Pandemiczna rzeczywistość sprawiła, że spotkania online na Zoomie czy na Skypie na stałe weszły do naszego kalendarza. Jednak źle zorganizowane i rozwleczone spotkania mogą stać się bólem dla zespołu, który będzie wpływał na wydajność pracy zarówno tej w biurze, jak i zdalnej. Jak stworzyć kulturę efektywnych spotkań i oszczędzić czas na pracę w skupieniu? Podpowiadamy.
Problem w tym, że spotkania on-line mają tendencję do rozciągania się w czasie, dygresji i żartowania. Będąc pod stałą presją czasu, niektórym członkom może być nie odpowiadać, że spotkania ciągną się jak guma. Nigdy nie będziemy w stanie poznać motywacji wszystkich członków teamu. Być może na żarty mogą sobie pozwolić ci, którzy właśnie uporali się z dużym zadaniem. Jednak tym, nad którymi „wiszą” poważne zobowiązania, nie w smak zbaczanie z tematu.
To, że spotkania konferencyjne stały się rozwleczone odnajduje potwierdzenie w danych. Po przeprowadzeniu wywiadów z blisko tysiącem przedstawicieli biznesu: freelancerami, czołowymi programistami, projektantami i twórcami, autorzy badania z Rescue Time odkryli, że w ciągu ostatnich 50 lat średnia długość spotkań kadry menadżerskiej wzrosła z 10 godzin tygodniowo do 23. Łatwo policzyć, jak mało czasu zostaje na pracę w skupieniu czy rozwiązywanie problemów.
Zespoły wykonawcze z kolei spędzają średnio na callach od 9 do 13 godzin tygodniowo. Jeżeli odliczymy od tego przerwę lunchową, czas na rozruch w pracy i inne drobne przerwy, wychodzi, że na pracę w skupieniu pozostaje codziennie ok. 4 godzin.
Ostatecznie 34% ludzi twierdzi, że ich harmonogram spotkań przeszkadza w wykonywaniu ich głównej pracy, a 61% mówi, że spotkania poważnie zakłócają ich koncentrację.
Empatyczny szef, szanujący czas pracy swoich pracowników, wie, że spotkania powinny być realizowane tak sprawnie, jak to tylko możliwe.
Czy liczba Twoich spotkań w tygodniu zmieniła się w ciągu ostatniego roku?
Autor/źródło: https://blog.rescuetime.com/effective-meetings-data/Do rzeczy!
Jeżeli chcesz, aby spotkanie przebiegało sprawnie, należy mieć konkretny plan spotkania, który udostępnimy członkom jeszcze przed wydarzeniem. Da to czas na zgłoszenie ewentualnych wątpliwości czy istotnych zagadnień.
W trakcie spotkań warto iść punkt po punkcie, bez niepotrzebnych dygresji. Generalną zasadą powinno być sprowadzenie koniecznych spotkań do minimum. Ciekawym i nietuzinkowym rozwiązaniem może być prowadzenie spotkań zespołów na stojąco. Pozwoli to uciąć czas zebrania do absolutnego minimum, zanim zdążymy się wygodnie rozsiąść przed ekranem laptopa.
Bezwzględną podstawą spotkań zespołów, powinno być pojawianie się członków teamu na 2-3 minuty przed, tak aby mieć pewności, że będzie można rozpocząć o czasie. Nie ma chyba nic bardziej denerwującego niż czekanie na jedną spóźnialską osobę. W erze powszechnego home office pojawianie się kilka minut wcześniej pomoże również rozwiać wątpliwości co do kwestii technicznych naszego połączenia.
Łączyć się z domu najlepiej ze sprawdzonego miejsca, gdzie mamy pewność mocnego połączenia internetowego, a także wiemy, że będziemy odpowiednio oświetleni i widoczni. Testowanie nowych peryferiów (kamera, mikrofon) warto zrobić dzień wcześniej. Dzięki temu nie wygłupimy się na żywo, a także nie zmarnujemy innym czasu.
Prowadzenie efektywnych spotkań nie jest takie trudne. Bądź przygotowany. Koncentruj się na rozmowie. Daj swojemu zespołowi narzędzia i wgląd, którego potrzebują, aby wnieść wartościowy wkład.
Jaki jest czas idealny na spotkanie? To nie poniedziałek
Ważny również jest termin spotkania i jego godzina. Oczywiście wyznaczenie spotkania będzie wymagało pewnej elastyczności ze strony osobistych preferencji. Dobrym pomysłem jest prowadzenie kalendarza, w którym pracownicy mogą rejestrować czas, który zamierzają przeznaczyć na pracę w skupieniu.
Warto wyznaczyć określony stały czas na cykliczne spotkania zespołu, które niezależnie od tego, czy tego chcemy, czy nie, muszą się odbywać. Jaki dzień tygodnia zatem wybrać? Wtorek popołudnie czy piątek rano? Według badania przeprowadzonego przez Payscale wiemy, że większość spotkań odbywa się w najgorszym możliwym terminie: w poniedziałek rano.
Oczywiście przyświeca temu myśl, że dobrze rozpocząć tydzień spotkaniem w pełnym gronie, jednak poniedziałek rano to najbardziej produktywny czas w tygodniu! Właśnie wtedy po weekendowym zastanowieniu i nawarstwieniu pracy do poprzedniego piątku, mogliśmy w głowie wyznaczyć sobie priorytety, którymi chcielibyśmy zająć się od poniedziałku. A tu bum! Zanim weźmiemy się za pracę, musimy najpierw jeszcze „odbębnić” godzinne spotkanie, bez większych konkluzji. Znacie to uczucie? Dodatkowym czynnikiem możliwego niepowodzenia poniedziałkowych spotkań jest fakt, że właśnie na ten dzień tygodnia z reguły przypada najwięcej urlopów.
Koniec dnia pracy również nie jest najlepszą porą na spotkanie. Wiele osób jest w tym momencie zabieganych, może spieszyć się i być myślami przy obowiązkach domowych, zamiast w pełni się zaangażować. Niektórzy chcą się wymknąć wcześniej, wykręcając powodem osobistym. W miarę upływu dnia jesteśmy również coraz bardziej wyczerpani i nie podejmujemy najlepszych decyzji. Szukamy wtedy rozwiązań łatwych.
Według badań amerykańskiego startupu Youcanbook.me, który zbadał 2 miliony pytań i otrzymał 530.000 odpowiedzi, idealną porą dla cotygodniowe spotkania zespołu będzie wtorek o 14:30. Jednak kilka podobnych dat w kalendarzu będzie miało zbliżoną dynamikę i nie należy wtorkowego popołudnia traktować jak Świętego Graala. Przykładem tego może być fakt, że wspomniany wyżej start-up najważniejsze spotkanie ze wszystkimi członkami zespołu odbywa o godz. 15:00 w środy.
Dodatkowo zespół doceni, jeżeli będzie mógł zadecydować np. z dwóch wspomnianych terminów idealnych, głosując np. poprzez ankietę Doodle.
Kogo zaprosić i komu dać głos?
Nie każde spotkanie musi być adresowane do całego zespołu. Sprawna organizacja zajmuje czas jedynie tym, którzy są niezbędni do zastanowienia się nad problemem. Jeżeli odpowiemy sobie, kto jest kluczowy dla danego spotkania, a kto nie, zaprośmy jedynie tych, którzy muszą być.
Aby upewnić się, że wszyscy, którzy chcą zabrać głos, będą mieli taką możliwość, można poprosić o podzielenie się opinią na forum każdego z osobna lub poprosić o wcześniejsze przygotowanie pomysłu. Spotkania w większym gronie mają tendencję do faworyzowania mocnych osobowości, gaduł i śmieszków.
Do wspólnego burzowania i zaangażowania introwertyków można wykorzystać aplikację Candor, aby umożliwić introwertykom wyrażenie swoich myśli przed spotkaniem. Osobom, którym ciężej się przebić pomóc może link do otwartego dokumentu on-line (Google Doc, Microsoft Word 365) czy tablicy w Miro dostępnej dla wszystkich, w których w trakcie spotkania można zapisywać propozycje i pomysły.
Jeżeli spotkanie ma na celu wymyślenie czegoś lub przedefiniowanie pomysłu, pomóc może cicha burza mózgów, aby uchwycić pomysły indywidualne i grupowe. Jak burzować w ciszy dowiecie się tutaj.
Na koniec
Spotkania firmowe nie rozpłyną się nagle w powietrzu, ale mogą być znacznie przyjemniejsze dzięki kilku drobnym poprawkom. Niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie, w której każdego dnia starasz się maksymalnie wykorzystać swój czas, czy też jesteś menedżerem, który musi trzymać rękę na pulsie, prowadzenie efektywnych spotkań jest jedną z najważniejszych umiejętności, jakie możesz posiąść. Warto również przyswoić, co sprawia, że pracownikom łatwiej przetrwać wspólne spotkania.
Jeżeli chcesz zrobić krok naprzód w swojej organizacji, musisz pomyśleć o obecnej kulturze spotkań, stworzyć plan, który nada priorytet skupienia w codziennej pracy, a następnie upewnić się, że każde spotkanie ma cel, lidera i zamierzony wynik.
Jeśli zainteresowała Cię ta tematyka, sprawdź koniecznie:
Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy! 🙂
Źródło: Sektor 3.0
