Publicystyka - ngo.pl

Wyjaśniamy jak i co technicznie trzeba zrobić.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy, księgowa) robi sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). Najczęściej gotowe sprawozdanie to po prostu plik Excel (plik w formacie xls) sporządzony samodzielnie albo plik wygenerowany przez program księgowy.

Wzór sprawozdania finansowego dla ngo w PORADNIK

Profil zaufany to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych.

Sprawozdanie finansowe podpisywanie jest przez osobę je sporządzającą oraz przez WSZYSKICH członków zarządu. W związku z tym wszystkie te osoby muszą założyć SWÓJ osobisty profil zaufany.

Usługa podpisywania sprawozdania finansowego profilem zaufanym dostępna jest w Portalu gov.pl.

Kto pierwszy się podpisuje? Osoba, która zrobiła sprawozdanie finansowe. Jak?

• wejdź na stronę https://www.gov.pl
• w sekcji "obywatel" wybierz (kliknij) > „podpisz dokument elektronicznie”

• kliknij „podpisz dokument” - znajdziesz się na stronie z wyborem formy logowania https://login.gov.pl/login/login?ssot=2smriguzqoxkdpqgziox

• wybierz (kliknij) „profil zaufany” – znajdziesz się na stronie do logowania

• zaloguj się, w wybrany przez siebie sposób (np. przez bankowość elektroniczną)
• po zalogowaniu znajdziesz się na stronie „podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego”

• kliknij „wybierz dokument z dysku” – tu wstaw przygotowany przez siebie dokument
• kliknij „podpisz” – znajdziesz się na stronie do podpisania profilem zaufanym

• kliknij „podpisz profilem zaufanym”

• kliknij „autoryzuj i podpisz dokument”

• po autoryzacji otrzymasz informację, że dokument został poprawnie podpisany, kliknij „zapisz”

Kto pierwszy się podpisuje? 

Osoba, która zrobiła sprawozdanie finansowe. 

• plik zostanie zapisany na twoim dysku (u ciebie w komputerze) w postaci pliku z rozszerzeniem „xml” , znajdziesz go w folderze „pobrane”, najlepiej przenieść go do utworzonego wcześniej folderu „sprawozdanie finansowe_2018”

Kto się podpisuje następny i jak to zrobić?

Osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe i podpisała je profilem zaufanym musi przesłać podpisany przez siebie plik (rozszerzenie xml) mailem do jednego z członków zarządu. Kto ma nim być? Musicie się na to umówić w gronie zarządu - ustalić wcześniej jaka będzie kolejność przesyłania i podpisywania sprawozdania. Przykładowo jest 3 członków zarządu. Księgowy przesyła podpisane sprawozdanie do wiceprezesa, wiceprezes do członka zarządu, a członek zarządu do prezesa, który jako ostatni podpisuje sprawozdanie finansowe.

Członek zarządu pobiera załączony w mailu plik, zapisuje go na swoim dysku, wchodzi na stronę https://www.gov.pl/ i podpisuje przesłany plik zgodnie z opisanymi wcześniej krokami.

Po podpisaniu, członek zarządu zapisuje plik na dysku i wysyła maila załączając plik z dwoma podpisami do kolejnego członka zarządu, itd. Uwaga, żeby się nie pomylić warto zmienić nazwę pliku np. dodając cyfrę 2 do pliku z dwoma podpisami. Warto też pamiętać, że nawet jeśli nie zmienimy nazwy to plik z dwoma podpisami jest „cięższy”.

Ostania osoba z zarządu, po podpisaniu pliku według przedstawionych wskazówek, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku i zamieścić we wcześniej utworzonym folderze „sprawozdanie finansowe_2018”. Plik jest przygotowany w postaci .xml i zawiera treść dokumentu oraz wszystkie złożone profilem zaufany podpisy.

Tak przygotowany plik będzie można przesłać po zatwierdzeniu sprawozdania do urzędu skarbowego.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca. Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego to najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji rada fundacji albo zarząd.

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Uwaga: uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe.

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu trzeba przekazać do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia.

Kto ma to zrobić i jak?

Za przekazanie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej z gronie zarządu kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami. Jak wysyłamy sprawozdanie? Można:

• przesłać sprawozdanie za pomocą ePUAPu (elektroniczna skrzynka podawcza) https://obywatel.gov.pl/wyslij-pismo-ogolne
• nagrać sprawozdanie na płytę CD i taką płytę zanieść lub wysłać pocztą z dopiskiem "sprawozdanie finansowe za 2018 rok".