Publicystyka - ngo.pl

Wyjaśniamy, jak i co technicznie trzeba zrobić.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy, księgowa) robi sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). 

Wzór sprawozdania finansowego dla ngo w PORADNIK

Mówiąc prościej program księgowy generuje plik w odpowiednim formacie. Jest to plik w xml. Jeśli w programie księgowym nie ma takiej „dodatkowej” funkcjonalności wygenerowania pliku sprawozdania w strukturze logicznej xml, to można skorzystać z zakupu takiej funkcji w portalach podatkowych.

Ponieważ osoby podpisujące sprawozdanie, nie będą prawdopodobnie mogły odczytać pliku w xml (w strukturze logicznej) warto też oddzielnie przygotować inny plik w łatwym do odczytania, popularnym formacie (np. pdf, xls) DO WGLĄDU – tak, żeby osoby podpisujące widział co jest w sprawozdaniu.

Profil zaufany to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych.

Sprawozdanie finansowe podpisywanie jest przez osobę je sporządzającą oraz przez WSZYSTKICH członków zarządu. W związku z tym wszystkie te osoby muszą założyć SWÓJ osobisty profil zaufany.

Usługa podpisywania sprawozdania finansowego profilem zaufanym dostępna jest w Portalu gov.pl.

Kto pierwszy się podpisuje? Osoba, która zrobiła sprawozdanie finansowe. Jak?

• wejdź na stronę https://www.gov.pl
• w sekcji "obywatel" wybierz (kliknij) > „podpisz dokument elektronicznie”

• kliknij „podpisz dokument” – znajdziesz się na stronie z wyborem formy logowania https://login.gov.pl/login/login?ssot=2smriguzqoxkdpqgziox

• wybierz (kliknij) „profil zaufany” – znajdziesz się na stronie do logowania

• zaloguj się, w wybrany przez siebie sposób (np. przez bankowość elektroniczną)
• po zalogowaniu znajdziesz się na stronie „podpisz dokument elektronicznie za pomocą profilu zaufanego”

• kliknij „wybierz dokument z dysku” – tu wstaw przygotowany przez siebie dokument w formacie xml

• kliknij „podpisz” – znajdziesz się na stronie do podpisania profilem zaufanym
• kliknij „podpisz profilem zaufanym”

• kliknij „autoryzuj i podpisz dokument”

• po autoryzacji otrzymasz informację, że dokument został poprawnie podpisany, kliknij „zapisz”

• plik zostanie zapisany na twoim dysku (u ciebie w komputerze) w postaci pliku z rozszerzeniem „xml” , znajdziesz go w folderze „pobrane”, najlepiej przenieść go do utworzonego wcześniej folderu „sprawozdanie finansowe_2018”

Kto się podpisuje następny i jak to zrobić?

Osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe (w strukturze logicznej xml) i podpisała je profilem zaufanym musi przesłać podpisany przez siebie plik mailem do jednego z członków zarządu.

Kto ma nim być? Musicie się na to umówić w gronie zarządu – ustalić wcześniej jaka będzie kolejność przesyłania i podpisywania sprawozdania. Przykładowo jest 3 członków zarządu. Księgowy przesyła podpisane sprawozdanie do wiceprezesa, wiceprezes do członka zarządu, a członek zarządu do prezesa, który jako ostatni podpisuje sprawozdanie finansowe.

Członek zarządu pobiera załączony w mailu plik, zapisuje go na swoim dysku, wchodzi na stronę https://www.gov.pl/ i podpisuje przesłany plik zgodnie z opisanymi wcześniej krokami.

Po podpisaniu, członek zarządu zapisuje plik na dysku i wysyła maila załączając plik z dwoma podpisami do kolejnego członka zarządu, itd. Uwaga, żeby się nie pomylić warto zmienić nazwę pliku np. dodając cyfrę 2 albo inicjały członka zarządu do pliku z dwoma podpisami. Warto też pamiętać, że nawet jeśli nie zmienimy nazwy to plik z dwoma podpisami jest „cięższy”, ma też „późniejszą” datę.

Ostania osoba z zarządu, po podpisaniu pliku według przedstawionych wskazówek, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku i zamieścić we wcześniej utworzonym folderze „sprawozdanie finansowe_2018”. Plik jest przygotowany w postaci .xml i zawiera treść dokumentu oraz wszystkie złożone profilem zaufanym podpisy.

Tak przygotowany plik „czeka” na dysku na zatwierdzenie sprawozdania. Dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania będzie go można przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego, który przesyła sprawozdanie do urzędu skarbowego.

Jak się upewnić czy faktycznie są złożone wszystkie podpisy?

Po to, żeby sprawdzić kto się podpisał przed nami i czy są już złożone wszystkie podpisy, wchodzimy na Portal gov.pl i klikamy przycisk „złożone podpisy”. Pokaże się informacja o wszystkich osobach, które podpisały się pod plikiem.

Uwaga! Sprawozdanie ma być podpisane elektronicznie to znaczy, że można je podpisać płatnym podpisem kwalifikowanym albo bezpłatnym profilem zaufanym. Można też łączyć oba rodzaje podpisów.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca. Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego to najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji rada fundacji albo zarząd.

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Uwaga: uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe.

W 2019 roku organizacje prowadzące działalność gospodarczą przesyłają elektronicznie zrobione w strukturze logicznej i podpisane sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. KRS przekazuje sprawozdanie do urzędu skarbowego.

Kto ma przesłać sprawozdanie do KRS? Za przekazanie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej z gronie zarządu kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Jak wysłać sprawozdanie do KRS?

Wybrana z zarządu osoba wchodzi na stronę https://ekrs.ms.gov.pl

Po zalogowaniu się system prowadzi nas dalej informując, co należy zrobić.

Na co warto zwrócić uwagę? Załączając sprawozdanie w strukturze logicznej podaje się „datę sporządzenia sprawozdania finansowego”.  System „czyta” strukturę logiczną załączanego sprawozdania finansowego i „widzi” czy wpisana przez nas data i data „zaszyta” w sprawozdaniu się zgadzają.