Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdania fundacji to sprawozdania, na których przygotowanie mamy najwięcej czasu. Przyjęło się, że można je złożyć do zakończenia kolejnego roku: czyli sprawozdanie za 2022 rok należy złożyć najpóźniej 31 grudnia 2023 roku (a nawet do 2 stycznia 2024, bo 31.12 to niedziela, a kolejny dzień to poniedziałek noworoczny). Zbliża się jednak moment, w którym trzeba będzie zrealizować ten obowiązek.

Być może część fundacji zrealizowała już swoje obowiązki sprawozdawcze za 2022 rok. Przygotowując i składając w połowie roku sprawozdanie finansowe mamy właściwie wszystkie dane, żeby poradzić sobie ze sprawozdaniem fundacji. 

Fundacje realizujące obowiązek wcześniej mogły natrafić na problemy z interpretacją przepisów. Opisywaliśmy to w maju w artykule "Sprawozdanie fundacji za 2022 rok. Jak wyglądają nowe przepisy?". Rekomendowaliśmy wtedy, żeby w związku z rozbieżnościami, które zidentyfikowaliśmy analizując strony poszczególnych resortów, wstrzymać się ze składaniem sprawozdań. 

Teraz nie możemy już trzymać się tej rekomendacji, ze względu na zbliżający się termin. Jednak zmieniła się też sytuacja na stronach ministerstw. Wydaje się, że podejście ministerstw jest teraz bardziej jednolite, a podstawowa różnica dotyczy formy wysyłki sprawozdań.

Od tego roku składamy sprawozdania na nowym wzorze sprawozdania. Wzór jest zawarty w rozporządzeniu z 20 grudnia 2022 roku [zobacz rozporządzenie w Dzienniku Ustaw].

Według nowych przepisów z ustawy o fundacjach wzór sprawozdania udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości. Można stosować wzór ściągnięty ze strony tego resortu, ale aktualne wzory sprawozdania udostępniają też poszczególne ministerstwa.

Nowy wzór stosujemy od tego roku, a więc dotyczy sprawozdań za 2022 rok. Na stronach części ministerstw znajdziemy jednak dodatkową informację, że również sprawozdania składane za poprzednie lata (czyli zaległe sprawozdania) należy składać używając nowego wzoru. Nie powinno to być kłopotliwe dla fundacji, ponieważ nowy wzór jest w praktyce powtórzeniem wzoru stosowanego w latach ubiegłych.

W ustawie o fundacjach wskazano, że sprawozdanie można podpisać "kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym".

Dla organizacji pozarządowych najbardziej dostępnym i znanym rodzajem podpisu elektronicznego jest podpis zaufany. Rekomendujemy stosowanie tego podpisu (polecamy go również od kilku lat do podpisywania sprawozdań finansowych). Podpis zaufany jest bezpłatny. Informacje o wykorzystaniu podpisu zaufanego znajdziecie m.in. w artykule "Organizacjo, podpisuj dokumenty profilem zaufanym [infografika]".

Sprawozdanie podpisywane jest zgodnie z zasadami reprezentacji dla danej fundacji. Konkretnych wskazań nie szukamy na stronach ministerstw czy w aktach prawnych - zasady reprezentacji powinien opisywać nasz statut.

W informacjach na stronach poszczególnych ministerstw najwięcej różnic znajdziemy właśnie w sposobie wysyłki sprawozdań. Spotkamy trzy sposoby wysyłki: na adres e-mailowy ministerstwa, przez elektroniczną skrzynkę podawczą oraz w sposób analogowy (czyli pocztą tradycyjną). Przy tym niektóre resorty dopuszczają wiele sposobów (np. e-mail i elektroniczna skrzynka podawcza), a inne tylko jeden wybrany. Na niektórych stronach w ogóle nie podano informacji o sposobie wysyłki (np. informacje Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego).

Wydaje się, że najbezpieczniejszą formą wysłania będzie użycie e-maila. Mamy wtedy ślad, że zrealizowaliśmy obowiązek, a sam sposób wymaga najmniejszych i zwykle posiadanych przez większość osób kompetencji. Trzeba jednak uważać i zastosować odpowiedni adres e-mailowy. Zwykle znajdziemy go na stronie naszego ministerstwa. 

Wysyłka pocztowa (pocztą tradycyjną do siedziby ministerstwa) wydaje się najbardziej kolidować z charakterem nowych przepisów. Dopuszczenie przez dany resort wysyłki pocztą powinno też oznaczać, że przyjmuje on sprawozdania dostarczone osobiście. W przypadku wysyłki pocztowej sporządzone i podpisane elektronicznie sprawozdanie należy wydrukować - takie zalecenie znajduje się np. na stronie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej [KLIKNIJ]. Wybierając tę formę wysyłki sprawozdania, warto kierować się podpowiedziami dotyczącymi umieszczania podpisów zaufanych w dokumentach PDF (również na wydrukach), którą opisaliśmy w artykule "Organizacjo, podpisuj dokumenty profilem zaufanym [infografika]".

Analiza stron internetowych ministerstw, o której piszemy w powyższym artykule, dokonana została na przełomie września i października 2023 roku.