Od ponad roku przypominamy o przepisach, z których organizacje pozarządowe korzystały w epidemii oraz o tym, co dla NGO oznacza koniec obowiązywania tych przepisów. Sygnalizujemy także skomplikowaną procedurę trwania/przesuwania/zakończenia stanu zagrożenia epidemicznego. Poznajcie kolejną prognozowaną datę i sprawdźcie, co Was czeka kiedy oficjalnie pożegnamy się z epidemią.
Ten alert jest ważny dla organizacji pozarządowych, których zarządy (lub inne organy) nie zostały zmienione w ostatnich trzech latach, mimo upływu ich kadencji. Powinny go również przeczytać NGO, korzystające z możliwości podejmowania decyzji online, chcące nadal bez ryzyka działać w taki sposób.
Kiedy nastąpi odwołanie stanu zagrożenia
Według najnowszych doniesień stan zagrożenia epidemicznego zostanie odwołany z dniem 1 lipca 2023 roku. Wskazuje tak projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia.
Z odwołaniem stanu zagrożenia było sporo zamieszania. Zapowiedzi dotyczące końca epidemii - stanu zagrożenia pojawiały się w 2022 roku i na początku 2023. Zamiar przedłużenia stanu identyfikowany był początkowo z pojawianiem się kolejnych nowelizacji rozporządzenia w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń (…), ale w tym roku zaczęto wskazywać, że należy też zwracać uwagę na oddzielne rozporządzenie odwołujące. Właśnie takie zostało przygotowane przez resort zdrowia (patrz wyżej).
Odwołanie stanu epidemii jest kłopotliwe, ponieważ gdyby nastąpiło z dnia na dzień (i gdyby kierowano się wyłącznie oceną czy stan zagrożenia występuje), administracja nie zdążyłaby na czas zreorganizować swojej pracy, która nadal w jakiejś mierze korzysta z "trybów" epidemicznych. Stąd konieczność dłuższego okresu przygotowawczego, wdrożenia przepisów przejściowych (w ustawach), i dlatego propozycja 1 lipca. Na dziś trzeba tę datę traktować bardzo poważnie, ale nie jest wykluczone, że potrzeba będzie jeszcze wydłużyć okres przygotowań.
Odwołanie jest kłopotliwe dla administracji, która korzysta ze specjalnych przepisów, i podobnie jest z NGO-sami, na co właśnie, po raz kolejny, wskazujemy.
Z jakich specjalnych przepisów korzystały (i nadal korzysają) NGO-sy?
W czasie epidemii, ale także w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, organizacje pozarządowe korzystają z przepisów, które w założeniu miały im ułatwić działania w tych dwóch stanach. Wprowadzono je na początku pandemii, kiedy okazały się niezbędne dla wielu NGO-sów. To przepisy o:
- kadencjach zarządów (i innych organów) oraz
- możliwości podejmowania decyzji i organizowania spotkań za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Poniżej omawiamy obie grupy przepisów i przypominamy jak w związku z ich wygaśnięciem powinny się zachować NGO-sy .
Przedłużane kadencje zarządów
Jeśli w okresie epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego organizacja pozarządowa miała kłopot z wybraniem nowego zarządu, komisji rewizyjnej czy innego statutowego organu, którego kadencja upływała, mogła poczekać. Kadencja dotychczasowego mogła trwać do końca epidemii (lub stanu zagrożenia) plus dwa miesiące.
Organizacja MOGŁA - nie musiała przedłużać kadencji.
Co więcej, organizacja mogła skorzystać z przepisów np. w 2021 roku, ale potem, nie czekając na ich wygaśnięcie, mogła skorzystać ze sprzyjających okoliczności (poprawy sytuacji - większej możliwości spotkań) i powołać nowe organy. Te organizacje, które to zrobiły, nie muszą teraz przejmować się końcem okresu obowiązywania regulacji.
Koniec stanu zagrożenia - koniec "starych" zarządów
Regulacje o przedłużaniu kadencji to przepisy okresowe. Mają działać w czasie epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego. Nie będą jednak działać, kiedy epidemia lub stan zagrożenia zostaną odwołane. W tej sytuacji będziemy mieli dwa miesiące na "odświeżenie" organów - powołanie nowych członków.
Po odwołaniu stanu zagrożenia (czyli prawdopodobnie po 1 lipca 2023 r.) organizacja będzie miała dwa miesiące na dokonanie koniecznych zmian w zarządzie czy innych organach. Poza samym dokonaniem zmiany (wyboru nowych członków czy nowych organów w całości) musimy oczywiście dokonać też obowiązkowego zgłoszenia do KRS.
Podsumujmy co należy zrobić
- sprawdźcie czy korzystaliście z możliwości przedłużenia kadencji
- ustalcie, których organów to dotyczyło, czy dotyczyło ich w całości, czy tylko odnosiło się do poszczególnych członków
- dokonajcie wyborów jak najszybciej
- zgłoście zmiany do rejestru.
Decyzje i spotkania online
Spotykanie się i decydowanie nie zawsze było łatwe w "normalnych" czasach (np. gdy członkowie NGO rozproszenie byli po całej Polsce), ale z nastaniem pandemii stało się szczególnie trudne. Dlatego stworzono organizacjom specjalne możliwości:
- możliwość podejmowania uchwał w trybie obiegowym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej - czyli można podjąć decyzję, w ogóle nie organizując spotkania (nawet takiego w trybie online),
- możliwość organizowania spotkań online (np. walnego zebrania, posiedzenia komisji rewizyjnej, posiedzenia zarządu etc.), podczas których obradujemy i głosujemy.
Przepisy, które dały w pandemii powyższe możliwości, były ważne szczególnie dla tych NGO-sów, które decyzji i spotkań innych niż "analogowe", nie przewidziały w swoich statutach.
warto przeczytać: W czasie epidemii stowarzyszenia i fundacje mogą obradować online
Koniec stanu zagrożenia - co ze spotkaniami i decyzjami online?
Kiedy nastąpi odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego, przepisy o decyzjach i spotkaniach online przestaną obowiązywać (z dnia na dzień). Konsekwencje dla organizacji będą zależne od nastawienia danej NGO i zapisów w jej statucie. Możemy wyróżnić trzy sytuacje.
1. Organizacje niezainteresowane decyzjami online
NGO-sy, dla których spotkania i decyzje online były przykrą koniecznością, a nie realną potrzebą, i które chcą i mogą spotykać się i podejmować decyzje "normalnie", nie powinny się przejmować. Organizowanie "zwykłych" spotkań jest przecież możliwe i nie wymaga specjalnej regulacji. Jeśli organizacja nie ma problemu z organizowaniem takich spotkań, nic nie musi robić. Nie potrzebuje spotykać się i decydować online, więc nie interesuje ją koniec obowiązywania przepisów, które dotychczas to umożliwiały.
2. Organizacje, które wdrożyły decyzje/spotkania online jeszcze przed epidemią
NGO-sy, które wcześniej (przed epidemią lub w jej trakcie) zapisały w swoich dokumentach wewnętrznych (przeważnie w statutach) możliwość podejmowania decyzji i spotykania się online, tak naprawdę z opisanych przepisów covidowych nie korzystały. Korzystały z "onlajnów" na podstawie swoich wewnętrznych regulacji i po zakończeniu epidemii / stanu zagrożenia, jeśli będzie to dla nich wygodne i będą tego potrzebować, nadal będą mogły to robić.
3. Organizacje wdrożyły "onlajny" podczas epidemii i nadal chcą tak pracować
NGO-sy wykorzystujące epidemiczne przepisy o spotkaniach i decyzjach online, które w swoich statutach nie mają zapisanych tych możliwości, powinny zastanowić się nad zmianami. Jeśli spotkania i decyzje online są im potrzebne i przewidują, że będą chciały nadal pracować w ten sposób, muszą zapisać to w swoich regulacjach wewnętrznych. Jeśli tego nie zrobią przed odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, omówione przepisy wygasną, a to w przypadku tych organizacji oznacza problem z decyzjami i spotkaniami online (takie decyzje i spotkania mogą zostać uznane za nieważne).
Pamiętajcie: przepisy o spotkaniach i decyzjach online wygasają OD RAZU po odwołaniu stanu zagrożenia - nie ma okresu przejściowego. Jeśli jeszcze nie zapisaliście w swoich statutach decyzji czy spotkań online, zróbcie to szybko!
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23