Władze w stowarzyszeniu to walne zebranie, zarząd i komisja rewizyjna. W skład tych władz wchodzą ich członkowie. W każdym przypadku może pojawić się konieczność uzupełnienia składu danej władzy - organu. Co wtedy?
Jak w wielu takich sytuacjach, kiedy mamy jakiś problem w stowarzyszeniu, rozwiązania należy szukać blisko - w statucie! Sprawdzamy, jak może wyglądać uzupełnianie składu na przykładzie z komisją rewizyjną.
W naszym stowarzyszeniu statut zakłada 3 członków komisji rewizyjnej. Taki właśnie był jej skład, ale jeden z członków zaczął poważnie chorować, stwierdził, że nie może brać udziału w pracach komisji i zgłosił rezygnację. Komisja nie zbierała się częściej niż raz w roku, w związku z walnym sprawozdawczym (które w tym roku już za nami). Czy musimy uzupełnić skład komisji? Czy musimy ponownie zwoływać walne - może istnieje inny sposób? Czy jakieś znaczenie ma to, że działamy nadal w epidemii?
Zajrzyj w statut stowarzyszenia
Tryb uzupełnienia składu organu stowarzyszenia zależy od zapisów statutu. Czasem w statutach są zapisy o możliwości dokooptowania członka organu przez pozostałych członków danego organu (czyli np. jeśli brakuje członka komisji rewizyjnej, to pozostali członkowie komisji, mogą dobrać brakującego członka).
Jeśli statut nie przewiduje możliwości dokooptowania brakujących członków organu, to trzeba przeprowadzić wybory uzupełniające - głosowanie walnego zebrania. Tryb wyboru kandydatów, powinien być taki jak zwykle (tryb może być uregulowane w statucie albo ustalony praktyką).
Procedowanie w pandemii. Możliwości decydowania online
Kiedy uchwałę o uzupełnieniu składy Komisji Rewizyjnej ma podjąć walne, to trzeba je zwołać - stacjonarnie lub online. Możliwość zwołania walnego w trybie online została przewidziana w Prawie o stowarzyszeniach na czas epidemii i zagrożenia epidemicznego. Jeśli statut nie przewiduje obiegowego podejmowania uchwał, to na czas trwania epidemii i zagrożenia epidemicznego Prawo o stowarzyszeniach wskazuje również możliwość podejmowania uchwał poza posiedzeniami (w trybie obiegowym) - w formie elektronicznej.
W pandemii można więc uzupełnić skład korzystając z dwóch dodatkowych (poza standardowym głosowaniem na zebraniu) form: z głosowania obiegowego za pomocą komunikacji elektronicznej (np. mailem) i z głosowania na zebraniu online.
Więcej na temat organizowania walnego online i głosowania obiegowego w trybie elektronicznym można przeczytać tu:
Termin uzupełnienia składu. Nie zwlekajmy!
Jeśli statut przewiduje konkretną liczbę osób w organie, to należy dążyć do uzupełnienia w jak najszybszym terminie.
Z drugiej strony, jeśli są przeszkody, znaczenie ma też to, czy pomimo mniejszego składu niż to wynika ze statutu, organ jest zdolny do podejmowania uchwał. Przykładowo: często w statucie jest zapis, że uchwała jest ważna, jeśli zapada przy określonej liczbie członków organu uprawnionych do głosowania, np. do podjęcia ważnej uchwały wystarczy, aby głosowały dwie osoby z trzyosobowego organu.
Istotne może być również ustalenie, czy w okresie kiedy dany organ nie ma wymaganej liczby członków, zaplanowane są jakieś kwestie, którymi ten organ ma się zajmować. Tak właśnie jest w przypadku opisany w pytaniu stowarzyszenia, od którego rozpoczęliśmy.
Trzeba jednak pamiętać, że kwestie do rozpatrzenia przez organ mogą wypłynąć jako niezaplanowane - pojawić się niespodziewanie. Dlatego (wracając do początku) trzeba dążyć do jak najszybszego uzupełnienia składu.
Zmiany trzeba zgłosić do KRS
Kiedy już uzupełnimy skład, należy pamiętać o dopełnieniu obowiązku zgłoszenia zmian do KRS. Termin na zgłoszenie zmian to 7 dni od dnia dokonania zmiany (tu wyboru nowego członka organu). Zmianę zgłaszamy na formularzu KRS-Z20 (podstawowy) oraz KRS-ZK (na którym wpisuje się konkretne zmiany osobowe we władzach). Do formularzy należy dołączyć dokumenty poświadczające zaistniałą sytuację, tj. rezygnację ustępującego członka oraz uchwałę odpowiedniego organu o uzupełnieniu składu/powołaniu nowego członka organu. Jeśli uzupełnienie składu komisji jest dokonywane na walnym, to trzeba też dołączyć protokół z zebrania i listę
Przykładowo wypełnione formularze: Formularze KRS - zmiana władz stowarzyszenia.
Więcej o zgłaszaniu zmian do KRS zobacz: Jakie informacje trzeba zgłaszać do KRS? oraz Zgłaszanie zmian do KRS.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
