1 lipca 2021 roku nastąpiła elektronizacja Krajowego Rejestru Sądowego. Z założenia oznacza to szybszy KRS. Organizacje społeczne mogą korzystać z nowych możliwości, a te, które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą – muszą. Jednym i drugim przyda się wyjaśnienie, jak postępować ze składanymi w elektronicznym postępowaniu ZAŁĄCZNIKAMI, a także jak podpisywać wnioski.
W komunikacji z KRS-em posługujemy się formularzami wniosków – w przypadku kontaktów elektronicznych (przez Portal Rejestrów Sądowych) – formularzem elektronicznym. Składając wnioski, jesteśmy też zobowiązani do przedstawiania załączników. W jakiej formie je sporządzamy i jak je podpisujemy, kiedy zdecydowaliśmy się na kontakt elektroniczny? Wyjaśniamy na przykładzie organizacji zgłaszającej zmiany.
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
Jak dokonać zmiany wpisu w KRS, np. zmiany władz stowarzyszenia, w oparciu o Portal Rejestrów Sądowych? A konkretnie w jakiej formie sporządzić i podpisać załączniki wysyłane do rejestru? Czy dokumenty muszą być podpisane elektronicznie przez więcej niż jedną osobę, tzn. protokolanta i przewodniczącego zebrania, czy wystarczy jedna z tych osób, jeśli dokumenty są podpisane odręcznie i zeskanowane?
Samo zgłaszanie zmian do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych nie wprowadziło zmiany w zakresie tego, kto ma dokumenty podpisywać. Jest tylko inna forma dokumentów (elektroniczna), a co za tym idzie – co do zasady również elektroniczna forma podpisywania tychże dokumentów.
W kwestii podpisywania dokumentów do KRS, mamy do czynienia z podpisywaniem wniosków do KRS (np. KRS-Z20 i KR-ZK) oraz z podpisywaniem załączników do wniosku (tak jak do tej pory). W przypadku stowarzyszenia takimi załącznikami będą np. protokół z walnego zebrania czy uchwały walnego lub też uchwały zarządu (uchwały organu podejmującego decyzję).
Kto musi, a kto może zgłaszać wnioski do KRS w formie elektronicznej?
Organizacje, które już zgłosiły prowadzenie działalności gospodarczej (są wpisane do rejestru przedsiębiorców) lub takie, które zamierzają dokonać wpisu do rejestru przedsiębiorców mają obowiązek zgłaszania wniosków w formie elektronicznej, za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).
Natomiast pozostałe organizacje, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców (i nie zgłaszają wniosku o rejestrację działalności gospodarczej) mają wybór – mogą zgłaszać wnioski do KRS tak jak dotychczas, w formie papierowej, ale mogą też skorzystać z drogi elektronicznej.
Kontakt przez PRS – podpisywanie załączników
Kiedy decydujemy się (lub też musimy) na elektroniczny kontakt z KRS, nie wystarczy samo elektroniczne sporządzenie wniosków do rejestru. Nadal potrzebne są załączniki, gdyż jedną z podstawowych zasad postępowania rejestrowego jest to, że wszelkie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym mogą być dokonywane jedynie po weryfikacji przez sąd formy i treści dokumentów dołączonych do wniosku.
Załączniki składane do wniosków to dokumenty potwierdzające prawidłowość zgłaszanych zmian – odzwierciedlają co się wydarzyło – jakie zdarzenia miały miejsce, kto i jakie decyzje podjął. Nie zmieniły się reguły dotyczące tego, kto dokumenty podpisuje. Wobec tego, np. uchwały zarządu muszą być podpisane przez członków zarządu, a uchwały rady fundacji – przez członków rady fundacji (zgodnie ze sposobem przyjętym w danej organizacji).
W kwestii dokumentów wytwarzanych przez walne zebranie członków stowarzyszenia (protokół z zebrania walnego i uchwały walnego) podpisywane są one również (bez zmian) zgodnie z przyjętym w danej organizacji sposobem – najczęściej robią to wybrani na początku zebrania: protokolant i przewodniczący walnego zebrania (tak jak do tej pory).
Ogólna zasada jest taka, że do KRS należy złożyć oryginalne dokumenty lub notarialnie poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy tych dokumentów.
Skupmy się na dokumentach, które nie będą poświadczane przez notariusza. Możliwe są dwie opcje: oryginalne dokumenty mają postać elektroniczną lub oryginalne dokumenty mają formę papierową.
Oryginalne dokumenty (załączniki) w formie elektronicznej
Elektroniczna forma załączników opisana jest w art. 6944 kodeksu postępowania cywilnego.
Art. 6944
§ 1. Dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.
§ 11. (…)
§ 2. Dokumenty, o których mowa w § 1, stanowiące załączniki do wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
To oznacza, że osoby, które będą konkretne załączniki podpisywały muszą dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym), podpisem zaufanym (ePUAP – bezpłatny) lub podpisem osobistym (jest możliwy tylko przy e-dowodzie). Najbardziej dostępny dla NGO-sów (tzn. osób, które w organizacjach podpisują dokumenty) jest bezpłatny podpis ePUAP.
Jeśli oryginalne dokumenty (protokół, uchwały) będą w całości sporządzane w formie elektronicznej (w praktyce najlepiej sprawdzają się pliki PDF) to do podpisu dokumentów można wykorzystać profil zaufany ePUAP (co oznacza, że "mechanizm" podpisywania dokumentów wygląda tak samo, jak np. w przypadku sprawozdania finansowego).
Więcej informacji na temat podpisywania dokumentów za pomocą profilu zaufanego e-PUAP oraz link do "podpisywarki" dokumentów za pomocą profilu zaufanego e-PUAP można znaleźć tu – https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/podpisz-dowolny-dokument-wykorzystaj-do-tego-profil-zaufany
Oryginalne dokumenty (załączniki) mają formę papierową
Nie zawsze jest możliwość sporządzenia i podpisania dokumentów (załączników) w formie elektronicznej. Jak wtedy złożyć wniosek elektronicznie (za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych), kiedy osoby, które będą podpisywać załączniki (uchwały, protokół), nie dysponują podpisami elektronicznymi?
W takiej sytuacji oryginały dokumentów mają formę papierową i podpisywane są odręcznie. Ale do zgłoszenia dokumentów przez system PRS należy je „przekształcić” na formę elektroniczną – zrobić ich skany. Przez system wysyła się skany, ale jeśli oryginały dokumentów mają postać papierową, to te oryginalne, podpisane odręcznie papierowe dokumenty, należy wysłać do właściwego wydziału KRS, w terminie 3 dni od (elektronicznego) wysłania wniosku.
Taka forma załączników jest również opisana w art. 6944 kodeksu postępowania cywilnego w § 23.
Art. 6944
(…)
§ 22. Jeżeli dokumenty, o których mowa w § 1, zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:
1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo
2) elektroniczne kopie dokumentów.
§ 23. W przypadku, o którym mowa w § 22 pkt 2, oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo przesyła się do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma. Przepisy art. 130 § 1-4 stosuje się odpowiednio.
Podpisywanie formularzy (wniosku)
Wyżej napisaliśmy jak sporządzić i podpisać załączniki. Ale załączniki zawsze towarzyszą jakiemuś wnioskowi - urzędowemu formularzowi, przez który zgłaszamy konkretną zmianę. Wyjaśnijmy więc jeszcze, jak podpisywane są takie formularze.
Formularze kierowane do KRS muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (zgodnie z zasadami wynikającymi ze statutu, które są też uwidocznione we wpisach do KRS). Jeśli więc do reprezentowania podmiotu uprawniona jest jedna osoba z zarządu, to wystarczy, że wniosek podpisze jeden członek zarządu. Jeśli jednak nie ma możliwości jednoosobowej reprezentacji, to wnioski muszą być podpisane przez tyle osób, ile wynika z zapisów statutu i zgłoszenia do KRS.
Jaki jest sposób podpisywania wniosków przez więcej niż jedną osobę?
Aby podpisać wniosek (jak również go przygotować) należy uprzednio założyć sobie konto na PRS. Instrukcję nt. utworzenia konta na PRS można znaleźć tu - https://prs.ms.gov.pl/krs-pomoc/instrukcje
W przypadku reprezentacji wieloosobowej, wszystkie podpisujące się osoby muszą mieć założone konto na PRS. Przykładowo: w naszej organizacji dokumenty podpisuje dwóch członków zarządu działających łącznie - wtedy obie podpisujące się pod wnioskiem osoby muszą mieć założone konto na PRS.
Jeśli wniosek przygotowuje jedna z osób, która jest uprawniona do reprezentacji, to po zalogowaniu się i wypełnieniu wniosku przechodzi do zakładki "podpisanie wniosku". Otwiera się okno, w którym po kliknięciu "podpisz", przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem. Po podpisaniu przez siebie, osoba klika w drugie pole "udostępnij do podpisania". Otwiera się nowe okno, w którym podawane są dane osoby, która także ma podpisać wniosek: imię i nazwisko oraz identyfikator konta. To oznacza, że wszystkie osoby podpisujące wniosek muszą się wcześniej porozumieć i osoba przygotowująca wniosek, musi podać nie tylko imię i nazwisko, ale też identyfikator konta drugiej osoby – która również będzie wniosek podpisywać.
Identyfikator konta – to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Można go znaleźć w ustawieniach, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika (co oznacza, że ta "druga" podpisująca osoba, musi podać swój identyfikator osobie sporządzającej wniosek).
Po kliknięciu "zapisz" osoba, która ma podpisać (chodzi o drugą lub kolejną osobę – nie o tą, która jako pierwsza zainicjowała cały proces podpisywania) znajdzie wniosek w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "oczekujące na podpis".
Osoba ta, może podpisać, zobaczyć wniosek albo zrezygnować z podpisu (np. jeśli pomyłkowo dostanie jakieś wniosek) .
Warto wiedzieć, że osoba udostępniająca wniosek do podpisu "widzi" czy ktoś, kto miał podpisać, już to zrobił – w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "przekazane do podpisu".
O zgłaszaniu wniosków oraz dokumentów (załączników) przez PRS, zobacz też: Elektronizacja postępowania rejestrowego przed KRS: jakie skutki dla organizacji społecznych?
Wątpliwości
Sam system PRS ruszył w lipcu 2021 roku, wszyscy się go jeszcze uczymy, nadal pojawią się wątpliwości. Np. jaką formę ma mieć lista obecności na walnym zebraniu członków? Czy jest możliwa forma elektroniczna? W przypadku małej liczby członków można sobie wyobrazić, że lista obecności zostanie przez wszystkich podpisana elektronicznie, np. za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Co wtedy? W przypadku walnych, które odbywają się on-line, praktyką jest, że listę obecności na spotkaniu sporządzają i podpisują przewodniczący i protokolant zebrania.
Czy taki sposób sporządzania i podpisywania listy jest możliwy w przypadku zebrań stacjonarnych? Trudno odpowiedzieć, jaka będzie praktyka sądów. Jeden, pewny sposób, to sporządzenie oryginalnej papierowej wersji listy obecności, na której wszyscy uczestnicy zebrania odręcznie się podpiszą. To oznacza, że trzeba będzie dokument zeskanować, a po wysłaniu wniosku (wraz ze skanem listy obecności), w ciągu 3 dni wysłać oryginalną, papierową wersję do KRS.
Inny sposób (bardziej ryzykowny, nie ma jeszcze praktyki, więc nie wiadomo jak KRS będą do tego podchodziły) – można też spróbować w protokole z zebrania napisać, że całość dokumentacji ze względu na elektroniczny sposób wysyłania zgłoszenia do KRS ma postać elektroniczną, co za tym idzie lista – oryginał listy obecności – z powodów technicznych jest podpisywany podpisami elektronicznymi przez przewodniczącego i protokolanta, natomiast pomocniczo sporządza się również listę obecności w formie papierowej, którą podpiszą wszyscy uczestnicy zebrania i dokument ten będzie przechowywany w siedzibie stowarzyszania.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
