Publicystyka - ngo.pl

W sytuacji, jaka aktualnie panuje, warto zwrócić uwagę na jeszcze inne rozwiązania (niż standardowe, albo te związane z przeniesieniem zebrania, które opisaliśmy w artykule Koronawirus i problemy z walnym zebraniem stowarzyszenia), dotyczące przeprowadzenia walnego zebrania stowarzyszenia. Jedno proste, dostępne dla większości stowarzyszeń, a dotąd czasem traktowane przez niektórych jako kontrowersyjne – głosowanie na walnym przez pełnomocników, drugie – przeprowadzenie zebrania on-line.

Istotą rozwiązania jest to, aby na walnym zebraniu zebrało się jak najmniej osób fizycznych w jednym miejscu, ale jednocześnie, aby reprezentowali wymaganą liczbę członków, niezbędną do przeprowadzenia walnego. 

W skrócie etapy takiego przedsięwzięcia wyglądają następująco (dalej w tekście kroki są szczegółowo omówione):

1. Przygotowanie do walnego. W przygotowaniach mogą wziąć udział wszyscy członkowie stowarzyszenia, np. za pomocą e-maili, czatów internetowych, w tym jak skype itp, telefonów (czyli z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość). Podczas przygotowania powinien zostać ustalony termin walnego oraz omówione merytorycznie (uwaga!) wszystkie kwestie, jakie będą poruszone i poddawane głosowaniu na walnym (na którym fizycznie będą np. 2 czy 3 osoby).
2. Członkowie stowarzyszenie udzielają pełnomocnictw wybranym osobom. Pełnomocnictwo może zawierać wskazanie, czy też instrukcję – jak pełnomocnik ma głosować w konkretnej sprawie.
3. Przeprowadzenie i udokumentowanie walnego – (we wcześniej ustalonym terminie) spotykają się członkowie stowarzyszenia, którzy reprezentują siebie oraz tych członków, od których otrzymali pełnomocnictwa).

• Na liście obecności podpisują się osoby fizycznie obecne na zebraniu, swoim imieniem i nazwiskiem, przy czym jeśli podpisują się jako pełnomocnicy, to obok podpisu zaznaczają “z upoważnienia”, czy “pełnomocnictwo”.
• Walne odbywa się wg wcześniej ustalonego (on-line) planu, podejmowane i spisywane są  uchwały poddane głosowaniu (np. o zatwierdzeniu sprawozdania, wyborze władz), powinien zostać spisany protokół z zebrania, dołączone pełnomocnictwa i ewentualne inne oświadczenia.

Wizja spotkania 2-3 pełnomocników, działających w imieniu dużo większej liczby osób, to wizja budząca zrozumiałe wątpliwości, co do zagrożenia dla wewnętrznej demokracji stowarzyszenia. Niemniej można próbować pogodzić wartości bezpieczeństwa (wymogów społecznej kwarantanny) z wartością wewnętrznej debaty. 

Po pierwsze i najważniejsze to – jak wskazywał Marek Tuliusz Cyceron w “O Państwie. O prawach” – należy jasno określić, o czym będziemy dyskutować, a w efekcie decydować na zebraniu. To pierwsze ustępstwo demokracji. Doradzam precyzyjne ustalenie np. w gronie zarządu, jakie kwestie mają być przepracowane przez walne. Ogłoszenie członkom terminu na zgłaszanie tematów jest też bardzo wskazanym rozwiązaniem. 

Następnie ustalić należy w zależności od wielkości stowarzyszenia – jakimi metodami / kanałami komunikacji członkom najłatwiej będzie porozmawiać o kolejnych sprawach. Jakie wcześniej muszą dostać informacje? Poczta elektroniczna będzie z pewnością najlepszym kanałem do przesłania informacji do każdej ze spraw i oficjalnej wymiany. Niemniej spotkania online za pomocą wideokonferencji, konferencje wydzwaniane na telefon (niektóre usługi chmurowe dla ngo oferują takie możliwości) w grupach lub mniejszych podzespołach, lub po prostu rozmowy telefoniczne (te też umożliwiają w małych grupach rozmowy wielu osób na raz), będą bardzo potrzebnym i wymagającym elementem do organizacji. Wymagają też przewidzenia czasu na to. Czy będą to konsultacje i dyskusje zorganizowane przez zarząd, czy pozostawione do samorzutnej samoorganizacji oddolnej i aktywności członków – to już ocenić musicie sami na podstawie znajomości specyfiki swojego stowarzyszenia. 

Na to potrzebny jest czas. I trzeba ten czas zaplanować. W związku z tym może być potrzebne przesunięcie terminów walnych, jeśli już były ustalone na zbyt wczesne. W szczególności, jeśli mamy perspektywę czasem burzliwych zebrań sprawozdawczo-wyborczych. Tu uwaga –  TAK – wyborcze też mogą być tak poprowadzone. 

Dla walnych wyborczych potrzebujecie poprosić ludzi, by dużo wcześniej uzgodnili, kto kogo zgłasza i ogłosili to na wewnętrznych forach / grupach czy listach mailingowych stowarzyszenia. Kandydaci zaś, co bardzo ważne, powinni potwierdzić swoje zgody na kandydowanie co najmniej tymi kanałami, którymi zostali ogłoszeni (tu warto zastosować wskazówki dotyczące formy pełnomocnictw poniżej opisane).

Etap kolejny to właśnie zebranie pełnomocnictw. Te muszą być jasno udokumentowane. Nie powinno budzić wątpliwości, kto kogo i do czego umocował. 

Odpowiadając na obawy wątpiących – tu właśnie tkwi główny cel zalecanego etapu nieformalnej dyskusji. Wypracowanie sobie zdania (decyzji) na etapie wymiany przed zebraniem, pozwoli wpisać w pełnomocnictwo instrukcję głosowania na poszczególne punkty zebrania. Mocodawca może zobligować pełnomocnika do głosowania w określony sposób, co do wszystkich tematów, a może to zrobić jedynie wobec niektórych dla niego oczywistych, w pozostałym zakresie pozostawiając to osądowi pełnomocnika. Może też formułować warunki i wskazania, które ułatwią pełnomocnikowi podjęcie decyzji, a jednocześnie będą dla niego instrukcją wiążącą (por. więcej dalej). 

W ten sposób określiliśmy 2 kluczowe elementy tej propozycji na trudne czasy epidemii. Pierwszy to przeniesienie dyskusji na etap nieformalny przed i środki komunikacji bez fizycznych spotkań. Drugi to cały akt udzielenia i zadziałania przez pełnomocników. Jak widzicie, to od okoliczności i sytuacji w konkretnym stowarzyszeniu, będzie zależało na ile szczegółowy i czasochłonny musi być pierwszy krok, na ile dokładne lub właśnie odwrotnie – szerokie będą pełnomocnictwa i możliwości głosowania reprezentantów członków na walnym w drugim kroku. 

Z pewnością w ten sposób zapewnić możemy płynność działania, dotrzymanie terminów, przeciwdziałanie braku decyzji w kluczowych kwestiach (inercji decyzyjnej), spełnienie wymagań warunków ważności uchwał ze statutów (wymogi quorum, większości etc.), demokracji wewnętrznej, a jednocześnie prewencji ewentualnemu rozpowszechnianiu się wirusa…

Rozwiązanie powyższe bazuje zasadniczo na następujących założeniach:

(a) statut to umowa prawa cywilnego

(b) stosunek członkostwa to stosunek umowny (cywilnoprawny)

(c) jeśli założenia “a i b” są prawdą, to znaczy, że stosuje się ogólne zasady prawa cywilnego, o ile Prawo o stowarzyszeniach lub inny akt nie ogranicza ich

(d) zaś z wniosku “c” m.in. wynika, że każdy członek stowarzyszenia może realizować swoje uprawnienia poprzez pełnomocnika, którego wyznaczy w tym celu (art. 96 w zw. z art. 95 §1 i 2 Kodeksu Cywilnego).

Jeśli ograniczenia znajdują się w wewnętrznych regulaminach, to nie uznajemy je za wiążące. W czasie “zarazy” tym bardziej podkreślam, że prawo członka stowarzyszenia do działania przez pełnomocnika wynika z ustawy. Zgodnie z podstawowymi zasadami – jak choćby art. 35 i 38 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 4 Prawa o stowarzyszeniach – nie można akceptować ograniczeń praw członków na poziomie podstaw prawnych będących niżej niż statut (takich jak np. wspomniane regulaminy wewnętrzne). Inne akty wewnętrzne nie mogą być tu traktowane jako źródło skutecznych ograniczeń podstawowych uprawnień.

Ograniczeniami jednak pozaprawnymi i dość oczywistymi, bo wynikającym ze specyfiki pomysłu, będzie z jednej strony za pewne zbyt duża ilość członków, z drugiej stosunki panujące wewnątrz stowarzyszenia pozwalające lub nie na wprowadzenie tego awaryjnego rozwiązania, w końcu z trzeciej – dostępność i przyjazność środków komunikacji na odległość dla członków danego stowarzyszenia.

Specyficzną przeszkodą będzie też statutowy i bezwzględny nakaz głosowania tajnego w sprawach personalnych lub innych (np. w wyborach). Są 3 sposoby, w mojej opinii, na jego obejście. Pierwszym jest doprowadzenie do wyklarowania np. składu kandydatów, który mógłby być przyjęty w całości za zgodą kandydatów w jednym głosowaniu najlepiej przez aklamację.

Pamiętajmy, że głosowanie tajne jako obowiązkowe nie jest nakazem samym dla siebie. Jego celem jest ochrona głosujących przed ujawnieniem jak ostatecznie zagłosowali. Jedynie obejście tego celu pozwala nie zastosować się do nakazu statutu. 

Innym rozwiązaniem jest po prostu zaufać pełnomocnikom, że będą głosować jak my chcemy, ale instrukcja głosowania zostać musi między nami. Zamieszczenie jej w pełnomocnictwie – mijałoby się z celem. 

Trzecim rozwiązaniem (najmniej polecanym) jest właśnie zamieszczenie instrukcji w pełnomocnictwie. Niech jednak będzie to poprzedzone naszą świadomą rezygnacją z ochrony zapewnianej przez nakaz statutowy głosowania tajnego.

Jeśli statut nie stanowi nic w tym zakresie, to należy przyjąć formę:

(a) co najmniej dokumentową, czyli np. z adresu poczty elektronicznej, który znany jest w stowarzyszeniu (lub który wprost zadeklarowaliśmy do kontaktu ws. stowarzyszeń) wysyłamy wiadomość z umocowaniem dla konkretnej osoby

(b) lepszą wersją dla celów dowodowych byłoby jednak przynajmniej wydrukowanie pełnomocnictwa, podpisanie i wysłanie skanu do odpowiedniego organu stowarzyszenia

(c) oczywiście forma pisemna zwyczajowo i dowodowo jest traktowana jako domyślna dla takich dokumentów i sprowadza się do dostarczenia oryginału pełnomocnictwa, zważmy jednak, że motywem przewodnim tego artykułu jest wskazanie takich możliwości, które maksymalnie ograniczają kontakt fizyczny, stąd forma z lit. b jest najbardziej przeze mnie polecana, jako najlepszy kompromis między potrzebami dowodowymi a zaleceniami zdrowotnymi dnia dzisiejszego.

W pełnomocnictwie do głosowania należy wskazać jasno kluczowe dane: imię i nazwisko członka stowarzyszenia, który udziela pełnomocnictwa (można podać numery identyfikacyjne stosowane wewnątrz stowarzyszenia, jeśli dotyczy, lub też miejscowość zamieszkania, ewentualnie PESEL lub numer i serię dowodu, jeśli mamy do czynienia z dużymi stowarzyszeniami), datę udzielenia pełnomocnictwa, nazwę stowarzyszenia (z numerem KRS), imię i nazwisko pełnomocnika ze wskazaniem członkostwa, jeśli też jest członkiem stowarzyszenia (tu odpowiednio stosujemy uwagi o innych danych jak przy członku), jeśli jest to osoba spoza stowarzyszenia lub stowarzyszenie jest duże i nie wszyscy się znają, dobrze wskazać jak przy mocodawcy numer PESEL lub nr i serię dowodu osobistego. 

Podkreślamy, że pełnomocnictwo dotyczy reprezentacji i wykonywania prawa głosu na najbliższym walnym zebraniu danego stowarzyszenia. Wskazujemy datę tego walnego – jeśli już ją znamy. Jeśli może się zmienić – dodajmy formułę “lub w innej dacie, jeśli ulegnie zmianie”. 

Powinniśmy też wskazać, czy pełnomocnik: “może głosować we wszelkich sprawach poruszonych na zebraniu”, czy też “może głosować jedynie w sprawach wskazanych w zawiadomieniu” lub jeszcze w innej formule adekwatnej do Waszej decyzji i sposobu procedowania w waszym stowarzyszeniu.

W końcu jeśli chcemy “związać” ręce pełnomocnikowi możemy wskazać, iż w sprawach dotyczących danych spraw (tu najlepiej użyć tych samych sformułowań lub wskazać punkty z zawiadomienia) ma oddać głos o określonej treści np. “W sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, merytorycznego i udzielenia absolutorium pełnomocnik ma oddać jedynie głos “za” odpowiednio przyjęciem i udzieleniem”. Czy też np. “W wyborach do zarządu pełnomocnik ma oddać głos za Kowalskim i Kowalską. W wyborach na prezesa zaś głos ma oddać na Kowala”. Wersji można mnożyć włączając warunki, wskazania czy warianty. Ważne by ewentualnie budując instrukcje – nie pogubić się samemu w nich. Powinny zachować logiczną i jasną konstrukcję. 

Można też ewentualnie dookreślić, jeśli przewidujemy taką sytuację, czy pełnomocnik może głosować za przerwaniem zebrania i wyznaczeniem daty drugiej części, i czy na takiej drugiej części zebrania może nas reprezentować. Odpowiednio dotyczy to tzw. drugich terminów, jeśli są u Was w inny dzień.

Dokumentacja nie powinna w takim przypadku naprzykrzać problemów. Robimy ją zwyczajowo, przy czym na listach podpisują się pełnomocnicy, i oczywiście do protokołu dołączamy wszystkie pełnomocnictwa “ad acta” (bez wezwania nie warto wysyłać ich do sądu).

Problemy się zaczną, jeśli chcemy połączyć głosowanie przez pełnomocników z walnym “online”, o czym poniżej.

I teraz dochodzimy do ostatniego elementu, który jedynie doradzam wziąć pod rozważenie, jako fakultatywnego choć dopełniającego nam powyższe rozwiązanie. Opisane rozwiązanie dotyczy tych stowarzyszeń, które w statutach nie mają regulacji, dotyczących zebrań z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.

Istota rozwiązania

Pomysł sprowadza się do tego, by w miejscu zebrania walnego była tylko jedna osoba, która z pozostałymi pełnomocnikami połączy się online, a oni między sobą. Powinno to być innymi słowy połączenie audio i video, zapewniające dwustronną (wielostronną) komunikację w czasie rzeczywistym. Dobrze by była możliwość przesyłania sobie dokumentów, jak i spisywania online kluczowych uzgodnień i głosowań. Poniżej wyjaśniam, czemu mimo zrozumiałych wątpliwości, to rozwiązanie jest moim zdaniem akceptowalne.

Większość statutów stowarzyszeń posługuje się sformułowaniami, określającymi zebrania walnego, jako “posiedzenia”, które “są zwoływane”. Zdarza się, że statuty doregulowują sposób zawiadamiania, wskazując m.in. na wymóg określenia miejsca posiedzeń. Niezależnie od tego na co dzień większość z nas słusznie nie będzie mieć wątpliwości, że racjonalna wykładnia wskazuje, że chodzi o posiedzenia “na żywo”, jako zebrania ludzi w jednym miejscu.  

Jednak jednocześnie trzeba zwrócić uwagę, że mimo iż statuty nie regulują kwestii dołączania się do zebrań, to są dwie przyczyny dla zmiany utartej wykładni. Sytuacja zarówno społeczna i technologiczna, która wskazuje zmianę zwyczajów i praktyk komunikacyjnych, umożliwiając kontakt “na żywo” za pośrednictwem środków komunikacji na odległość w czasie rzeczywistym, jak i sytuacja epidemiologiczna, przemawiają za redefiniowaniem ustalonych schematów rozumienia utartych dotąd formuł. 

Dodatkowo Prawo o stowarzyszeniach nie posiada żadnych regulacji, które dotyczyłyby wprost korzystania z takich środków komunikacji w stowarzyszeniach. Nie zakazuje więc tego, ani nie reglamentuje, ani nie wskazuje standardów minimalnych ich stosowania. Jest więc odwrotnie niż w przypadku spółek, w których KSH wymaga dla tego rozwiązania, ujęcia tego w umowie lub w statucie spółki (por. art. 234 (1) lub art. 406(5)), co też jest argumentem za rozszerzającym podejściem w stowarzyszeniach. Jednocześnie przepisy te są źródłem inspiracji, co do wskazanych standardów, które powinny być dopełnione dla zastosowania tego rozwiązania.

Oczywiście można sobie wyobrazić zastosowanie ostatniego pomysłu do realizacji zebrania w mniejszych stowarzyszeniach – bez wykorzystania pełnomocników. Jak i zrobienie systemu mieszanego. Zwracam jedynie uwagę na oczywistość, że im więcej osób łączących się, tym trudniej utrzymać porządek przebiegu zebrania i jakość połączeń online, stąd m.in. rekomendacja pełnomocników.

O ile protokół i uchwały może sporządzić jedna wybrana do tego osoba, podpisać i przesłać skany, czy też można obiegowo pomiędzy zwyczajową dwójką prowadzącą zebranie - uzupełnić podpisy, o tyle lista obecności może być problemem. Zwyczajowo traktujemy ją jako wyznacznik dowodowy w tym dla KRSu, kto był a kto nie na zebraniu. W tych trudnych czasach jednak moim zdaniem zastępstwem może być:

(a) spisanie listy przez osobę przewodniczącego zebrania i odpowiedzialną za protokół, ze wskazaniem obecnych (odpowiednio w razie potrzeby nieobecnych),

(b) pełnomocnicy mogą przesłać skany pełnomocnictw oraz dodatkowo swoje oświadczenie, że byli obecni na zebraniu,

(c) za zgodą uczestników można po prostu nagrać całe zebranie, i informację o tym zawrzeć w protokole w którym będzie sporządzona lista jak w lit. a. Nie doradzałbym “na wyrost” wysyłać nagrania do KRS. Takie nagranie może być sposobem udokumentowania również podjęcia uchwał i całego zebrania. Nagranie można też ograniczyć do samego momentu wskazania, iż jesteśmy na zebraniu stowarzyszenia, w określonym dniu, oraz wypowiedzi wszystkich osób w nim uczestniczących online (innymi słowy – nagranie odczytania listy obecności).