Publicystyka - ngo.pl

Wprowadzenie w 2019 r. elektronicznych sprawozdań finansowych i podpisów elektronicznych dla wielu organizacji było trudne. Zebranie całego zarządu NGO, wyposażenie go w odpowiednie podpisy, a także zmobilizowanie do złożenia ich w terminie (który jest widoczny przy każdym elektronicznym podpisie) stanowiło wyzwanie.

Dodatkowe utrudnienia spowodował brak informacji i narzędzi. Możliwość podpisywania sprawozdań finansowych podpisami (profilami) zaufanymi pojawiła się miesiąc przed upływem terminu. Narzędzie do sporządzania sprawozdania w strukturze logicznej jeszcze później. Na to wszystko nałożyły się stare przyzwyczajenia organizacji, rok po roku sporządzających i podpisujących sprawozdania w ten sam sposób.

Portal ngo.pl starał się mobilizować władze NGO-sów, żeby dotrzymały terminu i nowych procedur. Na bieżąco dostarczaliśmy też nowych informacji. Jednak wiemy, że nie wszystkim się udało. Zaskoczenie było zbyt wielkie. Co mają robić organizacje, które nie zdążyły w terminie lub np. podpisywały sprawozdania z rozpędu po staremu? Właściwie to proste. Mają… sporządzić i podpisać po terminie.

Organizacja nie zebrała podpisów pod sprawozdaniem finansowym do 31 marca. Co to oznacza? Przekroczyła ustawowy termin i tego już nie cofnie.

Podpisujemy sprawozdanie finansowe po terminie. Chociaż nie wydaje się to bardzo poważnym przewinieniem (o czym jeszcze poniżej), to jednak nie powinniśmy udawać, że nic się nie stało. Opiszmy w sprawozdaniu finansowym, co się wydarzyło – podajmy powody spóźnienia. Miejscem do takich wyjaśnień jest w sprawozdaniu informacja dodatkowo – może się tu zmieścić niemal wszystko. Na temat spóźnienia nie trzeba się jednak nadmiernie rozpisywać. Po prostu stwierdzamy fakt i krótko wyjaśniamy powód. Wydaje się, że w standardowej sytuacji wystarczy powołać się na zamieszanie związane ze zmianami w 2019 r., obiektywne trudności z uzyskaniem podpisu od części członków zarządu (np. przebywających w szpitalu), w przypadku mniejszych czy starszych NGO-sów - brak kompetencji cyfrowych. Oczywiście powody mogą być też indywidualne.

Poza opisanym powyżej wyjaśnieniem, samo sporządzenie sprawozdania nie różni się od tego, które robilibyśmy (mieliśmy zrobić) w marcu. Wymogi pozostają identyczne: sprawozdanie przygotowujemy w formie elektronicznej i podpisujemy elektronicznie. Instrukcje koncentrujące się na sporządzaniu i podpisywaniu elektronicznego sprawozdania podajemy poniżej.

Kiedy pisaliśmy o tym, że należy podpisywać sprawozdanie do 31 marca, wspominaliśmy też o prawie do odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem. To nic nowego – przepis ten funkcjonował od dawna. Można go było stosować w marcu, kiedy organizacja mieściła się z ustawowych terminach, ale można go też stosować przy sprawozdaniu podpisywanym z opóźnieniem. Pamiętajmy o możliwości odmowy złożenia podpisu, ale pamiętajmy też, że jest to jednak sytuacja wyjątkowa i jakiś powód odmowy musi być.

Odmowa (jeśli następuje) jest niezbędnym elementem do tego, żeby uznać sprawozdanie za sporządzone - zastępuje brakujący podpis. Odmowa może mieć formę pisemną i podpis odręczny. Taki dokument skanujemy lub fotografujemy. Będzie załącznikiem do sporządzonego elektronicznie i podpisanego elektronicznie sprawozdania. Starajmy się, żeby daty złożenia podpisów pod sprawozdaniem i data na odmowie było zbliżone.

Jak urzędy skarbowe i KRS będą traktowały sprawozdania podpisane po terminie? Trudno przewidzieć. W latach ubiegłych, kiedy pod sprawozdaniami dominowały podpisy „analogowe”, problem ten praktycznie nie występował. Nie są nam znane organizacje, które poniosły konsekwencje za niepodpisanie sprawozdania w terminie. Jedyne przypadki o jakich słyszeliśmy dotyczyły NGO-sów, które w ogóle nie wywiązywały się z obowiązków sprawozdawczych i były przez urzędy wzywane do złożenia zaległych sprawozdań.

Jest jednak pewne, że podpisanie sprawozdania po terminie będzie mniejszym uchybieniem niż niepodpisanie go w ogóle, a tym bardziej niż niezłożenie go do właściwego urzędu. NGO-sy, którym nie udało się więc zrobić tego co trzeba w terminie marcowym, nie powinny chować głowy w piasek i uciekać od problemu. 

Podpiszmy sprawozdanie po terminie i starajmy się kolejne obowiązki - zatwierdzenie i przesłanie sprawozdania - wykonać w ustawowych ramach.

Przypominamy o tym co roku: terminy sprawozdawcze to nie tylko marzec. Sporządzenie i podpisanie sprawozdania w danym momencie nie oznacza też, że na drugi dzień trzeba go wysyłać do urzędu. Zobacz na infografice, jak wyglądają poszczególne etapy realizacji obowiązków sprawozdawczych i jakich dat należy się trzymać.