Decyzje online w organizacjach pozarządowych. To, do czego przywykliśmy w epidemii wygaśnie wraz z nią
W ubiegłym tygodniu pisaliśmy o epidemicznych przepisach o przedłużaniu kadencji organów NGO i o tym co dla tych przepisów może oznaczać koniec epidemii. Dziś przypominamy o innej regulacji, która weszła w życie w pierwszym roku zmagań z koronawirusem w Polsce. Chodzi o możliwość podejmowania decyzji i prowadzenia obrad online. Przypominamy przepisy i zwracamy uwagę na możliwość zmiany sytuacji.
16 maja 2022 roku rząd ogłosił koniec stanu epidemii i przejście w stan zagrożenia epidemicznego ("stan epidemii został przekształcony w stan zagrożenia epidemicznego").
Omówione niżej przepisy to przepisy okresowe. Działają w czasie epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego. Nie będą jednak działać, kiedy epidemia lub stan zagrożenia zostaną odwołane.
W czasie epidemii (szczególnie w okresach jej nasilenia) musieliśmy radzić sobie bez częstych wizyt w "biurze" - załatwiać większość spraw z domu. Dotyczyło to również działań fundacji i stowarzyszeń, w tym działań obejmujących zarządzanie - prace organów NGO. Łatwiej było (i nadal jest) nam to robić dzięki pewności, jaką stworzyły przepisy o podejmowaniu decyzji i prowadzeniu spotkań online.
Decyzje i spotkania w czasie epidemii i stanu zagrożenia
Przepisy, które pojawiły się w pierwszym roku epidemii, opisują dwie możliwości:
Pierwsza możliwość dotyczy podejmowania uchwał w trybie obiegowym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Czyli można podjąć decyzję, w ogóle nie organizując spotkania (nawet takiego w trybie online).
Druga możliwość to organizowanie spotkań online (np. walnego zebrania, posiedzenia komisji rewizyjnej, posiedzenia zarządu etc.), podczas których obradujemy i głosujemy.
Wprowadzenie tych przepisów rozwiało wątpliwości organizacji, których statuty nie zawierały żadnych regulacji w tym względzie (a takich było i prawdopodobnie nadal jest wiele). NGO-sy dzięki tym przepisom uzyskują pewność, że obrady i głosowania online są legalne.
Przepisy można stosować tylko w okresie epidemii i zagrożenia epidemicznego.
Zaznaczmy dla jasności: dziś opisane powyżej przepisy o decyzjach i obradach online nadal obowiązują (podobnie jak opisane wcześniej przepisy o przedłużeniu kadencji organów), ponieważ nadal obowiązuję jeden ze stanów, w tych przepisach wskazanych (stan zagrożenia epidemicznego).
Gdzie szukać informacji o decyzjach i spotkaniach online?
Możliwość decydowania i obradowania online przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika ze zmienionego art. 10 Prawa o stowarzyszeniach, w którym dodano ustępy 1a- 1e. W ustawie o fundacjach zmieniono art. 5, dodając ustępy 1a i 1b – tu wprowadzono zapis wskazujący, że fundacje stosują w tym względzie zasady przewidziane w Prawie o stowarzyszeniach.
Zobacz teksty ustaw w serwisie sejmowym (ISAP): Prawo o stowarzyszenia, ustawa o fundacjach.
Szczegółowe omówienie wskazanych wyżej przepisów znajdziecie w artykule poradniczym: W czasie epidemii stowarzyszenia i fundacje mogą obradować online.
Koniec epidemii / stanu zagrożenia. Konsekwencje dla NGO-sów
Jakie konsekwencje dla organizacji pozarządowych będzie miało ostateczne odwołanie wymienionych stanów? Przepisy o decyzjach i spotkaniach online przestaną obowiązywać. Sytuacja będzie zależna od nastawienia NGO i zapisów w statutach organizacji.
NGO-sy, dla których spotkania i decyzje online były przykrą koniecznością, a nie realną potrzebą, i które chcą się spotykać i podejmować decyzje "normalnie", bez uciekania się do pośrednictwa internetu i technologii, nie powinny się przejmować. Organizowanie "zwykłych" spotkań będzie możliwe i niczym nieograniczone. Jeśli organizacja nie ma problemu z organizowaniem takich spotkań, nic nie musi robić, przyjmie koniec epidemii z radością i wróci do spotkań wyłącznie "twarzą w twarz".
NGO-sy, które wcześniej (przed epidemią lub w jej trakcie) zapisały w swoich dokumentach wewnętrznych (przeważnie w statutach) możliwość podejmowania decyzji i spotykania się online, tak naprawdę z opisanych przepisów nie korzystają. Korzystają z "onlajnów" na podstawie wewnętrznych regulacji i po zakończeniu epidemii, jeśli będzie to dla nich wygodne i będą tego potrzebować, nadal będą mogły to robić.
NGO-sy wykorzystujące epidemiczne przepisy o spotkaniach i decyzjach online, które w swoich statutach nie mają zapisanych tych możliwości, powinny zastanowić się nad zmianami. Jeśli spotkania i decyzje online są im potrzebne i przewidują, że będą chciały nadal pracować w ten sposób, również po zakończeniu epidemii, muszą zapisać to w swoich regulacjach wewnętrznych. Jeśli tego nie zrobią przed odwołaniem stanów (epidemii lub zagrożenia), omówione przepisy wygasną, a to w przypadku tych organizacji oznacza problem z decyzjami i spotkaniami online (takie decyzje i spotkania mogą zostać uznane za nieważne).
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
