W epidemii mija kadencja zarządu. Kto podpisuje umowy dotacyjne?
Działania organizacji pozarządowych w epidemii, podobnie jak większości innych podmiotów, są utrudnione. Trudno jest m.in. dokonać takich koniecznych zmian formalnych, jak wybór nowego zarządu. A kadencje mijają. Czy organ, który działa w epidemii, mimo że minęła już jego kadencja, może reprezentować organizację, np. podpisywać się pod umowami?
Upływ kadencji – gdzie tkwi problem? (przykład)
Stowarzyszenie powołuje zarząd na trzyletnią kadencję. W listopadzie 2020 roku upłynęła kadencja obecnego zarządu. Niestety, ze względu na sytuację związaną z pandemią COViD-19, nie mogło się odbyć walne zebranie, na którym stowarzyszenie powinno wybrać nowy zarząd. Statut stowarzyszenia nie przewidział, jak należy się zachować w takiej sytuacji.
Stowarzyszenie (tzn. zarząd) nadal działa w obecnym (starym) składzie, jednak zdaje sobie sprawę z tymczasowości tej sytuacji i jej niezgodności ze statutem. W najbliższym czasie stowarzyszenie ma podpisać umowę dotacyjną. Czy opisana sytuacja (niewybranie nowego zarządu) będzie miała wpływ na legalność takiej umowy?
Zarządy na czas epidemii
W połowie 2020 roku pojawiły się przepisy, zgodnie z którymi "stare" zarządy mają możliwość legalnego działania w czasie epidemii. Nie wszyscy są w stanie spotykać się i podejmować decyzję online, społeczna izolacja uniemożliwia im spotkania "analogowe", pomyślano więc, że trzeba szukać ratunku w specjalnej regulacji.
Dlatego w związku z epidemią do artykułu 10 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach, dodano ustęp 1f z zapisem przedłużającym kadencję władz na czas trwania epidemii i zagrożenia epidemicznego.
artykuł 10 ust. 1f ustawy – Prawo o stowarzyszeniach
Jeżeli kadencja władz stowarzyszenia, o których mowa w ust. 1 pkt 5, upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, lub do 30 dni po odwołaniu danego stanu, podlega ona przedłużeniu do czasu wyboru władz stowarzyszenia na nową kadencję, jednak nie dłużej niż do 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.
Jak wskazano w zacytowanym powyżej przepisie, jeśli kadencja władz stowarzyszenia "upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii", to kadencja ta uległa przedłużeniu i umowa o dotację może być spokojnie przez "stary" zarząd podpisana w imieniu stowarzyszenia.
Przepisy są tak skonstruowane, że "włączają" przedłużenie kadencji w epidemii automatycznie. Nie ma potrzeby, żeby stowarzyszenie potwierdzało, np. w formie uchwały, że kadencja jest przedłużona na podstawie art. 10 ust. 1f Prawa o stowarzyszeniach. Oczywiście stowarzyszenie – zarząd, członkowie – powinno mieć świadomość, że stosują ten przepis, że korzystają z niego, bo trudno im się spotkać i wybrać nowe osoby, ale nie ma potrzeby formalnego potwierdzania czy dodatkowego "uprawomocniania" tej sytuacji.
Czy przepisy, które opisujemy powyżej powodują, że w każdej organizacji pozarządowej przedłuża się kadencje organów i organizacja, która chciałaby w epidemii wybrać nowy zarząd, nie może tego zrobić? Nie! Opisana regulacja daje MOŻLIWOŚĆ przedłużenia kadencji, ale jeśli organizacja nie chce, nie musi z tej możliwości korzystać. Wyjaśniał to Przemysław Żak w artykule "Zarządy na czas epidemii. Wydłużenie kadencji organów organizacji pozarządowych".
"Czy trzeba z przedłużenia kadencji korzystać? W żadnej mierze nie ma tego obowiązku. Wynika to wprost z brzmienia przepisu, który jak wyżej wskazałem, przedłuża kadencję do czasu wyboru nowego organu, lecz nie dłużej niż do 60 dni po zakończeniu jednego ze stanów. Należy wręcz rozważyć, na ile istnieje w konkretnej organizacji pozarządowej możliwość przeprowadzenia wyborów".
Trzeba też pamiętać, że stare władze nie mogą funkcjonować dowolnie długi czas. Jeśli epidemia ustąpi, stowarzyszenie będzie zobowiązane do wyboru nowych w określonym czasie. Nowe władze trzeba będzie wybrać najpóźniej w ciągu 60 dni od odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.
Wybrany tu przykład problemów z upływem kadencji dotyczył stowarzyszenia. Analogiczne przepisy działają jednak również w przypadku fundacji.
A może jednak zadziałajmy przez internet?
Działaliśmy w epidemii i trudno nam było się ogarnąć. Kadencja upłynęła – skorzystaliśmy z opisanych wyżej przepisów. Ale po jakimś czasie w stowarzyszeniu coraz więcej osób pracuje "zdalnie", uczymy się, sytuacja zaczyna być bardziej stabilna. Być może warto jednak podjąć próbę wyboru nowego składu zarządu czy komisji rewizyjnej? Oczywiście można! Czasem nawet będzie trzeba – bo np. są członkowie organu, którzy złożyli rezygnację.
Pamiętajmy, że istnieją mechanizmy pomagające nowe władze wybrać wcześniej – jeszcze w czasie epidemii. Robimy to korzystając np. z możliwości głosowania w trybie online. Zachęcamy do zapoznania się z informacjami, które wyjaśniają, jak podejmować decyzje (nawet te najważniejsze) z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej.
o posiedzeniach online (czyli np. o walnym) – Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 2. Posiedzenie online
o możliwości głosowania w trybie obiegowym (głosowanie poza posiedzeniem) – Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 1. Głosowanie w trybie obiegowym
tu można przeczytać o różnych narzędziach pomocnych do zwoływania posiedzeń w trybie online: Walne zebranie on-line. Możliwe dzięki narzędziom
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
