Publicystyka - ngo.pl

Przede wszystkim należy dokładnie przeanalizować zapisy statutu stowarzyszenia – to w statucie są opisane zasady dotyczące zwoływania walnego zebrania członków. Decyzję o odwołaniu zaplanowanego walnego i wskazaniu nowego terminu podejmuje organ wskazany w statucie jako uprawniony do zwołania walnego. W większości stowarzyszeń zarząd jest uprawniony do zwołania walnego, ale bywają też inne rozwiązania – np. uprawniające do tej czynności komisję rewizyjną. Ten uprawniony organ musi rozesłać zawiadomienie o wyznaczeniu nowego terminu zebrania do wszystkich członków stowarzyszenia.

Pół biedy, jeśli walne jest zwoływane tylko w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W tych NGO, w których rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy, czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego upływa z końcem czerwca – czyli na okres, kiedy, miejmy nadzieję, minie już fala zachorowań i życie wróci do normy.

Gorzej jest w tych stowarzyszeniach, którym upływa kadencja władz i walne jest zwoływane po to, by wybrać nowe władze. Tu znów – należy dokładnie przeczytać statut – czasem są zapisy mówiące o tym, że zarząd pełni swoje funkcje do czasu kolejnych wyborów i wtedy sytuacja jest całkiem niezła – jest tak jak napisane powyżej, po prostu można przesunąć walne. Jednak w zdecydowanej większości stowarzyszeń nie ma takich zapisów. Powstaje więc pytanie, czy można wyznaczyć nowy termin walnego, w sytuacji kiedy kadencja władz się kończy – co by oznaczało, że przez jakiś czas stowarzyszenie będzie bez władz.

W tych okolicznościach przesunięcie zebrania też jest możliwe, ale trzeba zadbać o pewne kwestie:

1. Zebranie powinno być zwołane przez uprawniony organ – czyli samo przesunięcie walnego, zwołanie go na inny, określony dzień, powinno się odbyć w czasie trwania kadencji, nawet jeśli ta nowa data walnego przypadnie w okresie, kiedy kadencja już upłynęła.
2. Dla bezpieczeństwa organizacji najlepiej, aby zarząd (w trakcie trwania kadencji) ustanowił pełnomocnika stowarzyszenia – do zarządu ogólnego lub do określonych czynności. Ważne jest to zwłaszcza w tych stowarzyszeniach, które aktywnie prowadzą działania, np. realizują projekty i ktoś umocowany w imieniu stowarzyszenia musi podejmować decyzje i podpisywać dokumenty – umowy, rozliczenia itd. Takim pełnomocnikiem może to być jeden z członków obecnego zarządu, komisji rewizyjnej lub ktokolwiek inny godny zaufania.

Pełnomocnik nie jest uprawniony do zwołania walnego, ale jest wybierany do reprezentowania stowarzyszenia (czyli np. podpisywania czy rozwiązywania umów) na czas pozostawania stowarzyszenie bez zarządu. Pełnomocnictwo nie wygasa wraz z odejściem zarządu, który go udzielił.

Przerwanie obrad

W sytuacji, kiedy walne zostało już wyznaczone na konkretny dzień, kadencja organów uprawnionych do zwołania walnego wygasła i nie ma komu wyznaczyć nowego terminu – rozwiązaniem może być sytuacja, że walne jednak się odbędzie (ale np. w okrojonym składzie) i obrady zostaną przerwane. To oznacza, że walne podejmuje uchwałę o przerwaniu obrad i wyznaczeniu terminu kolejnej części walnego. Informacja o takiej uchwale i nowym terminie powinna być rozesłana do wszystkich członków stowarzyszenia.

Oczywiście najpierw należy przeanalizować statut – sprawdzić, czy takie rozwiązanie nie będzie sprzeczne z jego zapisami. Trzeba też sprawdzić, co mówi statut na temat ważności uchwał walnego – czy jest wymagana minimalna liczba członków obecnych na takim zebraniu.

Zadbanie o kontakt ze wszystkimi członkami stowarzyszenia

Innym rozwiązaniem, umożliwiającym zorganizowanie walnego w innym terminie, może być tzw. „walne samorzutne” – czyli takie, które co prawda nie jest zwołane przez uprawniony organ, ale są na nim wszyscy członkowie. Walne samorzutne to dosyć ryzykowane rozwiązanie, ale jeśli podczas takiego walnego są wszyscy członkowie, to można bronić ważności uchwał podejmowanych przez to walne. Żeby jednak takie walne mogło się odbyć, stowarzyszenie musi mieć zapewniony kontakt z członkami (np. mieć ich aktualne e-maile).