Publicystyka - ngo.pl

W czerwcu ubiegłego roku upłynęła kadencja zarządu, w którym zasiadałam. Nowy zarząd stowarzyszenia nie został wybrany, ponieważ nie było chętnych. Walne zebranie członków stowarzyszenia zakończyło się bez wyboru nowych władz. Ludzie się rozeszli, organizacja w zasadzie nie działa, ale nadal widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym (stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest wpisane do rejestru przedsiębiorców). Zbliża się termin złożenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok. Kto ma je podpisać? Jeden z członków stowarzyszenia twierdzi, że jest to obowiązek ostatniego zarządu, czyli m.in. mój. Czy faktycznie powinnam podpisać sprawozdanie?

Zgodnie z ustawą – Prawo o stowarzyszeniach każde stowarzyszenie musi mieć zarząd. Bez zarządu organizacja pozarządowa – zarówno stowarzyszenie, jak i fundacja – nie może działać. Nie ma organu, który reprezentuje ją wobec innych podmiotów (urzędów, sądów, firm), nie ma jak dokonywać czynności prawnych (np. podpisywać umów).

Szczegóły dotyczące kompetencji zarządu stowarzyszenia, ważności podejmowanych decyzji, trwania kadencji zarządu, powoływania i odwoływania jego członków itp. powinny być uregulowane w statucie stowarzyszenia.

• Co musi zawierać statut stowarzyszenia?
• Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe

Najczęściej w statutach NGO jest wpisana kadencyjność zarządu, np. „kadencja zarządu trwa 3 lata”. Oznacza to, że po upływie 3 lat od wyboru danego zarządu upływa jego kadencja, czyli kończy się uprawnienie tego zarządu do działania. W statucie można zapisać, że kadencja zarządu upływa z dniem powołania kolejnego – wówczas zarząd działa do czasu wyboru nowego zarządu. Jednak w praktyce jest to rzadko stosowane. Dla ciągłości działania powinno zostać zwołane walne zebranie, na którym należy wybrać zarząd na kolejną kadencję. Mogą to być te same osoby, które były w dotychczasowym zarządzie (o ile zapisy statutu tego nie zabraniają) lub też zupełnie nowe osoby.

Sprawozdanie powinno (w przypadku większości organizacji) zostać sporządzone i podpisane w marcu. Następnie jest zatwierdzane i wysyłane do odpowiednich urzędów.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości stowarzyszenie ma obowiązek wysłać sprawozdanie finansowe za ubiegły rok:

• Organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców wysyłają sprawozdanie do urzędu skarbowego - w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania;
• Organizacje wpisane do rejestru przedsiębiorców – wysyłają sprawozdanie do KRS w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Niezłożenie sprawozdania w terminie może doprowadzić do ukarania władz organizacji karą grzywny. 

Z obowiązku zwolnione są organizacje prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Stowarzyszenie nie ma zarządu – nie ma osób uprawnionych do podejmowania decyzji i czynności zastrzeżonych dla tego organu. Wobec tego nie ma też osób uprawnionych do podpisania sprawozdania finansowego. Przepisy nie dają odpowiedzi, co robić w takiej sytuacji.

Złożenie sprawozdania do urzędu skarbowego bez podpisu prawdopodobnie spowoduje, że urząd skarbowy będzie wzywał organizację do prawidłowego złożenia sprawozdania, tj. wraz z podpisami osób zasiadających w zarządzie (których nie ma, bo nie wybrano nowego zarządu). 

Można spróbować wysłać sprawozdanie bez podpisu zarządu (tylko z podpisem księgowej), licząc się z tym, że zostanie ono zwrócone, lub że osoby, które ciągle zgodnie z wpisem do KRS widnieją we władzach, zostaną wezwane do uzupełnienia. Być może w czasie korespondencji z Urzędem Skarbowym dojdzie do rozwiązania patowej sytuacji, ale nie ma takiej pewności.

Stowarzyszenie nie wybrało nowego zarządu, ale w Krajowym Rejestrze Sądowym widnieją dane poprzedniego zarządu – zarządu, którego kadencja upłynęła – chociaż zarząd ten nie pełni już swoich funkcji.

Nie ma nowego zarządu – nie ma więc też organu, który byłby uprawniony do zgłoszenia zmian i wykreślenia starego zarządu z KRS. Zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym istnieje domniemanie, że zapisy rejestrze są prawdziwe. Dlatego osoby widniejące w KRS – jako członkowie zarządu – mogą być narażone na nieprzyjemne konsekwencje. To właśnie do tych osób różne instytucje mogą kierować żądania dopełnienia obowiązków. Przykładowo urząd skarbowy może nałożyć karę grzywny. Będzie domniemywał, że osoby widniejące w KRS są odpowiedzialne za niezłożenie sprawozdania finansowego. Ponieważ osoby ze starego zarządu realnie nie pełnią już swoich funkcji, będą mogły próbować odwołać się od niekorzystnych dla nich decyzji, ale będzie to dla nich stresujące, a na wynik odwołania trzeba będzie czekać.

Klucz do rozwiązania problemów cały czas leży w rękach stowarzyszenia. Mimo że nie ma ono zarządu, to przecież całą sprawą powinni być również zainteresowani członkowie komisji rewizyjnej, a także inni członkowie stowarzyszenia. Zgodnie z ustawą – Prawo o stowarzyszeniach to walne zebranie jest najwyższą władzą w stowarzyszeniu. Jakie działania należałoby forsować? Warto podjąć próbę wyłonienie nowych władz lub formalnej likwidacji stowarzyszenia. W obu przypadkach konieczne będzie zwołanie walnego zebrania. Nie zawsze jest do tego potrzebny zarząd – większość statutów przewiduje procedurę zwoływania walnego przez członków lub komisję rewizyjną.

Jeżeli jednak stowarzyszenie samo nie ureguluje swojej sytuacji, można spróbować doprowadzić do podjęcia działań przez sąd rejestrowy. Zgodnie z ustawą – Prawo o stowarzyszeniach, jeśli stowarzyszenie nie ma zarządu, to KRS powołuje kuratora, który w ciągu 6 miesięcy ma obowiązek zwołać walne zebranie stowarzyszenia w celu wyboru władz. Jeśli działania kuratora okażą się nieskuteczne, sąd podejmie decyzję o likwidacji stowarzyszenia.

Sąd podejmie działania, tj. powoła kuratora, na wniosek organu nadzoru (dla stowarzyszeń jest to starosta) lub z własnej inicjatywy. Należy więc powiadomić albo sąd, albo starostę, że w danym stowarzyszeniu nie ma zarządu i liczyć na to, że któryś z wymienionych organów rozpocznie działania zapisane w ustawie.