Organizacja zatwierdziła papierowe i niepodpisane elektronicznie sprawozdanie. Co robić?
Sporządzenie sprawozdania finansowego odbywa się zgodnie z pewnym porządkiem chronologicznym. Niektóre NGO dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania orientują się, że w 2018 r. zmieniły się przepisy: sprawozdanie musi mieć formę elektroniczną i elektroniczne podpisy. Co mają zrobić organizacje, które już zatwierdziły sprawozdanie w formie papierowej i z „analogowymi” podpisami?
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
Pod koniec kwietnia odbyło się walne zebranie członków naszego stowarzyszenia, na którym zatwierdziliśmy sprawozdanie finansowe za 2018 r. Dopiero po zebraniu przeczytaliśmy o zmianach dotyczących sprawozdań finansowych. Czy to prawda, że musimy sporządzić sprawozdanie w formie elektronicznej i podpisać je elektronicznie? Jak teraz mamy to zrobić, skoro już zatwierdziliśmy sprawozdanie?
DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL ODPOWIADA:
Elektroniczna forma sprawozdania finansowego
W październiku 2018 r. nastąpiła zmiana przepisów o sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdań finansowych. Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane w formie elektronicznej – płatnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub bezpłatnym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (zobacz: Profil zaufany umożliwia podpisanie sprawozdania finansowego NGO).
Brak wyjątków
Przepisy nie przewidują wyjątków. Niezależnie od wielkości organizacji, od prowadzenia działalności gospodarczej, zatrudniania oraz niezależnie od wielkości przychodów - sprawozdania finansowe wszystkich podmiotów, w tym organizacji pozarządowych, muszą być sporządzone w formie elektronicznej. Sprawozdanie w formie papierowej to sprawozdanie niespełniające wymogów określonych w ustawie o rachunkowości.
Organizacje pozarządowe niezarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców (a więc takie jak organizacja zadająca pytanie) mogą sporządzić sprawozdanie w jakiejkolwiek postaci elektronicznej, a więc np. w pliku excel. Natomiast organizacje zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców (prowadzące działalność gospodarczą) muszą sporządzić sprawozdanie finansowe w „strukturze logicznej” - co można zrobić w programie księgowym lub za pomocą aplikacji e-sprawozdania, przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.
Kolejność – sekwencja kroków
Sprawozdanie finansowe, po tym jak zostanie sporządzone, powinno być podpisane. Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszyscy członkowie zarządu organizacji.
Dopiero po podpisaniu sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów podpisy pod sprawozdaniem są niezbędnym elementem sprawozdania finansowego – bez nich sprawozdanie jest niepełne. Zatwierdzeniu podlega sprawozdanie zawierające wszystkie elementy, a więc powinno być też opatrzone wymaganymi podpisami. Jeśli któryś z członków zarządu nie chce lub nie może podpisać sprawozdania, to odmowę powinien sporządzić w formie pisemnej i podać uzasadnienie odmowy. Wtedy taka odmowa powinna być dołączona do sprawozdania i stanowi „element” sprawozdania (zobacz więcej o podpisywaniu sprawozdań).
Elektroniczne podpisywanie sprawozdań finansowych wiąże się z automatycznym wstawieniem daty podpisu. Podpisując papierową wersję sprawozdania, samemu trzeba było wstawić datę (w praktyce nierzadko wstawiana była data inna, zwykle wcześniejsza, niż data rzeczywistego podpisania). Przy składaniu podpisów elektronicznych nie można samodzielnie zdecydować o wstawieniu innej daty lub zrezygnować z jej wstawienia. Automatycznie wstawiana jest rzeczywista data i godzina złożenia podpisu.
Podpisy członków zarządu są elementem sprawozdania finansowego, a uchwała o jego zatwierdzeniu powinna dotyczyć sprawozdania podpisanego. Sytuacja, w której data podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania będzie wcześniejsza niż data podpisania sprawozdania będzie sytuacją nieprawidłową.
Najpierw sprawozdanie musi być sporządzone - a więc i podpisane (wszystko w formie elektronicznej) i dopiero po podpisaniu sprawozdanie może zostać zatwierdzone.
Nieskuteczne będzie tłumaczenie, że sprawozdanie zostało przygotowane wcześniej w formie papierowej, a dopiero po zatwierdzeniu zostało sporządzone w formie elektronicznej. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów elektroniczna forma sprawozdań finansowych oznacza, że jest to forma pierwotna, oryginalna, a wersja papierowa jest tylko kopią sprawozdania (podatki.gov.pl, pytanie 2 i 76). Mówiąc inaczej sprawozdanie w formie papierowej nie jest uznawane za sprawozdanie – nie da się go więc zatwierdzić.
Podsumowując
Prawidłowy terminarz związany z przygotowanie sprawozdania finansowego wygląda następująco:
1. Sporządzenie i podpisanie – sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone (a więc i podpisane) w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Dla podmiotów, których rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy (a więc w większości przypadków) termin ten upływa 31 marca. Podkreślmy: chodzi o sporządzenie sprawozdania w formie elektronicznej i zebranie pod nim elektronicznych podpisów.
2. Zatwierdzenie – sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (w większości przypadków do 30 czerwca). Zatwierdzenie sprawozdania ma najczęściej formę uchwały, która może mieć formę papierową i zwykłe (a nie elektroniczne) podpisy.
3. Wysłanie sprawozdania - po tym jak sprawozdanie zostanie zatwierdzone NGO powinno w odpowiednim terminie je wysłać:
- NGO niezarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców wysyłają sprawozdanie do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.
- NGO zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców wysyłają sprawozdanie finansowe do KRS, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania.
Odpowiadając na pytanie organizacji pozarządowej
W zaistniałej sytuacji zarząd powinien zadbać o sporządzenie sprawozdania w formie elektronicznej, podpisać je w formie elektronicznej i dopiero potem sprawozdanie zatwierdzić. Dlatego rekomendujemy powtórne zwołanie walnego zebrania członków stowarzyszenia w celu zatwierdzenia sprawozdania, które w dniu zatwierdzenia będzie już miało wymaganą prawem elektroniczną formę i elektroniczne podpisy. Można uznać, że uchwała o zatwierdzeniu podjęta na kwietniowym zebraniu była nieważna, ponieważ sprawozdanie nie miało wymaganej prawem formy.
Sprawozdanie zostanie sporządzone i podpisane po 31 marca, a więc zostanie przekroczony termin – jednak lepiej przygotować sprawozdanie po terminie niż nie wywiązać się z obowiązku wcale (zobacz: Jest kwiecień. Organizacja pozarządowa nie podpisała sprawozdania finansowego. Co robić?).
Podstawa prawna:
Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351)
Art. 45
1. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4.
(…)
1f. Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
1g. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
1h. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
2. Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu;
2) rachunku zysków i strat;
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
(…)
Art. 52
1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
2. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
(…)
Art. 53
1. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
(…)
Art. 69
1. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
(…)
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036)
Art. 27
(…)
1. Podatnicy, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki - także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania.
(…)
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
