Decyzje online w organizacjach pozarządowych. To, do czego przywykliśmy w epidemii wygaśnie wraz z nią
W ubiegłym tygodniu pisaliśmy o epidemicznych przepisach o przedłużaniu kadencji organów NGO i o tym co dla tych przepisów może oznaczać koniec epidemii. Dziś przypominamy o innej regulacji, która weszła w życie w pierwszym roku zmagań z koronawirusem w Polsce. Chodzi o możliwość podejmowania decyzji i prowadzenia obrad online. Przypominamy przepisy i zwracamy uwagę na możliwość zmiany sytuacji.
16 maja 2022 roku rząd ogłosił koniec stanu epidemii i przejście w stan zagrożenia epidemicznego ("stan epidemii został przekształcony w stan zagrożenia epidemicznego").
Omówione niżej przepisy to przepisy okresowe. Działają w czasie epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego. Nie będą jednak działać, kiedy epidemia lub stan zagrożenia zostaną odwołane.
W czasie epidemii (szczególnie w okresach jej nasilenia) musieliśmy radzić sobie bez częstych wizyt w "biurze" - załatwiać większość spraw z domu. Dotyczyło to również działań fundacji i stowarzyszeń, w tym działań obejmujących zarządzanie - prace organów NGO. Łatwiej było (i nadal jest) nam to robić dzięki pewności, jaką stworzyły przepisy o podejmowaniu decyzji i prowadzeniu spotkań online.
Decyzje i spotkania w czasie epidemii i stanu zagrożenia
Przepisy, które pojawiły się w pierwszym roku epidemii, opisują dwie możliwości:
Pierwsza możliwość dotyczy podejmowania uchwał w trybie obiegowym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Czyli można podjąć decyzję, w ogóle nie organizując spotkania (nawet takiego w trybie online).
Druga możliwość to organizowanie spotkań online (np. walnego zebrania, posiedzenia komisji rewizyjnej, posiedzenia zarządu etc.), podczas których obradujemy i głosujemy.
Wprowadzenie tych przepisów rozwiało wątpliwości organizacji, których statuty nie zawierały żadnych regulacji w tym względzie (a takich było i prawdopodobnie nadal jest wiele). NGO-sy dzięki tym przepisom uzyskują pewność, że obrady i głosowania online są legalne.
Przepisy można stosować tylko w okresie epidemii i zagrożenia epidemicznego.
Zaznaczmy dla jasności: dziś opisane powyżej przepisy o decyzjach i obradach online nadal obowiązują (podobnie jak opisane wcześniej przepisy o przedłużeniu kadencji organów), ponieważ nadal obowiązuję jeden ze stanów, w tych przepisach wskazanych (stan zagrożenia epidemicznego).
Gdzie szukać informacji o decyzjach i spotkaniach online?
Możliwość decydowania i obradowania online przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika ze zmienionego art. 10 Prawa o stowarzyszeniach, w którym dodano ustępy 1a- 1e. W ustawie o fundacjach zmieniono art. 5, dodając ustępy 1a i 1b – tu wprowadzono zapis wskazujący, że fundacje stosują w tym względzie zasady przewidziane w Prawie o stowarzyszeniach.
Zobacz teksty ustaw w serwisie sejmowym (ISAP): Prawo o stowarzyszenia, ustawa o fundacjach.
Szczegółowe omówienie wskazanych wyżej przepisów znajdziecie w artykule poradniczym: W czasie epidemii stowarzyszenia i fundacje mogą obradować online.
Koniec epidemii / stanu zagrożenia. Konsekwencje dla NGO-sów
Jakie konsekwencje dla organizacji pozarządowych będzie miało ostateczne odwołanie wymienionych stanów? Przepisy o decyzjach i spotkaniach online przestaną obowiązywać. Sytuacja będzie zależna od nastawienia NGO i zapisów w statutach organizacji.
NGO-sy, dla których spotkania i decyzje online były przykrą koniecznością, a nie realną potrzebą, i które chcą się spotykać i podejmować decyzje "normalnie", bez uciekania się do pośrednictwa internetu i technologii, nie powinny się przejmować. Organizowanie "zwykłych" spotkań będzie możliwe i niczym nieograniczone. Jeśli organizacja nie ma problemu z organizowaniem takich spotkań, nic nie musi robić, przyjmie koniec epidemii z radością i wróci do spotkań wyłącznie "twarzą w twarz".
NGO-sy, które wcześniej (przed epidemią lub w jej trakcie) zapisały w swoich dokumentach wewnętrznych (przeważnie w statutach) możliwość podejmowania decyzji i spotykania się online, tak naprawdę z opisanych przepisów nie korzystają. Korzystają z "onlajnów" na podstawie wewnętrznych regulacji i po zakończeniu epidemii, jeśli będzie to dla nich wygodne i będą tego potrzebować, nadal będą mogły to robić.
NGO-sy wykorzystujące epidemiczne przepisy o spotkaniach i decyzjach online, które w swoich statutach nie mają zapisanych tych możliwości, powinny zastanowić się nad zmianami. Jeśli spotkania i decyzje online są im potrzebne i przewidują, że będą chciały nadal pracować w ten sposób, również po zakończeniu epidemii, muszą zapisać to w swoich regulacjach wewnętrznych. Jeśli tego nie zrobią przed odwołaniem stanów (epidemii lub zagrożenia), omówione przepisy wygasną, a to w przypadku tych organizacji oznacza problem z decyzjami i spotkaniami online (takie decyzje i spotkania mogą zostać uznane za nieważne).
Dodaj informację do portalu ngo.pl!
Czekamy na Twój artykuł, komentarz, wywiad czy relację. Dotrzyj ze swoją informacją do tysięcy osób, które czytają ngo.pl.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
-
●Dorota Setniewska, ngo.pl
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Iwona Danilewicz