Walne zebranie on-line. Możliwe dzięki narzędziom
Niektórym NGO-som trudno sobie wyobrazić, że tak wiele można zrobić przez internet. Stowarzyszenie organizuje np. raz do roku walne zebranie „w realu” i już z takim wydarzeniem ma kłopot – a co dopiero, kiedy proponuje się, żeby zrobiło to zdalnie! A jednak da się.
Wydarzenia związane z pandemią koronawirusa i ograniczenie możliwości swobodnego przemieszczania się w znacznym stopniu ograniczyły możliwości działania wielu organizacji pozarządowych. Groźba niezrealizowania działań prowadzonych w ramach projektów, np. finansowanych ze środków publicznych, czy brak możliwości zorganizowania spotkania zespołu, zarządu organizacji, walnego zebrania członków, może skutkować poważnymi konsekwencjami formalno-prawnymi i finansowymi.
Wprowadzane są kolejne rozwiązania w ramach tzw. Tarczy Antykryzysowej, ale regulacje prawne nie rozwiążą podstawowego problemu codziennej pracy w organizacji społecznej – komunikacji w zespole oraz z odbiorcami naszych działań. Tutaj na ratunek przychodzą nowoczesne rozwiązania technologiczne.
W tym artykule przyjrzymy się możliwościom, jakie dają komunikatory internetowe i platformy e-learningowe w kwestii zorganizowania walnego zebrania członków.
Na początku było słowo…
Przyjęcie rocznych sprawozdań finansowych, podjęcie niektórych decyzji związanych z rozwojem i kierunkami działań organizacji, wybory nowego składu ciał statutowych, spoczywa najczęściej na barkach walnego zebrania członków stowarzyszenia (w przypadku fundacji takie kompetencje ma zwykle zarząd lub rada).
Dzięki komunikatorom i platformom do pracy zdalnej mamy techniczną możliwość zorganizowania takiego spotkania on-line z zachowaniem pełnego porządku spotkania (oraz zasad, które znajdują się w statucie organizacji), a więc możemy zdalnie:
- zwołać zebranie
- przeprowadzić spotkanie w całości on-line z możliwością prezentacji i przyjęcia programu spotkania, przeprowadzenia jawnego i tajnego głosowania,
- przeprowadzić dyskusję
- zgłosić wolne wnioski
- zakończyć spotkanie z jednoczesną archiwizacją wideo, protokołem, i plikami (jpg/pdf) dokumentującymi wyniki głosowania.
Wszystko to w czasie rzeczywistym, jak na tradycyjnym spotkaniu.
Komunikatory, platformy, aplikacje
Możliwości, jakie daje współczesna technologia są praktycznie nieograniczone, sporo zależy od naszych uwarunkowań organizacyjnych, technicznych i czasem finansowych. Nie wszystkie komunikatory spełnią nasze oczekiwania, nie wszystkie narzędzia są darmowe.
Uwaga: opisane dalej możliwości programów, ich odpłatność czy dostępność nieodpłatna poszczególnych funkcjonalności zmieniają się. Poniżej opisany został stan na koniec kwietnia, jednak warto pamiętać, że co jakiś czas ten stan się zmienia i najczęściej oznacza to kolejne możliwości i udogodnienia.
Większość komunikatorów jest bardzo prosta i nie wymaga posiadania wiedzy technicznej. WhatsApp (do 4 połączeń wideo jednocześnie) czy Messenger (do 8 połączeń wideo jednocześnie) zapewnią skuteczną komunikację w małych zespołach zadaniowych czy też umożliwią spotkania wideo zarządu organizacji. Oba narzędzia umożliwiają przesyłanie różnego typu plików oraz zorganizowanie czatu dla większej ilości członków organizacji (do 250 osób). Aplikacje te dostępne są zarówno na telefon i komputer. W obu przypadkach z pełni funkcjonalności skorzystamy za pomocą zwykłego smartfona.
Organizacja walnego zebrania członków wymagałaby znajomości jeszcze dodatkowych narzędzi umożliwiających zdalne głosowanie (np. Mentimeter, Kahoot), o czym więcej w dalszej części artykułu.
Część organizacji potrzebuje rozwiązań technologicznie bardziej zaawansowanych - umożliwiających np. połączenie wideo większej ilości uczestników, możliwość przeprowadzenia głosowania czy archiwizacji wideo całego spotkania. Tutaj odpowiedzią mogą być takie platformy jak: LiveWebinar, Zoom, ClickMeeting, Google Meet czy Microsoft Teams.
Jeśli aplikacja, przez którą będziemy się łączyć będzie wymagała zainstalowania na komputerze/smartfonie – warto podać instrukcję jej instalacji uczestnikom spotkania, np. ZOOM wymaga wstępnego zainstalowania aplikacji, aby móc uczestniczyć w spotkaniu. Jeśli jest to zbyt duże utrudnienie, warto wybrać narzędzia, które tej instalacji nie potrzebują, a uczestnik spotkania musi jedynie kliknąć w link przesłany przez organizatorów, np. ClickMeeting, LiveWebinar, Microsoft Teams czy Google Meet.
Nie taki diabeł straszny
Wyobraźmy sobie organizację takiego „dużego” spotkania jakim jest walne zebranie członków stowarzyszenia. Przyjmijmy, że jest 35 osób, które powinny wziąć udział w spotkaniu.
Przygotowanie
Osoba technicznie przygotowująca spotkanie zakłada konto w danej platformie i działa w niej jako administrator. To ona będzie ustawiała parametry naszego wirtualnego pokoju – datę, godzinę i czas trwania spotkania. Wygeneruje również link, który zostanie rozesłany do uczestników spotkania.
W zaproszeniu dla uczestników oprócz daty i godziny spotkania, warto napisać w jaki sposób można wejść do wirtualnego pokoju (np. kliknąć w link/ zainstalować aplikację, itp.), warto skorzystać z komputera i/lub smartfona.
Platformy typu ClickMeeting czy LiveWebinar umożliwiają utworzenie i wysłanie zaproszenia na spotkanie w postaci wiadomości e-mail z agendą spotkania oraz linkiem do niego. Wystarczy wprowadzić adresy e-mail uczestników spotkania w odpowiednim module administracyjnym platformy po utworzeniu wirtualnego pokoju naszego spotkania.
Jeśli członkowie organizacji są już w grupie na portalu społecznościowym, bądź w grupie e-mail np. na Gmail, można skopiować do wiadomości link do spotkania i wysłać go do wszystkich członków grupy wraz z krótką informacją o spotkaniu.
Warto przed spotkaniem wykonać próbne połączenie z uczestnikami, aby upewnić się, że każdy widzi i słyszy prezentera (i innych uczestników) oraz ma sprawną kamerę i mikrofon w urządzeniu, z którego będzie korzystać na spotkaniu.
Rozpoczęcie spotkania
Wymienione wyżej programy umożliwiają ustawienie czasu trwania spotkania oraz momentu, w którym wirtualny pokój będzie otwarty dla uczestników. Niektóre aplikacje umożliwiają dodatkowo ustawienie hasła bezpieczeństwa dla logujących się uczestników, aby nikt postronny nie mógł dołączyć do naszego spotkania.
Po kliknięciu w link uczestnicy łączą się z wirtualnym pokojem. Osoba może połączyć się jako prezenter lub uczestnik spotkania. To od organizatora zależy, w jakiej roli umieści uczestników.
Prezenter ma do dyspozycji szereg narzędzi dodatkowych, takich jak możliwość przeprowadzenia ankiety/głosowania, udostępnienia swojego pulpitu, pokazanie prezentacji, wpuszczenia do pokoju kolejnych uczestników, włączenia/wyłączenia mikrofonów/kamer uczestnikom spotkania, udostępnienie dokumentów, nagranie spotkania itp.
Do sprawnego prowadzenia wirtualnego spotkania warto zaangażować dwie osoby (podobnie jak podczas tradycyjnego walnego spotkania). Pierwsza osoba dba o przeprowadzenie kolejnych merytorycznych części spotkania, druga pełni rolę moderatora/ protokolanta. Dla wszystkich uczestników spotkania dostępny jest czat, poprzez który można zadawać pytania prowadzącemu lub przesyłać np. pliki tekstowe czy zdjęcia.
Podczas spotkania wybieramy prowadzącego oraz protokolanta/moderatora. Głosowanie w tym wypadku może odbyć się jawnie np. poprzez napisanie na czacie TAK/NIE bądź poprzez moduł ankiety dostępny w platformie. Następnie należy przejść do kolejnych części spotkania.
Wszystkie materiały, jakie chcemy zaprezentować podczas spotkania, warto zaimportować do platformy przed jego rozpoczęciem i ustawić w widoku głównym. Platformy umożliwiają tworzenie zakładek z możliwością prezentacji różnych form dokumentów, zdjęć, prezentacji PowerPoint, udostępnionym ekranem prezentera itp.
Głosowanie
Większość stowarzyszeń w swoich statutach ma zapis, iż głosowanie na członków poszczególnych ciał w organizacji jest tajne. Będąc na spotkaniu on-line każdy może zobaczyć drugą osobę (kiedy głosujemy poprzez podniesienie ręki) bądź też sprawdzić na czacie kto napisał „za” czy „przeciw”.
Jak więc przeprowadzić głosowanie tajne? Z pomocą przychodzi wbudowany moduł do ankietowania uczestników w czasie rzeczywistym. Rozwiązaniem są też zewnętrzne aplikacje takie jak Mentimeter czy Kahoot (są to częściowo darmowe aplikacje – ich darmowe funkcje w zupełności wystarczą). Bez względu z jakiej aplikacji korzystamy możemy przeprowadzić głosowanie w pełni anonimowo.
Wbudowany moduł ankiety np. w platformie LiveWebinar umożliwia ustawienie pytań dla uczestników (np. czy jesteście za/przeciw danej kandydaturze, za/przeciw przyjęciu uchwały, wstrzymujesz się od głosu itp.), a wyniki każdego głosowania wyświetlane są na bieżąco wszystkim osobom.
Głosowanie może być monitorowane przez prowadzącego i moderatora/protokolanta natomiast nikt nie ma technicznej możliwości wpływu na wyniki głosowania. Jest to bardzo bezpieczny sposób. Dodatkowo prowadzący może rejestrować spotkanie za pomocą wbudowanego w narzędzie rejestratora wideo, a po spotkaniu pobrać z platformy plik wideo i udostępnić. Przed włączeniem funkcji nagrywania należy o tym poinformować uczestników.
Osoby korzystające z zewnętrznych aplikacji, w których można przeprowadzić anonimowe głosowanie on-line (wspomniane już Mentimeter czy Kahoot) mogą skorzystać z ich atrakcyjniejszej formy graficznej i możliwości pobrania wyników głosowania w postaci pliku zdjęciowego lub pdf. Wymaga to podania specjalnego kodu do głosowania (kod generowany jest automatycznie przez aplikację, w której tworzymy formularz głosowania) i udostępnienia ekranu przez osobę prowadzącą głosowanie w naszym wirtualnym pokoju - wystarczy jedno/dwa kliknięcia i możemy podziwiać wyniki naszego głosowania w czasie rzeczywistym.
Warto dodać, że wymienione platformy oferują pełną funkcjonalność w wersjach odpłatnych. W zamian otrzymujemy szereg funkcji, które umożliwiają przeprowadzenie każdego rodzaju spotkania (no, może poza sesjami fizjoterapeutycznymi). Przy ich pomocy jesteśmy w stanie przeprowadzić walne zebranie członków w pełnym wymiarze.
Powyższe informacje zostały podane dla sytuacji, kiedy organizujemy walne zebranie w stowarzyszeniu. Wydaje się, że jest to pod względem organizacyjnym najtrudniejsze wyzwanie dla osób, które chcą obradować w pełni on-line. Oczywiście zamieszczone tu porady można też zastosować (co zostało zasugerowane na początku) do innych spotkań – od posiedzeń zarządu, rad fundacji, komisji rewizyjnych etc. oraz do znacznie już mniej sformalizowanych spotkań zespołów projektowych czy grup roboczych.
Przydatne linki
LiveWebinar - https://www.livewebinar.com/
Zoom - https://zoom.us/
ClickMeeting - https://clickmeeting.com/pl
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
