Sprawozdania finansowe. Podpisywać, czy nie podpisywać do 31 marca?
Elektroniczne podpisywanie sprawozdań na światło dzienne wydobywa problem, kiedy podpisywać sprawozdanie. Zalecamy – róbcie to w marcu. To również oficjalna wykładnia resortu finansów.
Daty i podpisy na papierze do lamusa
Praktyka podpisywania sprawozdań finansowych (pewnie nie tylko w organizacjach pozarządowych) przed 2019 rokiem była dość luźna. Kiedy podpisy składano na papierze, wstawienie obok podpisu odpowiedniej daty nie było większym problemem. Wraz z pojawieniem się podpisu elektronicznego pojawiły się wątpliwości - dwa pytania: kto podpisuje sprawozdanie i kiedy należy to zrobić?
pisaliśmy: Koniecznie do 31 marca podpiszcie sprawozdania finansowe
A przecież w tym zakresie ustawa o rachunkowości nie zmieniła się. Przepisy o tym kto sporządza sprawozdanie, do kiedy musi powstać i kto ma je podpisać, są takie jak w latach ubiegłych. Już na początku marca namawialiśmy, żeby komplet podpisów zebrać w marcu. Teraz powtarzamy apel, cytujemy przepisy i przedstawiany wyjaśnienia ministerstwa finansów.
Artykuł 52 ustawy o rachunkowości - sporządzanie i podpisywanie sprawozdania finansowego
Artykuł 52 ustawy o rachunkowości, a tak naprawdę dwa kluczowe ustępy tego artykułu brzmią tak:
- Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
2. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Ustęp 1 wskazuje kiedy należy sporządzić sprawozdanie. Nie ma tu wątpliwości – 3 miesiące od dnia bilansowego. Dla większości organizacji termin upływa 31 marca.
Ustęp 2 dobrze tłumaczy, kto podpisuje sprawozdanie finansowe. Kierownik jednostki – w przypadku większości organizacji będzie to wieloosobowy organ. Jeśli organ wieloosobowy to wszyscy jego członkowie. Czyli wszyscy członkowie zarządu. Jest jeszcze osoba sporządzająca sprawozdanie (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg).
A gdzie znajduje się informacja o dacie podpisania? Do kiedy trzeba podpisać sprawozdanie? Na pierwszy rzut oka tej daty w zacytowanych przepisach nie ma.
Sporządzone sprawozdanie to sprawozdanie ze wszystkimi wymaganymi elementami
Kluczem jest to jak rozumiemy sporządzenie sprawozdania. Wiadomo, że trzeba je sporządzić do 31 marca (patrz wyżej). A kiedy uznaje się je za sporządzone?
Resort finansów tłumaczy, że sporządzone sprawozdanie to sprawozdanie zawierające wszystkie wymagane ustawą elementy. Takie elementy to np. elementy wynikające z wzoru sprawozdania (informacja dodatkowa, rachunek, bilans etc.). Ale niezbędnym elementem sprawozdania jest też… podpis. A właściwie komplet podpisów: określony przez ustawę - to też opisaliśmy wyżej - zestaw podpisów.
Ustawa wskazuje, kto powinien podpisać sprawozdanie. Wskazuje, że ma być sporządzone w określonym terminie. A za sporządzone uznane będzie wtedy, kiedy będzie zawierać wszystkie wymagane elementy – w tym wszystkie wymagane podpisy. W ten właśnie sposób uzasadnia się konieczność zebrania podpisów wszystkich członków zarządu do 31 marca.
Przedstawione powyżej wyjaśnienie sporządzone zostało na podstawie informacji przekazanych na spotkaniu (śniadaniu prasowym) zorganizowanym przez Ministerstwo Finansów 21 marca 2019 r. W śniadaniu brała udział m.in. Dyrektor Departamentu Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów, Joanna Dadacz. Jak tłumaczyła Dyrektor Departamentu Rachunkowości, takie rozumienie przepisów odnośnie podpisywania sprawozdań nie jest niczym nowym i obowiązywało od dawna, również przed wprowadzenie podpisów elektronicznych.
Zbierajcie podpisy - zbierajcie ODMOWY!
Elektroniczny podopis członka zarządu pod sprawozdaniem powinien mieć datę sprzed 31 marca (lub datę 31 marca). Co w sytuacji, kiedy nam się nie uda. Organizacje pozarządowe sygnalizują od miesięcy: są członkowie zarządów, którzy nie dadzą rady, są sędziwi, na bakier z nowymi technologiami, nie przebrną nawet przez najprostsze narzędzia. Ale są też przecież inne sytuacje losowe: członek zarządu za granicą, w szpitalu.
Przypominamy, że ustawa o rachunkowości wskazuje na możliwość odmowy podpisania sprawozdania. Nie precyzuje przy tym, jakie mogą być powody, że odmawiamy podpisu. Można więc przyjąć, że jest to przepis do zastosowania w wielu sytuacjach, a powody uzasadnienie odmowy, które podamy, mogą być różne.
Ważne jest jednak, żeby odmowę traktować… trochę jak podpis. W tym sensie, że powinna być niezbędnym elementem do tego, żeby uznać sprawozdanie za sporządzone, powinna być też więc zrobiona w terminie – czyli do 31 marca. Może mieć formę pisemną i podpis odręczny. Taki dokument skanujemy lub fotografujemy. Będzie załącznikiem do sporządzonego elektronicznie i podpisanego sprawozdania.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
