Publicystyka - ngo.pl

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych funkcjonuje już co prawda od pewnego czasu, ale od naszych ostatnich artykułów poradniczych na ten temat (zobacz zebrane w wątku) trochę się zmieniło w samym rejestrze, doszło też trochę problemów, jakie organizacje mają z bankami i innymi instytucjami finansowymi, które często mają własne wewnętrzne wytyczne dotyczące sposobu ustalania beneficjentów rzeczywistych. 

Wracamy zatem ze wskazówkami, jak prawidłowo dokonywać zgłoszeń w rejestrze.

Nie wszystkie organizacje pozarządowe są zobowiązane do zgłaszania swoich beneficjentów rzeczywistych do CRBR. Wolne od tego obowiązku są na przykład koła gospodyń wiejskich, stowarzyszenia zwykłe, czy uczniowskie kluby sportowe.

Obowiązek powstaje z chwilą rejestracji, a następnie po każdej zmianie danych podlegających wpisowi do rejestru. Na zgłoszenie nowo zarejestrowanej organizacji mamy 14 dni od jej wpisania w KRS, zaś na zgłoszenie zmian w organizacji już istniejącej - 14 dni od uwzględnienia zmiany w KRS (jeśli jest to wpis konstytutywny, czyli wtedy, gdy zmiana wchodzi w życie dopiero od jej ujawnienia w KRS – dotyczy to zmiany statutu, czy zmiany siedziby organizacji) lub od faktycznego zaistnienia danej zmiany (jeśli jest to wpis deklaratoryjny, czyli wtedy, gdy zmiana wchodzi w życie z chwilą jej zaistnienia – dotyczy to powołania/odwołania członków organów, czy zmiany adresu).

Jest to zatem definicja bardzo szeroka i o ile niektóre osoby będą beneficjentem rzeczywistym organizacji niejako z urzędu, na mocy jej statutu przyznającego im kluczowe kompetencje organu stanowiącego (jest to organ decydujący o istnieniu lub nieistnieniu organizacji oraz jej ustroju, czy ten, który podejmuje decyzję o utworzeniu i likwidacji organizacji, jej statucie, czy o innych kluczowych sprawach, jak powoływanie organu zarządzającego), to pozostałe mogą nimi być z racji okoliczności faktycznych, umożliwiających im wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez organizację.

Jeśli więc Wasz bank – bo to one często mają swoje wewnętrzne wytyczne - próbuje narzucić zgłoszenie w CRBR osoby, która zdaniem samej organizacji nie mieści się w ustawowej definicji, można spróbować bank edukować i trochę powalczyć o swoją wykładnię (ostatecznie to my decydujemy kogo zgłaszamy). Można też dla świętego spokoju wpisać jako beneficjenta rzeczywistego osobę, która już nie ma formalnego i faktycznego wpływu na organizację, ale zdaniem banku beneficjentem rzeczywistym jest (dotyczy to przede wszystkim fundatorów fundacji, w przypadkach, gdy statut nie przewiduje dla nich żadnej roli po ustanowieniu fundacji). 

Jak już pisaliśmy w poprzednich artykułach na ten temat, w stowarzyszeniu jako beneficjenta rzeczywistego zawsze zgłosimy wszystkich członków zarządu, bo w tego typu organizacji organem stanowiącym jest walne zebranie/zgromadzenie, ale ono zawsze liczy więcej niż trzy osoby, więc zgodnie z ustawowymi wytycznymi należy wtedy zgłosić osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze, czyli właśnie zarząd. 

Inaczej sprawa się ma w przypadku fundacji, bo ustawa o fundacjach nie reguluje w żaden sposób kwestii organów statutowych, ani ich liczebności. Może więc zatem istnieć fundacja, w której jedynym organem jest jednoosobowy zarząd, w którym prezesem jest fundator fundacji. Może też istnieć fundacja, w której fundator po założeni fundacji nie ma już na nią żadnego wpływu, a funkcje organu stanowiącego są rozłożone np. między radę i zarząd.

W 2023 roku niepostrzeżenie wprowadzono pewne zmiany w samym rejestrze i choć nie zmieniła się sama ustawa, są to zmiany zasadnicze i bardzo ułatwiające dokonywanie zgłoszenia, które nie zostanie już zakwestionowane. Ministerstwo Finansów, jako podmiot prowadzący rejestr, dodało bowiem w najtrudniejszej dotychczas części formularza (B2 – informacja o udziałach i uprawnieniach beneficjenta rzeczywistego) instrukcje, jak uzupełniać pola, które do tej pory były problematyczne. Dookreśliło też – niekoniecznie wprost zgodnie z ustawową definicją beneficjenta rzeczywistego – kogo należy jako takiego beneficjenta zgłaszać. 

Zakładam, że dla organizacji, dla których rejestr jest tylko formalnością, dużo bardziej istotne niż dzielenie włosa na czworo i szukanie własnej interpretacji ustawowej definicji, jest dokonanie zgłoszenia w taki sposób, żeby nikt nie mógł zakwestionować jego prawidłowości. Oto zatem krótki przewodnik. 

Fundacje i stowarzyszenia w polu „charakter uprawnień przysługujących Beneficjentowi Rzeczywistemu” zawsze zaznaczają „inne uprawnienia”. Pole to obecnie wyświetla podpowiedź, że w przypadku fundacji lub stowarzyszenia należy zgłosić wszystkich członków zarządu. Nie jest to, co prawda, najlepiej sformułowane zdanie, ale wydaje mi się, że taki właśnie miał być jego sens. Nie oznacza to oczywiście braku możliwości zgłoszenia także innych osób, ale wydaje się, że prowadzący rejestr oczekuje zawsze zgłoszenia wszystkich członków zarządu nie tylko od stowarzyszenia, ale także od fundacji.

W dalszym punkcie (pola zaszarzone nas nie dotyczą) musimy wybrać z rozwijanej listy jedno z czterech uprawnień danego beneficjenta rzeczywistego. Jeśli zgłaszana osoba jest zarówno fundatorem, jak i prezesem lub członkiem organu mającego wpływ na zmianę statutu fundacji, aby wpisać to dodatkowe uprawnienie musimy kliknąć niebieski guzik „Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta” i powtórzyć operację, tym razem wybierając z listy kolejne uprawnienie.

Trochę dziwnie wyglądają natomiast podpowiedzi dla stowarzyszenia, pojawia się tu bowiem „przedstawiciel członka zarządu stowarzyszenia”, czy zupełnie dla mnie niezrozumiałe w kontekście ustawy o stowarzyszeniach „osoba fizyczna uprzywilejowana przy podziale majątku stowarzyszenia”, ale chyba nie warto się zastanawiać, co autor miał tu na myśli. W stowarzyszeniu zawsze zgłaszamy wszystkich członków zarządu.

Jeśli dla fundacji/stowarzyszenia zaznaczymy „inna osoba fizyczna mająca wpływ na fundację/stowarzyszenie”, pojawi nam się zaszarzone dla innych opcji okienko 31. „opis innych uprawnień”, w których opiszemy z jakiego powodu zgłaszamy tę osobę jako beneficjenta rzeczywistego. Zalecam jednak dużą ostrożność w zgłaszaniu takich dodatkowych osób i ograniczenie się do sytuacji naprawdę oczywistych.

W przypadku gdy wymagana jest łączna reprezentacja, tj. przez więcej niż jedną osobę, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby (nie ma znaczenia kolejność składania podpisów, mogą to też być w dowolnej konfiguracji zamieszczane podpisy kwalifikowane i/lub podpisy zaufane). 

Zgłoszenie zawiera oświadczenie osoby lub osób dokonujących tego zgłoszenia o prawdziwości informacji zgłaszanych do CRBR i jest podpisane podpisem zaufanym tej osoby lub podpisem kwalifikowanym. Osoba zgłaszająca będzie zatem najczęściej także beneficjentem rzeczywistym, zawsze jednak będzie występowała w rejestrze w dwóch rolach. 

Częstym błędem organizacji jest zgłoszenie jako beneficjentów rzeczywistych tylko tych członków zarządu, którzy nie występują jako zgłaszający. Prawidłowe będzie uwzględnienie zgłaszającego będącego jednocześnie beneficjentem rzeczywistym podwójnie.

Na koniec jeszcze przypomnienie. Jeśli zgłaszamy zmianę, wybieramy zawsze „nowe zgłoszenie”. „Korekta zgłoszenia” służy do poprawiania błędów w już dokonanym zgłoszeniu.