Publicystyka - ngo.pl

Brak zarządu spowodowany trudnościami w jego powołaniu lub upływem kadencji to sytuacja, która będzie generować wiele problemów w stowarzyszeniu. Nie ma kto go reprezentować i nie ma kto nim kierować. Pat może objąć wybory kolejnego zarządu. Co robić?

• W oczywisty sposób jest to sytuacja, której należy dać priorytet i jak najszybciej ją zmienić – przywrócić funkcjonowanie poprawnie wybranego zarządu. Jak najszybciej!
• Jeśli nie możemy wybrać zarządu ze względu na konflikt wewnętrzny, dobrze, by kompetencja do zwołania walnego zebrania była w statucie przyznana innym organom lub grupie członków.
• Walne zwołane przez dotychczasowy zarząd, może przerwać obrady i wyznaczyć inny dzień na ich kontynuowanie. O ile statut takiej sesyjności walnego nie wyłącza – nie musi go też wprost przewidywać.
• Jeśli nie możemy skorzystać z powyższych – dotychczasowy zarząd, członkowie komisji rewizyjnej lub inni członkowie – powinni zgłosić całą sprawę (z opisem sytuacji) do Krajowego Rejestru Sądowego, z prośbą o wyznaczenie kuratora, który zwoła walne.
• W okresie bezkrólewia ktoś musi podejmować decyzje – dotychczasowi członkowie zarządu mogą zaryzykować prowadzenie spraw stowarzyszenia bez zlecenia, mając nadzieję na ich późniejsze potwierdzenie.

Stowarzyszenie z osobowością prawną, jak każda osoba prawna, działa na podstawie ustawy oraz swojego statutu, poprzez swoje organy (art. 38 kodeksu cywilnego). Na co dzień oznacza to działanie przez zarząd – podejmowanie decyzji (kierowanie) oraz składanie oświadczeń (reprezentacja). Ta druga kompetencja jest najbardziej afirmowaną na zewnątrz, wobec innych podmiotów.

Skoro członkom zarządu minęła kadencja, która w stowarzyszeniach jest traktowana jako jedna z przesłanek wygaśnięcia mandatu, to stowarzyszenie nie ma osób, które są legitymowane do pełnienia funkcji w zarządzie. Słowem stowarzyszenie nie ma zarządu. W efekcie nie ma kto kierować ani reprezentować, w tym zawierać umów czy składać wyjaśnień.

Dlatego nie da się odpowiedzieć na pytanie “jak długo stowarzyszenie może działać bez władz?” inaczej niż – jak najkrócej. Bo tak się nie da funkcjonować. W takim stanie można tylko próbować “przetrwać”. I o tym, jak próbować przetrwać, a przede wszystkim jak najszybciej przywrócić zarząd, jest ten tekst.

Pewnym problemem stowarzyszeń (nie mają go np. spółki) jest systemowy oraz zwyczajowy (w statutach) brak regulacji dotyczących wygaśnięcia mandatu. Przypomnijmy, że mandat i kadencja to nie to samo. Mandat to umocowanie do pełnienia funkcji. O ile kodeks spółek handlowych przewiduje problem i odpowiada nań rozwiązaniem np. z art. 369 §4 KSH, to jest przedłużeniem mandatu do czasu walnego zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, to w regulacjach stowarzyszeniowych lub fundacyjnych nic takiego nie ma. W statutach też nie ma zwyczaju doprecyzowywać takich kwestii. Choć moim zdaniem można.

Przyjmuje się więc, że zarząd stowarzyszenia powinien “zdążyć” ze zwołaniem walnego i wybraniem nowego składu przed datą upływu swojej kadencji. Kadencja ujęta w latach powinna być liczona zgodnie z zasadami jak dla terminów prawa cywilnego (art. 112 KC), a więc koniec terminu przypada z upływem dnia, odpowiadającego nazwą lub datą początkowemu dniowi terminu (dniu wyboru).

To rozwiązanie jest specyficzne, ryzykowne i pachnie partyzantką. Ale jeśli nie mamy statutowo umocowanego organu / grupy osób do zwołania walnego, a organizacja jest zgrana i nieduża, można spróbować zebrać walne bez zwoływania. Założenie jest takie, że wszyscy członkowie albo będą na zebraniu i zaakceptują taki krok, albo złożą oświadczenia, że mimo nieobecności go akceptują.

Jest to zdecydowane naruszenie i zwyczaju, i standardów, i w każdym prawie stowarzyszeniu procedury zwoływania walnego. Naruszenie, które może jednak zostać uznane za niemające wpływu na uznanie skuteczności decyzji podjętych w tym trybie (linia argumentacyjna znana literaturze i orzecznictwu). Oczywiście tak konstytuujące się walne powinno na wstępie uznać tę sytuację i swoje zebranie za walne. Dyskusyjne, kontrowersyjne jednak w mojej ocenie rozwiązanie, w uzasadniony sposób warte spróbowania.

Jeśli zarząd poprzedni zdążył zwołać walne wyborcze, walne nie mogąc się porozumieć (nie mogąc wybrać nowego zarządu) powinno przerwać obrady, wyznaczając termin na ciąg dalszy obrad. Takie rozwiązanie powinno zostać uzupełnione rozesłaniem do wszystkich członków informacji o uchwale czyniącej przerwę w obradach. Warto zaznaczyć, że w przypadku spółdzielni podkreślił taką możliwość SN wyrokiem z dnia 24 stycznia 2014 r. (sygn. V CSK 113/13), a w przypadku spółek np. w wyroku z dnia 19 kwietnia 2018 r. (sygn. V CSK 588/17).

Oczywiście jeśli statut reguluje przerwę w obradach, w tym ogranicza lub wyklucza takie rozwiązanie, należy odpowiednio zastosować statut. Istnieje możliwość, że statut wymaga powiadomienia przy zwoływaniu walnego o ewentualnej przerwie, brak tej informacji wykluczałby wtenczas przerwę.

Zarząd kadłubowy to zarząd, którego liczba spadła poniżej minimalnej wymaganej przez statut stowarzyszenia, ale wciąż ktoś w zarządzie ma mandat do pełnienia funkcji. To rozwiązanie znane na gruncie praktyki spółek. Jednak warto tu przytoczyć tezę z uchwały SN z dnia 18 lipca 2012 r. (sygn. III CZP 40/12) w sprawie bliższej, bo dotyczącej fundacji: 

Utrata możliwości kierowania przez zarząd kadłubowy działalnością osoby prawnej lub reprezentowania jej na zewnątrz uzasadnia ustanowienie kuratora dla tej osoby (art. 42 § 1 KC).

Innymi słowy: jeśli mimo spadku liczby osób poniżej minimalnej, nasz zarząd może wciąż podejmować uchwały lub reprezentować zgodnie z zasadą reprezentacji na zewnątrz organizację, to może działać. Jednocześnie członkowie takiego zarządu mają podstawowy obowiązek doprowadzenia jak najszybciej do wyborów nowego zarządu czy też wyborów uzupełniających.

Mądry zarząd, który przewiduje problem z wyborem następców, może przed wygaśnięciem swojego mandatu, ustanowić pełnomocnika stowarzyszenia do zarządu ogólnego lub do określonych rodzajowo czynności, na określony czas. Może to być jeden z członków tego zarządu lub ktokolwiek inny godny zaufania. Co ważne, nie będzie to osoba, która ma przejąć statutowe kompetencje zwołania walnego, tylko osoba, która przez okres “bezkrólewia” ma de facto zarządzać sprawami organizacji.

Warto tu pamiętać, że pełnomocnictwo nie wygasa wraz z odejściem zarządu, który go udzielił. Stąd to rozwiązanie jest i legalne, i bezpieczne.

W razie wygaśnięcia mandatu, dotychczasowi członkowie zarządu mogą podjąć się dalszego prowadzenia spraw stowarzyszenia (por. np. wyrok SN z dnia 6 listopada 2002 r., sygn. I CKN 1279/00). Jest to jednak ryzykowne i może być łatwo zakwalifikowane jako naruszające statut i prawo. Podejmując to ryzyko należy zastosować się do opisanych poniżej zasad.

Po pierwsze, byli członkowie zarządu powinni dążyć do wyborów nowego zarządu. Jeśli żadne opisane wcześniej rozwiązanie nie wchodzą w grę, muszą bezzwłocznie powiadomić sąd w celu wyboru kuratora.

Po drugie, byli członkowie zarządu powinni ograniczyć decyzje, oświadczenia na zewnątrz, jak i inne czynności do jedynie takich, które są bezwzględnie konieczne dla zachowania stanu posiadania oraz bezpieczeństwa, w tym prawnego, stowarzyszenia. Ściślej: muszą być w stanie wykazać, że podejmowali tylko działania, które chroniły bezpośrednio interes stowarzyszenia. Dotyczyć to będzie m.in. opłacania bieżących kosztów i opłat, wynikających z poprawnie wykonywanych i trwających umów, czy wyznaczenie pełnomocnika procesowego w toczącym się postępowaniu (por. Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 8 lipca 2008 r. sygn. SKO 4125/70/07/08).

Na koniec należy zebrać wszystkie te czynności i przedstawić nowemu zarządowi z prośbą o zatwierdzenie. Konwalidacja późniejsza będzie tu kluczowa dla zabezpieczenia prawnego tych osób przed ewentualną odpowiedzialnością. Nigdy nie powinno się w mojej ocenie stosować opisanego tu rozwiązania w przypadku składania ofert o środki publiczne, nawiązywania umów o realizację zadania publicznego, czy przy próbach uzyskania pożyczki, kredytu lub innej formy wsparcia finansowego. Rozwiązanie to nie powinno też być moim zdaniem stosowane w organizacjach bez wcześniejszej konsultacji prawnej.

Gdy w osobie prawnej brak jest zarządu, ustawodawca przewidział możliwość powołania kuratora w art. 42 i 42(1) KC. Dla stowarzyszeń jednak jest dedykowany przepis art. 30 Prawa o stowarzyszeniach. Sąd może powołać kuratora na wniosek organu nadzorującego lub z własnej inicjatywy. Członkowie stowarzyszenia, w szczególności zaś byli członkowie zarządu lub organu kontroli, powinni zgłosić sytuację do sądu lub / i do organu nadzoru w zależności od swojej oceny.

Ponieważ nie ma wymagań dotyczących kuratora (warunku specjalnych kwalifikacji), warto rozważyć wskazanie sądowi, kto mógłby zostać kuratorem, w szczególności jeśli ta osoba gotowa by była zrobić to bez wynagrodzenia. Pamiętać bowiem trzeba, że wyznaczone przez sąd wynagrodzenie kuratora powinno pochodzić z majątku stowarzyszenia, a gdy tego nie ma, to docelowo ze Skarbu Państwa. Stąd dobrze jest antycypować ten “najtrudniejszy” element decyzji sądu.

Opis sprawy powinien wykazywać bez cienia wątpliwości, że zarząd nie może już działać w dotychczasowym składzie oraz podkreślać okoliczności uzasadniające konieczność szybkiego wprowadzenia nowego zarząd (np. prowadzenie projektów, zatrudnianie pracowników etc.). Kurator tak powoływany ma jeden cel – bezzwłoczne (do 6 miesięcy) zwołanie walnego w celu wyboru nowego zarządu. Jego możliwości kierowania sprawami i reprezentacji do tego czasu są ograniczone do spraw majątkowych i to tylko takich, które wymagają bieżącego załatwienia.

Przemysław Żak jest prawnikiem, doradcą i szkoleniowcem. Społecznie działa w Fundacji i Stowarzyszeniu Stańczyka z Krakowa jako ekspert i szef Programu Dobre Prawo, związany jest też z Stowarzyszeniem Dialog Społeczny i Stowarzyszeniem Sieć Obywatelska Watchdog Polska. Zawodowo jako doradca pracuje w zespole współzałożonego przez siebie w Krakowie biura prawnego dedykowanego obsłudze ngo-sów, podmiotów ekonomii społecznej oraz mikro i małych przedsiębiorców.