Elektronizacja postępowania rejestrowego przed KRS: jakie skutki dla organizacji społecznych?
Elektronizacja postępowania rejestrowego - z założenia oznacza to szybszy KRS. Organizacje społeczne będą mogły skorzystać z nowych możliwości, a te które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą - będą musiały. Przyglądamy się “elektronicznej rewolucji” KRS, która rusza 1 lipca.
1 lipca 2021 r. sądy rejestrowe prowadzące Krajowy Rejestr Sądowy czeka elektroniczna rewolucja. Tego dnia w życie wejdzie dawno odkładana nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, kodeksu postępowania cywilnego i kilku pomniejszych ustaw, wprowadzająca ostatni etap wdrażanej od roku 2018 reformy postępowania rejestrowego dotyczącego podmiotów mających obowiązek wpisu do KRS.
Zasadniczym celem reformy jest „elektronizacja” postępowania rejestrowego, a zatem sprawienie, że podstawową drogą komunikacji między podmiotami a sądami rejestrowymi ma być forma elektroniczna. Docelowo ma ona doprowadzić do całkowitego wyeliminowania „papierowej” formy komunikacji z sądami prowadzącymi Krajowy Rejestr Sądowy, co w zamierzeniu twórców reformy skutkować ma znacznym uproszczeniem i przyspieszeniem postępowania rejestrowego.
Zmianom przepisów towarzyszy zmiana systemów teleinformatycznych, w jakich pracują sądy rejestrowe, co ma umożliwić im obsługę wniosków składanych w formie elektronicznej. Do tej pory w formie elektronicznej sądy rejestrowe załatwiały bowiem tylko niewielką część wniosków, związaną z rejestracją tzw. spółek S-24 oraz zmianami wpisów dotyczących tych spółek.
Od 1 lipca wszystkie orzeczenia wydawane przez sądy rejestrowe będą miały postać elektroniczną.
KRS przyspiesza - również w przypadku organizacji społecznych
Choć reforma przede wszystkim dotyczyć ma przedsiębiorców, podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców (w ich przypadku już od 1 lipca elektroniczna forma komunikacji z sądem ma być formą jedyną, zaś składanie po tym dniu jakichkolwiek wniosków o wpis zmian w rejestrze w formie „papierowej” będzie bezskuteczne), to wprowadza także możliwość elektronicznej komunikacji z sądem dla organizacji społecznych, wpisanych do rejestru stowarzyszeń, fundacji, innych organizacji społecznych oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Również zatem dla organizacji pozarządowych utworzono możliwość szybszej – i zamierzeniu projektodawców bardziej efektywnej – komunikacji z sądami rejestrowymi. Powstaje zatem kilka pytań, w jaki sposób będzie można z tej możliwości skorzystać.
Dla NGO - możliwość, nie konieczność
Przede wszystkim jeszcze raz trzeba podkreślić, że dla organizacji społecznych nie wprowadzono obowiązku, lecz jedynie możliwość korzystania z elektronicznej formy komunikacji z sądem rejestrowym. Tym samym podmioty, które nie mają ochoty czy umiejętności, by z formy tej korzystać, będą nadal mogły komunikować się z sądami w formie tradycyjnej.
Inaczej jest z organizacjami, które jednocześnie prowadzą działalność gospodarczą i są wpisane także do rejestru przedsiębiorców. W ich przypadku elektroniczna forma składania wniosków staje się formą jedyną, zaś złożenie wniosku w formie tradycyjnej nie doprowadzi do pożądanego efektu.
Organizacje pozarządowe z działalnością gospodarczą będą MUSIAŁY komunikować się z KRS wyłącznie w formie elektronicznej! Dotyczyć to ma nowych organizacji oraz tych, które zgłosiły się do rejestru przedsiębiorców przed 1 lipca 2021 roku.
Co jest potrzebne do kontaktów elektronicznych z KRS
Złożenie elektronicznego wniosku do sądu rejestrowego wymagać będzie wykonania kilku czynności przygotowawczych. Przede wszystkim, składany elektronicznie wniosek będzie musiał zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji organizacji (oczywiście zgodnie ze sposobem reprezentacji) podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Tym samym organizacje społeczne chcące komunikować się w tej formie z sądem, muszą zadbać o zaopatrzenie osób je reprezentujących w certyfikowany podpis kwalifikowany (co oczywiście wiąże się z koniecznością poniesienia pewnych kosztów) lub w darmowy profil zaufany ePUAP.
Ponadto, by złożyć wniosek elektroniczny, konieczne stanie się utworzenie konta w nowym, specjalnie utworzonym do tego celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemie PRS (Portal Rejestrów Sądowych), dostępnym za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa (jedynie bowiem wnioski składane za pośrednictwem tego systemu będą rozpatrywane przez sąd). Nie będzie zatem możliwości np. złożyć wniosku o rejestrację stowarzyszenia czy fundacji w formie e-mailowej.
Zaletą systemu ma być to, że zostanie on wyposażony w edytowalne elektroniczne formularze. System „nie puści” dalej użytkownika, jeżeli jakieś istotne pole formularza nie zostanie przez niego wypełnione. W zamierzeniu twórców reformy ma to doprowadzić do znacznego zmniejszenia liczby zwrotów wniosków przez sądy rejestrowe, które często następują z powodu błędnego wypełnienia papierowych formularzy. Wydaje się, że elektroniczna forma komunikacji z sądem może ten cel zrealizować.
Załączniki do wniosków
Ewentualne złożenie wniosku w formie elektronicznej nie oznacza, że nie trzeba będzie do niego dołączyć dokumentów stanowiących podstawę wpisu (system teleinformatyczny umożliwiać będzie dołączanie takich dokumentów). Nie ulega bowiem zmianie jedna z podstawowych zasad postępowania rejestrowego, zgodnie z którą wszelkie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym mogą być dokonywane jedynie po weryfikacji przez sąd formy i treści dokumentów dołączonych do wniosku. Zasada ta wiąże się oczywiście bezpośrednio z podstawową funkcją KRS, jaką jest zapewnienie pewności obrotu i wynikającymi z niej tzw. domniemaniami rejestrowymi i rękojmią wiary publicznej przyznawaną danym zawartym w rejestrze.
Zasadnicza zmiana dotyczy jednak formy dokumentów załączanych do wniosku. Do wniosków składanych na urzędowych formularzach w formie papierowej należy dołączyć zawsze oryginały lub notarialnie poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy lub wypisy dokumentów stanowiących podstawę wpisu. Jeśli chodzi o wnioski składane elektronicznie, będzie można skorzystać z trzech alternatywnych sposobów dołączenia dokumentów.
Pierwszy z nich dotyczy wyłącznie dokumentów w pełni elektronicznych – a zatem utworzonych elektronicznie i w ten sposób podpisanych (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) przez osoby, które dany dokument powinny podpisać (np. przewodniczącego i sekretarza walnego zebrania członków stowarzyszenia albo członków organu nadzoru w fundacji). Tak utworzony i podpisany oryginał dokumentu elektronicznego można oczywiście dołączyć do wniosku.
Drugi sposób jest możliwy w sytuacji gdy korzysta się z pomocy prawnej profesjonalnego pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym – pełnomocnik taki będzie mógł samodzielnie poświadczyć za zgodność z oryginałem kopie dokumentów (np. skany, lub dokumenty utworzone oryginalnie w formie elektronicznej) i dołączyć je do wniosku.
Trzeci sposób dotyczy możliwości dołączenia do wniosku elektronicznej kopii (skanu) dokumentu. W takiej sytuacji organizacja będzie miała obowiązek złożenia „papierowo” do odpowiedniego sądu, w terminie 3 dni od złożenia wniosku elektronicznego, dokumentów stanowiących podstawę wpisu – w oryginale lub notarialnie poświadczonym odpisie lub wypisie.
Nadal do wniosku NIE MOŻNA będzie zaś złożyć elektronicznego dokumentu na nośniku takim jak dysk USB czy dysk CD. Wynika to z dominującej w praktyce orzeczniczej sądów rejestrowych interpretacji pojęcia „odpis”. Wydaje się zatem, że jeśli chodzi o trzeci z przedstawionych sposobów dołączania dokumentów do wniosku elektronicznego, to będzie on dość uciążliwy dla wnioskodawców i dla sądów rejestrowych i skorzystanie z niego może nie przynieść pożądanego efektu (jeśli idzie o przyspieszenie postępowania).
Co istotne, przedstawione powyżej sposoby dołączania dokumentów do elektronicznego wniosku nie mają dotyczyć dokumentów sporządzanych w formie aktu notarialnego (co może mieć znaczenie przykładowo w przypadku oświadczenia fundatora o ustanowieniu fundacji). W wyniku nowelizacji Krajowa Rada Notarialna utworzyła bowiem elektroniczne Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (tzw. CREWAN), które ma uzyskać bezpośrednie połączenie z systemem teleinformatycznym obsługującym sądy rejestrowe. W tym przypadku obowiązkiem wnioskodawcy będzie jedynie wskazanie numeru aktu notarialnego w CREWAN, zaś sąd uzyska do niego bezpośredni dostęp w Repozytorium.
Po złożeniu wniosku. Dalsza komunikacja z sądem
W przypadku złożenia wniosku w formie elektronicznej także dalsza komunikacja z sądem (np. złożenie środka odwoławczego albo uzupełnienie braków wniosków wskazanych w wezwaniu sądu rejestrowego) będzie musiała się odbywać w tejże formie. To także ma służyć usprawnieniu i przyspieszeniu postępowania rejestrowego.
Istotną kwestią związaną z elektronicznym złożeniem wniosku do sądu rejestrowego jest to, że w takim przypadku także odwrotna komunikacja odbywać się będzie w drodze elektronicznej. Wszelkie orzeczenia wydawane przez sędziów i referendarzy sądowych orzekających w wydziałach KRS, mają być wydawane elektronicznie, i w ten sposób doręczane za pośrednictwem systemu PRS. Będzie to w szczególności dotyczyło wszelkich wezwań o uzupełnienie braków formalnych i merytorycznych.
Po złożeniu wniosku w formie elektronicznej, będzie zatem istniała konieczność sprawdzania w systemie, czy sąd wezwał o usunięcie braków.
Dostęp do dokumentów
Wreszcie ostatnią ważną cechą reformy Krajowego Rejestru Sądowego ma być powszechny elektroniczny dostęp do dokumentów stanowiących podstawę wpisów w rejestrze. Akta rejestrowe co do zasady będą bowiem prowadzone w formie elektronicznej – co dotyczyć będzie jednak tylko rejestru przedsiębiorców. W przypadku zatem organizacji społecznych dostęp do ich akt rejestrowych będzie nadal możliwy wyłącznie w siedzibie sądu rejestrowego.
Podsumowanie
Wprowadzona reforma Krajowego Rejestru Sądowego jest „elektroniczną rewolucją”, jednak przede wszystkim dla przedsiębiorców podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców oraz dla samych sądów rejestrowych. W przypadku organizacji pozarządowych wydaje się, że takiej rewolucji nie ma, jednak wprowadzone rozwiązania mogą stanowić dla nich pewne ułatwienie w komunikacji z sądem rejestrowym.
Należy się jednak liczyć z tym, że w pierwszych tygodniach funkcjonowania reformy, może dojść do pewnych komplikacji i opóźnień w orzekaniu przez sądy rejestrowe (może to także dotyczyć wniosków składanych tradycyjnie).
Dla wydziałów KRS jest to bowiem pierwsza tak istotna reforma (nie tylko przepisów, ale przede wszystkim systemu teleinformatycznego w którym pracują) od utworzenia Krajowego Rejestru Sądowego, a zatem od 20 lat. Pozostaje zatem nadzieja, że trudności te będą jedynie przejściowe, a reforma przyniesie zakładane efekty.
Mikołaj Iwański
Autor jest doktorem nauk prawnych, pracownikiem naukowym Katedry Prawa Karnego Uniwersytetu Jagiellońskiego, referendarzem sądowym orzekającym w Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego. Ekspert Krakowskiego Instytutu Prawa Karnego - Fundacji, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Referendarzy Sądowych i Stowarzyszenia Stańczyka.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
