Platformy do wideokonferencji są nadal bardzo popularne: w niektórych organizacjach wykorzystuje się je niemal codziennie. Jak zatem lepiej podejść do organizacji spotkań wideo, aby były bardziej komfortowe dla nas i naszych współpracowników?
Dużą zaletą wideokonferencji jest to, że dają one możliwość łączenia się z każdym, w dowolnym czasie i miejscu. Natomiast bardzo ważne jest zadbanie o poczucie społeczności (w szczególności, jeśli rozmawiamy z naszymi współpracownikami albo uczestnikami szkoleń), co może być utrudnione, jeśli cały czas pracujemy zdalnie.
Dlaczego podczas rozmowy online możemy poczuć dyskomfort? Ponieważ nie otrzymujemy wystarczającej liczby wskazówek kontekstowych, aby poczuć się bezpiecznie. Dodatkowo widzimy siebie w kamerze, co w interakcjach na żywo raczej nie jest spotykane. Często osoby są wyczerpane po rozmowach online, gdyż doświadczają dysonansu: niby jesteśmy razem, ale nasze ciała czują, że nie. Inaczej wygląda rozmowa telefoniczna, od której nie oczekujemy zbyt wielu informacji sensorycznych.
Jak więc możemy budować lepsze zaufanie podczas rozmów online?
Spotkanie warto zacząć od pytania, które nawiązuje do życia codziennego uczestników. Możemy zapytać o to, jak każdy się czuje, jak spędził weekend czy wakacje, jak wypoczywa. Uczestnicy najprawdopodobniej ujawnią tylko to, co uważają za bezpieczne i czym mogą bez problemu podzielić się z grupą, ale takie pytania pomagają w budowaniu więzi. Można także poprosić uczestników spotkania o wpisanie obok imienia cyfry, która oznaczałaby ich samopoczucie i poziom energii tego dnia, np. od 1 do 10, a potem poprosić o krótki komentarz. Dodatkowe wskazówki dla facylitatorów i organizatorów spotkania znajdziecie w jednym z naszych poprzednich artykułów.
Kolejną rzeczą, którą możemy wprowadzić na spotkaniu, jest kilkusekundowe ćwiczenie rozciągające czy ruchowe. Zwiększy to koncentrację i pomoże uczestnikom być w pełni obecnymi na spotkaniu. Ta strategia sprawdzi się w szczególności podczas dłuższych spotkań czy szkoleń jako krótka przerwa.
Czasem można zrezygnować z wideokonferencji na rzecz rozmowy telefonicznej, jeśli omawiana tematyka na to pozwala. Można też wprowadzić w zespole zasadę, że w niektórych rozmowach pracownicy mogą brać udział podczas np. spaceru. Dobrym rozwiązaniem jest wyłączanie kamer od czasu do czasu. Pamiętajmy, że jeśli jedyną przyczyną wymogu włączonej kamery jest chęć sprawdzenia, czy wszyscy pracownicy są zaangażowani w spotkanie, wskazuje to na brak zaufania między członkami zespołu. Jeśli wyłączona od czasu do czasu kamera pomoże komuś poczuć się lepiej i swobodniej, warto wykorzystać to rozwiązanie.
Niektóre spotkania wymagają włączenia kamery, np. spotkania 1:1, spotkania z darczyńcami czy z nowymi współpracownikami. Wtedy możemy dodatkowo zarezerwować 10-15 minut w kalendarzu przed spotkaniem, aby sprawdzić kamerę i mikrofon, zrobić sobie kawę czy przejrzeć potrzebne dokumenty. Jeśli jesteśmy organizatorem wideokonferencji, zastanówmy się nad tym, jaki czas będzie optymalny, aby nie wydłużać niepotrzebnie spotkania. Kilka wskazówek dla organizatora spotkania online znajdziecie tu.
Jak zadbać o siebie i zespół?
Jednym ze sposobów na poprawę dobrego samopoczucia w zespole jest wyjście poza dbanie wyłącznie o siebie i skupienie się na pomocy zespołowi i nawiązywaniu z nim dobrych relacji.
Kluczowe rozróżnienie między opieką nad zespołem a opieką nad własnym dobrostanem polega na tym, że w pierwszym przypadku osoba nie jest w stu procentach obarczona odpowiedzialnością za dbanie o swój dobry stan emocjonalny – pomagają jej w tym członkowie zespołu. Opieka zespołowa bazuje na empatii, która wskazana jest w każdym miejscu pracy. Jeśli przyjmiemy ideę, że jako zespół pomagamy sobie nawzajem, rozmawiamy nie tylko o rzeczach związanych z pracą i możemy podzielić się zarówno troskami, jak i tym, co nas cieszy, zbudujemy trwalsze relacje, dzięki którym będziemy czuć obecność innych osób nawet podczas wideokonferencji, co może być bardzo istotne w najbliższych latach.
Źródło: Techsoup Polska
