Publicystyka - ngo.pl

Zazwyczaj członkostwo w zarządzie ustaje z powodu upływu kadencji władz, odwołania przez uprawniony organ ze sprawowanej funkcji oraz na skutek złożenia rezygnacji. Tak też najczęściej są sformułowane zapisy statutów. Nie ma przepisów ogólnych, które regulują te kwestie w stosunku do stowarzyszeń i fundacji.

Nawet jeśli statut nie wskazuje na wygaśnięcie mandatu na skutek rezygnacji, to przyjmuje się, że jest to powód ustania członkostwa w zarządzie, gdyż członkostwo w zarządzie jest dobrowolne i nie można nikogo zmusić do pełnienia takiej funkcji. Stanowisko to potwierdza choćby wymóg znajdujący się w art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, aby do zgłoszenia członków zarządu do KRS, dołączyć zgodę tych osób (osobne oświadczenie o wyrażeniu zgody nie jest potrzebne, jeśli ta zgoda wynika z innego dokumentu – protokołu lub sam wniosek o wpis członków zarządu do KRS jest podpisany przez daną osobę).

Z dobrowolnością objęcia funkcji wiąże się wzięcie na siebie zobowiązania, którego podstawą jest tzw. stosunek wewnątrzorganizacyjny, którego główną podstawą jest statut podmiotu. Nie rozwijając tu jednak pojęcia stosunku wewnątrzorganizacyjnego, warto zaznaczyć, że choć nie jest to wprost stosunek cywilnoprawny, to należy odnosić do tej relacji ogólne zasady dotyczące składania oświadczeń woli, ich wykładni, czy całej tematyki zobowiązań, w tym odpowiednio (pomocniczo), regulacje dotyczące zleceń.

Przypomnijmy, że w statucie można zapisać też inne szczegółowe zasady, dotyczące rezygnowania z członkostwa w zarządzie, czy możliwość zawierania dodatkowych, służebnych do uzyskanego mandatu, stosunków cywilnych lub stosunków pracy na pełnienie funkcji w zarządzie.

Przede wszystkim rezygnacja pod względem prawnym będzie traktowana jak oświadczenie woli. Zasady składania oświadczeń woli wynikają z art. 61 Kodeksu cywilnego:

Forma

Przedstawione przepisy nie wskazują wymaganej formy do złożenia oświadczenia, nie ma więc wymogu aby rezygnacja musiała mieć formę pisemną. Należy więc przyjąć, że dopuszczalne są wszelkie formy: ustna, pisemna, dokumentowa (np. za pomocą poczty elektronicznej). Przy czym zawsze należy zwrócić uwagę na zapisy statutu danej organizacji, gdyż forma złożenia oświadczenia o rezygnacji może być dookreślona w statucie (np. może być zapis wymagający „formy pisemnej pod rygorem nieważności”). 

Jeśli statut nie dookreśla formy rezygnacji, to i tak zawsze warto zadbać o dowód złożenia takiej rezygnacji, chociażby dlatego, że bardzo często jest to wymóg konieczny do wykreślenia danej osoby z KRS. Właśnie ze względów dowodowych, najlepiej jest złożyć rezygnację w formie pisemnej (i zachować kopię oświadczenia oraz dowód złożenia oświadczenia) lub choćby z zachowaniem formy dokumentowej (np. poprzez wysłanie e-maila z oświadczeniem o rezygnacji).

Jeśli rezygnacja jest składana ustnie, to powinna być odnotowana w jakimś dokumencie – np. jeśli rezygnacja jest składana podczas posiedzenia Walnego zebrania członków stowarzyszenia, to powinna być odnotowana w protokole z Walnego.

Jednoznaczna treść 

Treść oświadczenia o rezygnacji powinna być sformułowana w sposób jednoznaczny. Jeśli ktoś napisze np. tak: „rezygnuję z pełnienia funkcji prezesa w zarządzie Fundacji…", to może powstać wątpliwość - czy chodzi o to, że dana osoba nie chce pełnić funkcji prezesa (ale chce nadal pozostać w zarządzie, tylko pełnić inną funkcję, np. członka zarządu), czy w ogóle nie chce być w zarządzie. Jeśli zatem intencją jest rezygnacja z bycia w zarządzie to oświadczenie może przybrać taką formę: „Składam rezygnację z członkostwa w zarządzie Fundacji…”.

Na problematykę treści składa się też kwestia ustalenia daty skuteczności rezygnacji, o czym poniżej.

Adresat/odbiorca 

Oświadczenie o rezygnacji powinno być złożone podmiotowi, w którym funkcja jest pełniona – a więc stowarzyszeniu czy fundacji. Jeśli rezygnacja jest składana w formie pisemnej i wysyłana pocztą, to powinna być wysłana na oficjalny adres ngo lub np. na oficjalny adres e-mail organizacji. Wysyłka w formie papierowej, pocztą jest szczególnie wskazana w przypadku niejasnych, konfliktowych sytuacji w organizacji.

Ta forma składania rezygnacji jest też zalecana w przypadku, gdy w zarządzie nie ma już nikogo innego - z tym jednak zastrzeżeniem, że nawet wtedy sąd może nie zaakceptować skuteczności takiego oświadczenia (przepisy nie wskazują czy w ogóle można wtedy złożyć rezygnację).

Warto też oświadczenie o rezygnacji przekazywać na więcej niż jeden sposób, włączając w to publiczne ogłoszenie np. na profilu w mediach społecznościowych, swoim blogu, stronie www.

Data złożenia rezygnacji a data skuteczności rezygnacji

Domyślnie za datę rezygnacji przyjmuje się datę oświadczenia. Przy czym warto też mieć na uwadze, że w zakresie daty skuteczności znaczenie ma również fakt, kiedy takie oświadczenie będzie doręczone (nie może być tak, że data rezygnacji ma wcześniejszą datę niż adresat odebrał lub co najmniej mógł odebrać oświadczenie). 

Data skuteczności rezygnacji może być określona w samym oświadczeniu, np. może być sformułowanie o złożeniu rezygnacji ze skutkiem na podaną w oświadczeniu konkretną datą w przyszłości (np. od pierwszego dnia kolejnego miesiąca) lub poprzez inne określenie warunku skuteczności (np. na najbliższym walnym sprawozdawczym). Warunek może być też tak sformułowany, by jeśli do jego zaistnienia nie doszło, rezygnacja nie była skuteczna (nawet gdy doszła do odbiorcy) - to może być szczególnie cenne w okolicznościach, w których sytuacja wewnętrzna organizacji jest niepewna.

Jeśli w oświadczeniu o rezygnacji data skutku nie zostanie określona, to z treści przytoczonego powyżej przepisu wynika, że oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej (adresata, czyli organizacji) w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. 

Zapis ten oznacza również, że jeśli np. oświadczenie jest wysłane pocztą, to nie jest istotne, czy korespondencja zostanie odebrana – liczy się fakt kiedy mogła być odebrana. Dlatego wysyłając rezygnację pocztą, warto to zrobić za pomocą listu poleconego (z potwierdzeniem odbioru) – co stanowi dowód wysłania oświadczenia oraz daty, kiedy ostatecznie pismo mogło być odebrane (będzie tu liczone data tzw. powtórnego awizo). Oczywiście należy też dla siebie zachować kopię rezygnacji, którą się wysyła. Dla pewności doradzamy korzystanie również z innych sposób komunikacji (w związku z niepewnością wynikającą z art. 98 tzw. ustawy Tarcza 2.0 , Dz.U.2021.737 t.j. - artykuł ten mówi o skuteczności doręczeń pocztowych w czasie epidemii).

W przypadku wysyłania rezygnacji za pomocą e-maila liczy się data dotarcia na serwer adresu e-mail odbiorcy (można uznać, że jest to dzień wysłania).

Tak więc skutek prawny złożenia rezygnacji następuje w dniu, w którym adresat (organizacja) może zapoznać się z oświadczeniem o rezygnacji. Warto tu zaznaczyć, że znaczenie wykreślenia danej osoby z KRS ma charakter deklaratoryjny, a więc nie ma wpływu na skuteczność ani datę skuteczności rezygnacji, choć niezwłoczne dokonanie wykreślenia jest w interesie zarówno podmiotu, jak i osoby wykreślanej.

Oprócz samej formy składania rezygnacji możemy się też spotkać z innymi sytuacjami problemowymi, np. czy do złożenia rezygnacji potrzebna jest czyjaś zgoda lub potwierdzenie albo czy rezygnację można wycofać.

Zdarzają się zapisy w statucie stwierdzające, że rezygnacja jest skuteczna pod warunkiem „przyjęcia jej” przez jakiś organ (np. w drodze uchwały). Trudno przesądzać o prawomocności takiego zapisu, jednak wydaje się, że zapis taki nie powinien być uznany za wiążący.  

Jeśli przyjmujemy, że pełnienie funkcji w zarządzie ngo (oraz w innych organach) jest dobrowolne, to nie można uzależniać skuteczności rezygnacji od kogoś innego – od wyrażenia zgody na złożenie rezygnacji. Dobrowolność to zgoda wyłącznie danej osoby, a nie uzależnienie od woli kogoś innego.

Można za to przepisy statutu, wskazujące że składanie oświadczenia powinno następować podczas Walnego zebrania, traktować jako przyzwolenie, by za skuteczne złożenie rezygnacji uznać złożenie jej na walnym, a więc podczas posiedzenia organu, który przecież, co do zasady, nie ma uprawnień do reprezentacji organizacji (warto podkreślić, że w przypadku przyjmowania rezygnacji mówimy o przejawie reprezentacji biernej).

Czasem zdarzają się sytuację, że ktoś pochopnie podejmuje decyzję, a po pewnym czasie chce się z niej wycofać. Tak też bywa ze składaniem rezygnacji z członkostwa w zarządzie – najpierw ktoś składa rezygnację, a potem się z niej wycofuje. Powstaje pytanie, jak potraktować taką sytuację. Tu znów wracamy do tego, że do składania rezygnacji zastosowanie mają przepisy o składaniu oświadczeń woli, które również określają możliwość wycofania rezygnacji. W przytoczonym powyżej art. 61 ust 1 kodeksu cywilnego, zdanie drugie wskazuje: Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

To oznacza, że skuteczność odwołania rezygnacji nie jest zależna od woli osoby, która rezygnację złożyła. Nie można bowiem stwierdzić, że nie wydarzyło się coś, co faktycznie się wydarzyło. Skutek prawny nastąpił, jeśli rezygnacja wcześniej dotarła do adresata niż jej wycofanie. Jeśli więc rezygnacja została skutecznie złożona, bo doszła do adresata (organizacji), to w zasadzie nie można się z tego wycofać (raczej trudno o taką sytuację aby odwołanie rezygnacji zostało odebrane wcześniej niż sama rezygnacja, choć pewnie teoretycznie jest to możliwe). 

Można jednak rozważać skuteczność wycofania rezygnacji, które nastąpiło po wcześniejszym otrzymaniu rezygnacji przez adresata, o ile wycofanie nastąpiło przed skutecznością rezygnacji. Brzmi skomplikowanie? Słusznie. Chodzi o sytuacje, w których składający rezygnację uzależnił jej skuteczność od zdarzenia przyszłego niepewnego, lub co najmniej wskazał datę przyszłą, która jeszcze nie nastąpiła, jako datę skuteczności rezygnacji.

Tak, teoretycznie w każdej chwili można złożyć rezygnację z bycia członkiem zarządu. Jednak warto mieć na uwadze, że podejmując się roli członka zarządu przyjmujemy na siebie też odpowiedzialność za tę funkcję i za organizację. Dlatego też takie decyzje nie powinny być pochopne i nagłe, bez uprzedzenia i mogące narazić na szkodę organizację. 

Należy się liczyć z tym, że jeśli w związku z nagłą rezygnacją, dojdzie do ujemnych skutków dla organizacji, możliwa jest za to odpowiedzialność prawna przed organizacją.