Publicystyka - ngo.pl

Organizacje pozarządowe mają czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego do końca września (przypominaliśmy o tym m.in. w materiale: Wracają sprawozdania…). Kiedy zatwierdzamy sprawozdanie (o zatwierdzaniu zobacz: We wrześniu 2022 musisz zatwierdzić…) musimy się spotkać. Ale niekoniecznie fizycznie. Przypominamy na jakich zasadach organizacje pozarządowe mogą obradować i podejmować decyzje z wykorzystaniem drogi elektronicznej.

Omówione poniżej przepisy, dzięki którym nie musimy się "naprawdę" spotkać, żeby zatwierdzić sprawozdanie finansowe, obowiązują w stanie epidemii oraz w stanie zagrożenia epidemicznego. Jaki mamy teraz "stan"? W maju 2022 r. odwołano stan epidemii (wtedy też przypominaliśmy o omawianych tu przepisach), ale ze stanu epidemii przeszliśmy do stanu zagrożenia epidemicznego. Stan ten trwa nadal: w sierpniu przedłużono go do końca września (zobacz rozporządzenie z 26 sierpnia). A to oznacza, że NGO-sy nadal mogą korzystać z możliwości podejmowania decyzji i odbywania spotkań za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Bardzo dużo organizacji nie ma żadnych zapisów statutowych o możliwości podejmowania uchwał i obradowania w trybie elektronicznym. Przy braku jakichkolwiek regulacji w tym względzie powstawała wątpliwość, czy takie rozwiązanie można zastosować i było ryzyko uznania, że bez odpowiednich uregulowań takie głosowania będą podważone.

Wprowadzenie zapisów o elektronicznym trybie podejmowania uchwał i obradowania rozwiewa wątpliwości organizacji, których statuty nie zawierały żadnych regulacji w tym względzie. Uzyskują pewność, że obrady i głosowania online są legalne.

Zasad tych nie muszą stosować organizacje pozarządowe, których statuty zawierają zapisy dotyczące obrad w trybie elektronicznym – bo stosują się do zasad wskazanych we własnym statucie (wcześniej przewidziały sobie takie możliwości i nie muszą korzystać z rozwiązań epidemicznych). Ale to oznacza również, że organizacje, które w statucie zapisały wprost, że obrady nie mogą odbywać się w trybie online, nie mogą wykorzystać tych przepisów.

Przepisy, które pojawiły się w pierwszym roku epidemii, opisują dwie możliwości:

Pierwsza możliwość dotyczy podejmowania uchwał w trybie obiegowym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Czyli można podjąć decyzję, w ogóle nie organizując spotkania (nawet takiego w trybie online).

Druga możliwość to organizowanie spotkań online (np. walnego zebrania, posiedzenia komisji rewizyjnej, posiedzenia zarządu etc.), podczas których obradujemy i głosujemy.

Możliwość decydowania i obradowania online przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika ze zmienionego art. 10 Prawa o stowarzyszeniach, w którym dodano ustępy 1a- 1e. W ustawie o fundacjach zmieniono art. 5, dodając ustępy 1a i 1b – tu wprowadzono zapis wskazujący, że fundacje stosują w tym względzie zasady przewidziane w Prawie o stowarzyszeniach.

Zobacz teksty ustaw w serwisie sejmowym (ISAP): Prawo o stowarzyszenia, ustawa o fundacjach.

Jak wskazano na początku artykułu stan zagrożenia przedłużono do końca września. Możliwe, że zostanie przedłużony kolejny raz, ale organizacje pozarządowe, którym zależy na decyzjach i obradach online, nie powinny czekać do ostatniej chwili. Co i które organizacje powinny zrobić? Zachęcamy do przeczytania artykułu z maja: Decyzje online w organizacjach pozarządowych. To, do czego przywykliśmy w epidemii wygaśnie wraz z nią.