Publicystyka - ngo.pl

W pierwszej części opracowania koncentrowaliśmy się na regulacji dotyczącej głosowania obiegowego - czyli odbywającego się poza posiedzeniami organów - z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Ale do pierwszej części warto zajrzeć, bo znajdziecie tam również ogólne omówienie i genezę przepisów.

Na początek jasno podkreślmy, że dla posiedzeń online, którym dedykowany jest przepis art. 10 ust. 1b i 1c, nie jest wymagana zgoda członków organu. Wymóg ten dotyczy zgodnie z wykładnią językową ust. 1a, a więc jedynie głosowania poza posiedzeniami (głosowania obiegowego opisanego w cz. 1.).

Przepisy ust. 1b i 1c mają umożliwić temu, kto na gruncie statutu jest uprawniony do zwołania posiedzenia danego organu, zaznaczenie w zawiadomieniu o posiedzeniu - możliwości udziału w posiedzeniu poprzez środki komunikacji elektronicznej. Podobnie jak w przypadku głosowania obiegowego - chodzi głównie o sytuacje, w których stowarzyszenia (fundacje) nie mają w statutach nic o posiedzeniach z użyciem środków komunikacji elektronicznej (zobacz wyjaśnienia dotyczące potrzeby wprowadzenia przepisów w cz. 1.). 

Warto podkreślić, że tak jak tryb obiegowy, tak i posiedzenia, nie zostały ograniczone do żadnego z organów. Wszystkie mogą korzystać z tych przepisów. 

Dobrze też zwrócić uwagę, że przepis nie przesądza, czy całe posiedzenie ma być “online”, czy ma to być miks. Zwołujący posiedzenie powinien przewidzieć planując organizacyjne i techniczne aspekty posiedzenia, zgodnie z poniższymi uwagami, wersję posiedzenia i zapewnić konieczne rozwiązania techniczne i organizacyjne, o ile decyduje się skorzystać z wprowadzenia takiej możliwości.

Zacznijmy od końca, od konstrukcji art. 10 ust. 1d. Miała ona służyć kompromisowi, pomiędzy rozstrzygnięciem i umożliwieniem większości stowarzyszeń przeprowadzenia posiedzeń, w tym walnych, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a poszanowaniem ich autonomii, w tym być może już istniejących, odmiennych zasad korzystania ze środków komunikacji elektronicznej w procedowaniu posiedzeń. 

W efekcie warunki, które wprowadza nowela są bardziej potwierdzeniem, że o ile statut wprost nie wyklucza udziału w posiedzeniu jakiejkolwiek władzy stowarzyszenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, to taka forma udziału możliwa jest bez konieczności zmian statutu, przy uwzględnieniu zagwarantowania minimalnych standardów wyznaczonych przepisem. Oczywiście stowarzyszenie zainteresowane stosowaniem takich środków - powinno sobie docelowo te kwestie doregulować pod swoje potrzeby w statucie.

Wychodząc z założenia, że przepis jest dedykowany tym, którzy nic o tym nie mają w statucie - dla ochrony prawa członków do udziału w posiedzeniu organu, przepis nakłada obowiązek na zwołującego, nie tylko wskazania możliwości udziału za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, ale również szczegółowego określenia w jaki sposób ma być realizowane prawo głosu i prawo do czynnego udziału w posiedzeniu.

W praktyce powinno to się sprowadzić do przewidzenia i wskazania właściwych narzędzi informatycznych, które mają być wykorzystywane. Loginów, haseł innych wymagań, opisu jak będą weryfikowani przyłączający się do posiedzenia elektronicznie. Zapewnienie organizacyjnego potencjału do rejestrowania zgłaszania się do głosu i szereg innych aspektów praktycznych, które umożliwią realizację prawa do udziału w posiedzeniu. 

Można powiedzieć, że ten wymóg o charakterze obowiązku informacyjnego służy umożliwieniu przygotowania się członkom do udziału w takim posiedzeniu.

Jest to kluczowy element dla pewności przebiegu posiedzenia. Osoby biorące udział w posiedzeniu muszą podlegać identyfikacji. Oczywiście najprostszym sposobem będzie, gdy środki techniczne i informatyczne umożliwiają wszystkim udział w posiedzeniu z wizją i dźwiękiem.

Art. 10 ust. 1c wprowadza proste, inspirowane rozwiązaniami Kodeksu Spółek Handlowych,  wymogi. Środki techniczne powinny zapewniać, uwzględniając również wielkość zebrania, ilość członków i inne aspekty, by transmisja obrad była w czasie rzeczywistym. Mamy w tym momencie sygnał, wskazujący nie tylko na konieczność doboru sprzętu, czy rozwiązań informatycznych, ale też zapewnienie połączenia z właściwymi parametrami przesyłu danych.

Rozwiązania powinny zapewnić komunikację dwustronną w czasie rzeczywistym. Nie chodzi więc o pisanie na mailach lub czacie. Uczestnicy mają się słyszeć i powinni się widzieć w obie strony. 

Dodatkowo powinno się zadbać o rozwiązanie organizacyjne np. takie prowadzenie posiedzenia przez przewodniczącego by kontrolował on prawo głosu, by uniknąć efektu “zagłuszania” się przez osoby naraz próbujące się wypowiedzieć. 

Wykonywanie prawa głosu w toku posiedzenia osobiście lub przez pełnomocnika nie powinno budzić wątpliwości. To nie novum, a bardziej potwierdzenie, że rozwiązania powinny to zapewniać. Chodzi o zagwarantowanie, nie tylko od strony technicznej, ale też porządkowej i organizacyjnej, by każdy członek mógł oddać swój głos bez przeszkód. 

Ustawa nie narzuca głosowania przez pełnomocników w tym przepisie, znów jedynie wymaga by przy głosowaniu online zapewnić środki, umożliwiające oddanie głosu przez pełnomocnika. Na przykład przewidując odpowiednio wcześniej potrzebę zweryfikowania pełnomocników i ich pełnomocnictw (np. skanami przesłanymi wcześniej lub tuż przed posiedzeniem wymogiem okazania dowodu obok pełnomocnictwa w transmisji video itd.). 

Powyższe nie oznacza braku możliwości wykorzystania czatów, chodzi o to by nie był to główny środek udziału w posiedzeniu online. Jest to z pewnością narzędzie, które jako dodatkowe, może być świetnym uzupełnieniem np. dla zapisywania się do kolejki głosów, składania wniosków formalnych itp.

Jest to inspirowane rozwiązaniem z KSH. Czy jednak jest konieczne lub też, czy zawsze jest możliwe? Nie jest. Konstrukcyjnie zbliżone jest co do praktycznego efektu, do zobowiązania pełnomocnika do głosowania w określony sposób na posiedzeniu. Członek oddaje głos przed posiedzeniem. 

Po pierwsze powinno to być przewidziane w zawiadomieniu, w tym w jaki sposób i w jakim terminie można to zrealizować. Przed posiedzeniem nie oznacza w dowolnym terminie przed posiedzeniem. Ten instrument jest elementem regulacji organizacji głosowań na posiedzeniach, więc w tym też kontekście trzeba go wykładać i stosować. Oddanie głosu przed posiedzeniem powinno więc w efekcie mieć miejsce najlepiej bezpośrednio przed posiedzeniem. Powinno być też uczynione w sposób nie budzący wątpliwości, co do treści głosu, tożsamości głosującego i co najważniejsze - przedmiotu głosowania. 

Proszę zwrócić uwagę, że to rozwiązanie będzie rzadko, dające się zastosować. Wymaga bowiem by treść uchwały była znana przed głosowaniem. W sytuacji gdy większość uchwał jest uzgadniania w toku posiedzenia - taki głos będzie bezskuteczny. 

Niemniej - mogą być sytuacje, gdy będzie to rozwiązanie przydatne. W szczególności, gdy projekty rozstrzygnięć są znane, nie będą zmieniane, a niektórzy członkowie wiedzą, że nie będą mogli zapewnić po swojej stronie środków, umożliwiających im branie aktywnego udziału w posiedzeniu w jego trakcie.

Zasadniczo główną różnicą będzie brak listy obecności w klasycznym, zwyczajowym rozumieniu. Drugim problemem może być brak możliwości zwyczajowego podpisania się pod protokołem i uchwałami przez osoby prowadzące i protokołujące posiedzenie. 

Wszystko można ominąć w prosty sposób - zapewniając nagrywanie posiedzenia. Zapis elektroniczny posiedzenia prowadzonego przy zachowaniu wskazanych wymogów, będzie z jednej strony formą dokumentową (przewidzianą w KC), z drugiej strony bardzo silną dowodowo. 

Innymi sposobem - może być zebranie oświadczeń o wzięciu udziału za pośrednictwem np. maili. Ostatecznie w protokole osoby prowadzące posiedzenie będą musiały potwierdzić kto brał udział w posiedzeniu. Wyżej zaproponowane oświadczenia, byłyby podkładką do sporządzenia protokołu i archiwizacji dla celów dowodowych.

Podpisy osób prowadzących i protokołujących pod sporządzonymi dokumentami z posiedzenia - łatwo uzupełnić, korzystając choćby z wymienia się skanami podpisanych wydruków i zachowania skanów wersji podpisanych przez wszystkich odpowiedzialnych.

O ile statut bowiem nie stanowi inaczej - forma dokumentowa, w szczególności w postaci nagrań lub jak w ostatnim przykładzie - skanów podpisanych dokumentów, wydaje się, że ma obecnie powszechnie przyjmowaną wysoką wiarygodność w codziennym obrocie prawnym i gospodarczym.

Niestety, jeśli statut lub utrwalony zwyczaj stowarzyszenia wymaga w określonych sprawach (najczęściej personalnych) tajności głosowania, to nie można tego ominąć. Problemem okażą się więc tu rozwiązania informatyczne, które zapewnią możliwość głosowania tajnego, przy jednoczesnym wykluczeniu głosowania wielokrotnego lub podszywania się pod uprawnionych do głosowania. 

Pewnym ominięciem tej przeszkody, jest wypracowanie w etapie nieformalnym przed posiedzeniem określonych rozwiązań, by za zgodą członków organu, oraz osób których to dotyczy, procedować sprawę na posiedzeniu jawnie. Choć formalnie będzie to naruszenie zasad statutu, to nie powinno być traktowane jako podstawa do uchylenia takiej uchwały.

Wydaje się, że stowarzyszenia i fundacje potrzebują rozwiązań ustawowych, które rozwiałyby wątpliwości dotyczące stosowania komunikacji elektronicznej w procedowaniu decyzji przez organy statutowe, przy jednoczesnym zachowaniu swobody kształtowania tych rozwiązań w statucie danej organizacji.

Wprowadzone rozwiązanie z pewnością nie idealnie, jednak konsumuje tak postawiony postulat. 

Niestety nie ma wyjaśnienia dlaczego ustawodawca ograniczył funkcjonalność tego przepisu jedynie do okresu zagrożenia lub stanu epidemii - prócz zbyt daleko posuniętej ostrożności do tekstu wprowadzonych ust.1a-1d w art. 10 PoS.

Tarcza 1.1. (2.0?) wprowadziła wyżej omówione rozwiązania dla stowarzyszeń i fundacji, jak wskazywaliśmy po uprzednim wprowadzeniu przepisów o podobnym celu dla innych jednostek organizacyjnych. Wszystkie miały swoje wyjaśnienia w uzasadnieniu projektu ustawy. Niestety nie enigmatycznie dodany po administracyjnych karach pieniężnych a przed zmianami m.in. w prawie geologicznym - art. 15zzzr.

Jest to przepis, którego sens sprowadza się do:

• wprowadzenia możliwości składania oświadczeń woli przez członków organów osób prawnych w formie dokumentowej;
• odbywania się posiedzeń organów osób prawnych z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej bez potrzeby jednoczesnej obecności członków takiego organu.

Dodatkowo jeszcze przepis wyłącza odmienne postanowienia lub wymagania ustaw lub umów, które by wymagały jakichkolwiek formularzy, podpisów zaufanych, osobistych, lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla uwierzytelnienia. 

Abstrahując od ułomności sformułowania tego przepisu, warto rozstrzygnąć, czy to ten przepis ma pierwszeństwo i powinniśmy go stosować, czy przepisy powyżej omawiane. 

Odpowiedź brzmi - Podstawą dla stowarzyszeń i pośrednio fundacji - pozostaną przepisy art. 10 ust. 1b-1e w zakresie w jakim wyłączają stosowanie art. 15zzzr. A wyłączają jego stosowanie w zakresie w jakim regulują kwestie odmiennie, w tym art.10 ust. 1d. 

Są bowiem przepisami szczególnymi do art. 15zzzr. Wynika to paradoksalnie z tego, co zauważyliśmy powyżej tzn., że ustawodawca ograniczył art. 10 ust.1a-1d jedynie do czasu epidemii i zagrożenia w ust. 1e. Jednocześnie nieprecyzyjny, mocno ingerujący w inne ustawy oraz postanowienia umów w tym statutów - przepis art. 15zzzr - nie został obłożony żadnym terminem “przydatności do użycia”. W przeciwieństwie do większości przepisów tarczy, ten nie ma ograniczenia do czasu zagrożenia lub stanu epidemii. Paradoks. Bo te detale przesądzają, który przepis względem którego jest przepisem szczególnym.

To nie jest oczywisty wniosek ze względu na końcówkę 15zzzr. Argumenty będą za tym i za tym. Niemniej przy wykładni odmiennej, zarówno interwencja w art. 10 Prawa o stowarzyszeniach, jak i wspominane zmiany w przepisach ustrojowych wielu innych osób prawnych, byłyby bezprzedmiotowe.