Organizacje pozarządowe mają obowiązek zgłaszać różne zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego. To jeden z najważniejszych obowiązków NGO-sów. Jak to robią i jak szybko należy dać znać KRS-owi, że nastąpiła zmiana? Przypominamy na konkretnym przykładzie stowarzyszenia dokonującego zmian w zarządzie.
Planujecie zmiany w organizacji? Czeka Was aktualizacja statutu? Jeden z członków zarządu zrezygnował? A może zmieniliście siedzibę? Poza przeprowadzeniem samej zmiany, czeka was realizacja obowiązku polegającego na zgłoszenie jej do Krajowego Rejestru Sądowego – w odpowiedni sposób i we wskazanym terminie.
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
W naszym stowarzyszeniu dokonaliśmy zmian w zarządzie. Czy należy zgłosić te zmiany do KRS? Jeśli tak, to w jakim terminie? Czy musimy wykorzystać jakieś konkretne formularze? Czy zgłoszenia dokonujemy na papierze czy elektronicznie? Z jakimi opłatami się to wiąże? Chcielibyśmy jeszcze zaznaczyć, że nasze stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej.
Obowiązek i termin
W pierwszej kolejności zaznaczmy, że zmiany w zarządzie organizacji pozarządowej (w naszym przypadku stowarzyszenia) to przykład tych zmian, które mamy obowiązek zgłosić do KRS. Wyliczenie, jakie jeszcze zmiany należy zgłaszać do rejestru, znajdziecie w PORADNIK.NGO.PL: Jakie informacje trzeba zgłaszać do KRS?
Termin na zgłaszanie zmian do KRS jest określony w art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Termin na zgłoszenie zmian do KRS to 7 dni. W przypadku wyboru nowych osób do zarządu termin liczonych jest od dnia, kiedy nowe osoby zostały wybrane.
Warto pamiętać, że niedochowanie (przekroczenie) tego terminu nie zamyka drogi do złożenia wniosku po upływie tych 7 dni (więcej można przeczytać tu: Organizacja pozarządowa nie dotrzymała terminu zgłoszenia zmian do KRS. Co robić?).
Formularze KRS
Zmiany osób pełniących funkcje w organizacji dokonuje się na formularzu KRS-Z20 (formularz podstawowy) i na formularzach KRS-ZK (na których podaje się konkretne zmiany w składzie osobowym i/lub w funkcjach). Na jednym formularzu KRS-ZK zgłasza się jedną zmianę.
Puste i przykładowo wypełnione formularze związane ze zgłaszaniem zmian we władzach dostępne są tu: Formularze KRS - zmiana władz stowarzyszenia
NGO bez działalności gospodarczej może wybrać między formą papierową a elektroniczną
Organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców, czyli wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji (…) mają wybór jeśli chodzi o formę zgłaszania zmian do KRS – mogą dokonać zmiany albo w formie elektronicznej, albo w formie papierowej.
Załączniki do formularzy
Do formularzy należy dołączyć dokumenty potwierdzające zaistniałą zmianę, tj. dokumentujące wydarzenia, które doprowadziły do tego, że NGO wybrało członków danego organu. Chodzi więc m.in o dokumenty potwierdzające wybór, np. w przypadku wyboru zarządu przez Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia będą to:
- uchwała Walnego o wyborze zarządu,
- protokół z zebrania,
- lista obecności.
- dodatkowo, zgodnie z wymogiem art. 19a Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym należy dołączyć oświadczenie o zgodzie na powołanie i o adresach do doręczeń osób wybranych do organu reprezentacji (czyli członków zarządu).
Najlepiej aby z protokołu lub uchwały wynikało, czy wybór jest związany z upływem kadencji organu, czy z innego powodu. Jeśli zmiana członków danego organu następuje w trakcie trwania kadencji, to generalnie należy też dołączyć dokumenty potwierdzające powód zaprzestania pełnienia funkcji przez daną osobę. Np. jeśli przyczyną wyboru jest to, że wcześniej jakiś członek zarządu (lub większa liczba), złożył rezygnację z pełnienia funkcji, to do KRS powinna być też nadesłana ta rezygnacja.
To, jakie dokumenty potwierdzające zaistniałą zmianę, zawsze zależy od indywidualnej sytuacji, od tego, jakie właśnie wydarzenia, fakty miały miejsce – należy je potwierdzić odpowiednim dokumentem.
Wybieramy formę elektroniczną
W przypadku wysłania wniosku do KRS drogą elektroniczną, robi się to za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl/).
Złożenia i podpisanie wniosku za pomocą portalu wymaga założenia na nim konta i podpisywania wniosków podpisem elektronicznym – wykorzystując Podpis zaufany (ePUAP), podpis kwalifikowany (płatny) lub usługę e-dowodu osobistego. To oznacza, że członkowie zarządu, którzy będą podpisywali wnioski (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie) muszą posługiwać się, którymś z wymienionych powyżej podpisów elektronicznych i założyć sobie konto na Portalu Rejestrów Sądowych.
Przy zgłaszaniu wniosków tą drogą, forma załączników też powinna być elektroniczna – najlepiej, aby od razu te dokumenty były sporządzone i podpisane elektronicznie. Jeśli oryginalne załączniki mają formę papierową, to do wniosku załącza się skany tych dokumentów, ale wtedy w ciągu 3 dni od wysłania wniosku trzeba oryginalne (papierowe) dokumenty dosłać do właściwego wydziału KRS.
Stowarzyszenia niewpisane do rejestru przedsiębiorców są zwolnione z opłat za wpis i zgłaszanie zmian do KRS na podst. art. 17 ust. 3 Prawa o Stowarzyszeniach.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
