Kończy się stan zagrożenia epidemicznego. Przestaną działać przepisy, z których korzystają NGO-sy
W ostatnich miesiącach stan zagrożenia epidemicznego przedłużany był kilka razy. Nie ma sygnałów, że zostanie przedłużony po raz kolejny. Wszystko wskazuję więc na to, że skończy się 31 marca. A to oznacza, że przestaną działać przepisy, z których korzystały organizacje pozarządowe. Należy się na to przygotować.
Pierwszy raz sygnalizowaliśmy to na wiosnę 2022 roku. Ostrzegaliśmy organizacje pozarządowe, że należy się przygotować na zakończenie epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego. Od tego momentu minęło sporo czasu, spotykamy się i pracujemy w miarę swobodnie, były więc warunki, żeby poradzić sobie z tym, z czym ciężko było sobie poradzić, kiedy ograniczaliśmy spotkania i kontakty.
Mamy nadzieję, że macie to już za sobą, ale na wszelki wypadek przypominamy, co należy zrobić, kiedy wygasną specjalne przepisy stworzone dla NGO-sów na początku pandemii.
Zarządy i decyzje online - dwie grupy przepisów
Pisząc o specjalnych przepisach dla NGO mamy na myśli dwie grupy przepisów:
- przepisy pozwalające na niewybieranie nowych zarządów (mimo upływu kadencji starych organów)
- przepisy legalizujące możliwość podejmowania decyzji online (za pomocą środków komunikacji elektronicznej).
W obu przypadkach po zakończeniu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego przepisy przestaną działać. W sprawie kadencji będziemy mieli jeszcze krótki okres przejściowy - w przypadku decyzji online nie ma takiego okresu. Na obie sytuacje możemy się przygotować. Poniżej opisujemy pokrótce na czym polegały wymienione tu regulacje oraz radzimy co należy zrobić.
Koniec stanu zagrożenia epidemicznego?
Niczego nie możemy być pewni, ale przedłużenie po raz kolejny okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego jest bardzo mało prawdopodobne. Ostatnio dokonano tego w grudniu 2022 roku przedłużając stan do 31 marca 2023 r. Stan przedłużano rozporządzeniem. W serwisie legislacja.gov.pl (serwis sygnalizujący nad jakimi aktami prawnymi pracuje rząd) nie ma informacji o projekcie rozporządzenia, które przedłużałoby stan zagrożenia. Nie ma komunikatów rządowych na ten temat, ani informacji w prasie. Należy przyjąć, że w kwietniu nie będzie już stanu zagrożenia.
Przedłużane kadencje zarządów
Jeśli w okresie epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego organizacja pozarządowa miała kłopot z wybraniem nowego zarządu, komisji rewizyjnej czy innego statutowego organu, którego kadencja upływała, mogła poczekać. Kadencja dotychczasowego mogła trwać do końca epidemii (lub stanu zagrożenia) plus dwa miesiące.
Organizacja MOGŁA - nie musiała przedłużać kadencji.
Co więcej, organizacja mogła skorzystać z przepisów np. w 2021 roku, ale potem, nie czekając na ich wygaśnięcie, mogła skorzystać ze sprzyjających okoliczności (poprawy sytuacji - większej możliwości spotkań) i powołać nowe organy. Te organizacje, które to zrobiły, nie muszą teraz przejmować się końcem okresu obowiązywania regulacji.
Koniec epidemii - koniec "starych" zarządów
Covidowe regulacje o przedłużaniu kadencji to przepisy okresowe. Mają działać w czasie epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego. Nie będą jednak działać, kiedy epidemia lub stan zagrożenia zostaną odwołane. A to najprawdopodobniej za chwilę nastąpi. W tej sytuacji będziemy mieli dwa miesiące na "odświeżenie" organów - powołanie nowych członków.
W momencie, kiedy rząd ogłosi koniec epidemii czyli odwoła - nie przedłuży stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego, organizacja ma dwa miesiące na dokonanie koniecznych zmian w zarządzie czy innych organach. Poza samym dokonaniem zmiany (wyboru nowych członków czy nowych organów w całości) musimy oczywiście dokonać też obowiązkowego zgłoszenia do KRS.
Podsumujmy co należy zrobić
- sprawdźcie czy korzystaliście z możliwości przedłużenia kadencji
- ustalcie, których organów to dotyczyło, czy dotyczyło ich w całości, czy tylko odnosiło się do poszczególnych członków
- dokonajcie wyborów jak najszybciej - od końca marca będą na to jeszcze dwa miesiące
- zgłoście zmiany do rejestru.
ONLINE: Decyzje i spotkania
Spotykanie się i decydowanie nie zawsze było łatwe w "normalnych" czasach (np. gdy członkowie NGO rozproszenie byli po całej Polsce), ale z nastaniem pandemii stało się szczególnie trudne. Dlatego stworzono organizacjom specjalne możliwości:
- możliwość podejmowania uchwał w trybie obiegowym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej - czyli można podjąć decyzję, w ogóle nie organizując spotkania (nawet takiego w trybie online),
- możliwość organizowania spotkań online (np. walnego zebrania, posiedzenia komisji rewizyjnej, posiedzenia zarządu etc.), podczas których obradujemy i głosujemy.
Przepisy, które dały w pandemii powyższe możliwości, były ważne szczególnie dla tych NGO-sów, które decyzji i spotkań innych niż "analogowe", nie przewidziały w swoich statutach.
warto przeczytać: W czasie epidemii stowarzyszenia i fundacje mogą obradować online
Koniec epidemii / stanu zagrożenia. Co z decyzjami ONLINE?
Kiedy nastąpi odwołanie (nieprzedłużenie) stanu zagrożenia epidemicznego, przepisy o decyzjach i spotkaniach online przestaną obowiązywać. Konsekwencje dla organizacji będą zależne od nastawienia danej NGO i zapisów w jej statucie. Możemy wyróżnić trzy sytuacje.
1. Organizacje niezainteresowane decyzjami online
NGO-sy, dla których spotkania i decyzje online były przykrą koniecznością, a nie realną potrzebą, i które chcą i mogą już spotykać się i podejmować decyzje "normalnie", nie powinny się przejmować. Organizowanie "zwykłych" spotkań jest przecież możliwe i nie wymaga specjalnej regulacji. Jeśli organizacja nie ma problemu z organizowaniem takich spotkań, nic nie musi robić. Nie potrzebuje spotykać się i decydować online, więc nie interesuje ją koniec obowiązywania przepisów, które dotychczas to umożliwiały.
2. Organizacje, które wdrożyły decyzje/spotkania online jeszcze przed epidemią
NGO-sy, które wcześniej (przed epidemią lub w jej trakcie) zapisały w swoich dokumentach wewnętrznych (przeważnie w statutach) możliwość podejmowania decyzji i spotykania się online, tak naprawdę z opisanych przepisów covidowych nie korzystały. Korzystały z "onlajnów" na podstawie swoich wewnętrznych regulacji i po zakończeniu epidemii / stanu zagrożenia, jeśli będzie to dla nich wygodne i będą tego potrzebować, nadal będą mogły to robić.
3. Organizacje wdrożyły "onlajny" podczas epidemii i nadal chcą tak pracować
NGO-sy wykorzystujące epidemiczne przepisy o spotkaniach i decyzjach online, które w swoich statutach nie mają zapisanych tych możliwości, powinny zastanowić się nad zmianami. Jeśli spotkania i decyzje online są im potrzebne i przewidują, że będą chciały nadal pracować w ten sposób, również po zakończeniu epidemii, muszą zapisać to w swoich regulacjach wewnętrznych. Jeśli tego nie zrobią przed odwołaniem stanów (epidemii lub zagrożenia), omówione przepisy wygasną, a to w przypadku tych organizacji oznacza problem z decyzjami i spotkaniami online (takie decyzje i spotkania mogą zostać uznane za nieważne).
Pamiętajcie: przepisy o spotkaniach i decyzjach online wygasają OD RAZU po ustaniu epidemii lub stanu zagrożenia - nie ma okresu przejściowego. Jeśli jeszcze nie zapisaliście w swoich statutach decyzji czy spotkań online, zróbcie to szybko!
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
