdę, nowy wzór właściwie nie różnie się od starego i jego wypełnienie nie powinno być dla fundacji kłopotliwe (jeśli dawały radę w latach ubiegłych).

Wydaje się, że powinniśmy zapomnieć o papierowej formie sprawozdania. Nawet jeśli miałoby się okazać, że jeszcze w tym roku może być one papierowe, na pewno nie postąpimy źle składając je w formie elektronicznej i z elektronicznymi podpisami (np. stosując profile zaufane - ePUAP).

Nowy formularz - wzór sprawozdania - na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości został przygotowany jako dokument WORD. Jaką ostateczną formę elektroniczną powinniśmy zastosować wysyłając sprawozdanie? Czy możemy wypełnione sprawozdanie zachować w formacie PDF, JPG, DOC czy innym? Wydaje się, że przy braku jasnych wskazówek, można wnioskować, że dopuszczane są różne formaty. Ale tu najlepiej wrócić do miękkiej rekomendacji rozpoczynającej ten fragment artykułu - skontaktujcie się ze swoim ministerstwem i spróbujcie uściślić jaki format dopuszcza.