Epidemia trwa. Od niemal roku musimy sobie radzić bez częstych wizyt w "biurze", załatwiając większość spraw z domu. Dotyczy to również działań fundacji i stowarzyszeń, w tym działań obejmujących zarządzanie - prace organów NGO. Łatwiej jest nam to robić dzięki pewności, jaką stworzyły przepisy o podejmowaniu decyzji online. W ramach przypomnienia i ugruntowania wiedzy, kolejny raz mierzymy się z tym tematem.
Tzw. Tarcza antykryzysowa wprowadziła zmianę w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach, umożliwiając podejmowanie uchwał oraz obrady władz stowarzyszeń w trybie online. Jest to szczególnie ważne dla stowarzyszeń, które martwią się o możliwość zwołania walnego zebrania w czasie trwania epidemii. Ale fundacje również mogą korzystać z opisywanych tu rozwiązań, dotyczących głosowań obiegowych i obrad online.
Regulacja działa od wiosny 2020 roku. Jest nadal aktualna - mamy epidemię i możemy stosować te przepisy, spotykając się online na walnych zebraniach, ale też w ramach prac innych ngo-sowych organów.
Gdzie szukać regulacji o obradach online?
Możliwość obradowania online przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika ze zmienionego art. 10 Prawa o stowarzyszeniach, w którym dodano ustępy 1a- 1e. W ustawie o fundacjach zmieniono art. 5, dodając ustępy 1a i 1b – tu wprowadzono zapis wskazujący, że fundacje stosują w tym względzie zasady przewidziane w prawie o stowarzyszeniach.
Zobacz teksty ustaw w serwisie sejmowym (ISAP): Prawo o stowarzyszeniach, ustawa o fundacjach. Fragment ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, dotyczący podejmowania decyzji online, zamieszczamy również na końcu tego tekstu.
Obrady i podejmowanie decyzji
Omówione tu regulacje dają dwie możliwości, które należy wyróżnić.
Pierwsza możliwość dotyczy podejmowania uchwał w trybie obiegowym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Czyli można podjąć decyzję, w ogóle nie organizując spotkania (nawet takiego w trybie online).
Druga możliwość to organizowanie spotkań online (np. walnego zebrania, posiedzenia komisji rewizyjnej, posiedzenia zarządu etc.), podczas których obradujemy i głosujemy.
Przepisy tylko na czas epidemii. Kto może stosować?
Trzeba pamiętać, że omówione poniżej zasady podejmowania uchwał i obradowania online można stosować tylko w okresie epidemii i zagrożenia epidemicznego.
Ponadto zasad tych nie stosują te organizacje pozarządowe, których statuty zawierają zapisy dotyczące obrad w trybie elektronicznym – bo stosują się do zasad wskazanych w statucie (wcześniej przewidziały sobie takie możliwości i nie muszą korzystać z rozwiązań z Tarczy). To też oznacza niestety, że organizacje, które w statucie zapisały wprost, że obrady nie mogą odbywać się w trybie online, nie mogą wykorzystać opisanych tu rozwiązań.
Bardzo dużo organizacji nie ma żadnych zapisów statutowych o możliwości podejmowania uchwał i obradowania w trybie elektronicznym. Przy braku jakichkolwiek regulacji w tym względzie powstawała wątpliwość, czy takie rozwiązanie można zastosować i było ryzyko uznania, że bez odpowiednich uregulowań takie głosowania będą podważone.
Wprowadzenie zapisów o elektronicznym trybie podejmowania uchwał i obradowania rozwiewa wątpliwości organizacji, których statuty nie zawierały żadnych regulacji w tym względzie. Uzyskują pewność, że obrady i głosowania online są legalne.
Uchwały w elektronicznym trybie obiegowym – jeśli członkowie wyrażą zgodę
Do art. 10 Prawa o stowarzyszeniach dodano ust. 1a. umożliwiający głosowanie wszystkich władz stowarzyszenia w trybie obiegowym, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. To oznacza, że każda z władz stowarzyszenia może podjąć uchwałę np. poprzez głosowanie przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.
zobacz: Władze stowarzyszenia. Organy i ich kompetencje
Głosowanie obiegowe za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest możliwe pod warunkiem uzyskania zgody członków organu, który w ten sposób ma podjąć uchwałę. Zgoda ta ma być wyrażona w formie dokumentowej.
Forma dokumentowa, oznacza, że oświadczenie nie musi być własnoręcznie podpisane. Zgodnie z art. 772 Kodeksu cywilnego taka forma oznacza złożenie oświadczenia w postaci dokumentu „w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.
Dla zachowania formy dokumentowej wystarczy więc wysłanie wiadomości e-mail, SMSa, wiadomości na czacie czy komunikatorze - pod warunkiem możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie.
zobacz też: Czy można zerwać umowę SMS-em?
Tak więc stowarzyszenia mogą podejmować uchwały w trybie obiegowym – w formie elektronicznej, ale trzeba pamiętać o uzyskaniu zgody członków organu podejmującego uchwałę. Można też uznać, że wzięcie udziału w takim głosowaniu, oddanie głosu „za”, „przeciw” lub „wstrzymanie się” będzie oznaczało zgodę na głosowanie w takiej formie.
Więcej o zgodzie na głosowanie obiegowe przeczytasz w artykule Przemysława Żaka: Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 1. Głosowanie w trybie obiegowym.
Przepisy o głosowaniu obiegowym mają też (jak wskazaliśmy na początku) odpowiednie zastosowanie w przypadku fundacji.
Obrady on-line nie wymagają zgody członków
Przepisy wprowadziły też możliwość obrad online - prowadzenia spotkań z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Ta forma dotyczy również wszystkich władz w stowarzyszeniu: zarówno zarządu, komisji rewizyjnej jak i walnego zebrania. Przepisy stosujemy też odpowiednio do organów fundacji (zarządów, rad czy komisji).
Na przeprowadzenie obrad w trybie online, nie trzeba uzyskiwać zgody członków danego organu. Jednak przepisy określają niezbędne do spełnienia warunki, aby móc przeprowadzić posiedzenie w tym trybie.
- Wymogi dotyczące zawiadomienia o zebraniu. Zawiadomienie musi zawierać wskazanie terminu obrad, wskazanie narzędzia w jakim zebranie będzie przeprowadzane (platformy), opis sposobu wzięcia udziału, tj. np. podanie odpowiedniego linku, i wszystkie inne dane wymagane, aby można było wziąć udział w obradach (np. hasło do logowania na narzędzie/platformę). Ponadto w zawiadomieniu należy opisać funkcjonalności danego narzędzia, pozwalające na aktywny udział w zebraniu, tj. np. sposobu oddawania głosu. Trzeba też pamiętać, aby zachować wymogi dotyczące sposobu zwoływania zebrania, przewidziane w statucie danej organizacji.
- Zapewnienie niezbędnych wymagań technicznych, tj.:
- transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym
- dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władz może wypowiadać się w toku obrad
- wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.
Ze względu na te wymogi techniczne, trzeba najpierw zrobić przegląd dostępnych narzędzi do przeprowadzenia spotkania, które będą odpowiednie dla danej organizacji. Bardzo duże znaczenie ma liczba członków, którzy mają wziąć udział w głosowaniu.
Przykładowe platformy do prowadzenia spotkań online i głosowania opisujemy m.in. w informacji: Walne zebranie on-line. Możliwe dzięki narzędziom.
W niektórych przypadkach warto rozważyć możliwość udzielenia pełnomocnictw przez cześć członków (np. przy dużej liczbie członków, czy osobach mających problem w posługiwaniu się środkami komunikacji elektronicznej).
Przebieg odbytego zebrania powinien opisywać protokół. Warto też nagrywać spotkanie - takie nagranie będzie najlepiej dokumentowało jego przebieg (nagranie zachowujemy w wewnętrznej dokumentacji organizacji). Oczywiście spisujemy i zachowujemy też przyjęte na spotkaniu uchwały.
Jednym z dokumentów sporządzanych podczas walnego zebrania jest lista obecności, na której uczestnicy składają swoje osobiste podpisy. Powstaje pytanie o sposób sporządzenia listy obecności z zebrania, które organizowane jest online. Nie ma tu możliwości zebrania od wszystkich uczestników podpisów "pisemnych". W praktyce najczęściej listę obecności jest sporządzona i podpisana przez przewodniczącego zebrania i protokolanta. Taka lista może być zawarta w protokole zebrania lub stanowić załącznik do protokołu.
więcej na ten temat głosowania obiegowego i obrad online:
w rozwiązaniu technicznych i organizacyjnych problemów obradowania online pomocne mogą być poniższe informacje:
Głosowania obiegowe i obrady online w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach. Art. 10 ustępy 1a-1e
1a Jeżeli członkowie władzy stowarzyszenia wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej, głosowanie poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
1b. Możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.
1c. Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach władzy stowarzyszenia odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:
1) transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;
2) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad;
3) wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.
1d. Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na oraz poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może podlegać odmiennym uregulowaniom w tym ograniczeniom w statucie stowarzyszenia. Statut stowarzyszenia może też wprost wyłączyć możliwość stosowania powyższych przepisów w stowarzyszeniu.
1e. Rozwiązania, o których mowa w ust. 1a-1d, stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2020 r. poz. 1845).
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
