Publicystyka - ngo.pl

Dziś dzielimy się z Wami kilkoma sposobami na przeprowadzenie ciekawego spotkania online z najważniejszym dla nas elementem – zaangażowaniem odbiorców.

Tak samo, jak szykujemy przestrzeń na spotkanie, szkolenie czy konferencję, analogicznie bardzo ważny jest wybór platformy online do potrzeb naszego eventu. Musicie dobrze czuć się w obsłudze narzędzia, poznać jego możliwości i zaktualizować je przed spotkaniem (żeby nie zrobiło Wam psikusa w trakcie, a wierzcie, że tak bywa :)).

W czasie dłuższych szkoleń polecamy Wam dodatkowe narzędzia. Znajdźcie dopasowane pod Wasze potrzeby narzędzia do współpracy: czasem wystarczy zwykła prezentacja i wspólna praca w grupach (np. dyskusja w Breakout room, wspólne tworzenie czegoś w Google Docs) plus interaktywny element (ankieta w Zoom, quiz w Kahoot czy Mentimeter lub zbieranie pomysłów na wirtualnych post-itach w Ideaboardz). Ale możecie przenieść swoje szkolenie na wyższy poziom dzięki takim narzędziom, jak Mural czy Miro.

Żeby utrzymać uwagę odbiorców online, proponujemy zredukować program lub rozłożyć go na kilka dni. Pamiętajcie, że co 60–90 minut powinniście zaplanować 10–15-minutową przerwę, a jeśli idziecie na całość i robicie całodniowe warsztaty – z góry podajcie godzinę na dłuższą przerwę, by uczestnicy wiedzieli, na którą szykować sobie obiad.

Pamiętaj, że nie wszyscy są technologicznie zaawansowani. Jeśli macie szansę pokazać różne opcje narzędzi, których będziecie używać, a są to elementy bardziej skomplikowane, użyjcie ich w czasie rozgrzewki i rundki zapoznawczej. Sprawdzicie przy okazji, czy wszystkim działa mikrofon, kamera, czy wiedzą, jak zmienić widok w galerii, korzystać z czatu czy użyć opcji „podnieś rękę”.

Oto kilka propozycji ćwiczeń na rozgrzewkę:

• W czacie prosimy, by uczestnicy wkleili 3 emotikonki opowiadające o tym, kim są i jak się czują. Potem po kolei wywołujecie osoby, by opowiedziały, dlaczego wybrały dane emotki. Tutaj znajdziesz wszystkie emotki na jednej stronie.
• Zmieniamy swoją nazwę użytkownika (w Zoom przy pomocy funkcji „Rename”) – podajemy imię/nazwę organizacji i cyfrę, która symbolizuje nasz poziom energii w skali 1-10. Zaczyna osoba z najwyższą/najniższą cyfrą, opowiada o sobie w kilku słowach i wywołuje do odpowiedzi osobę z kolejną liczbą w opisie. Wszyscy się poznają, muszą być uważni, by nikogo nie przeoczyć, a my dowiadujemy się, jaki jest poziom energii w grupie.
• Jeśli zamierzacie korzystać z innych narzędzi do współpracy, zapoznanie to dobry moment na pokazanie, jak go używać. Np. w Miro możecie stworzyć stół i poprosić uczestników, aby zapisali swoje imię i nazwę organizacji na wirtualnej kartce i „usiedli” przy stole. Opowieść zaczyna jedna osoba, a potem rundka idzie w lewo lub w prawo, dopóki wszyscy się nie przedstawią.

Mimo że świetnie zaplanowaliście szkolenie, robicie przerwy i od czasu do czasu zadajecie pytania na czacie lub w formie ankiety, to dwie godziny gapienia się w ekran sprawia, że Wasza grupa odlatuje myślami, a ich kręgosłup potrzebuje się ruszyć. Oto kilka sprawdzonych sposobów na podniesienie energii w grupie:

• Pokolorujcie swój ekran, przynosząc przedmioty w danym kolorze. Wirtualny świat może być różowy:

albo zielony :)

• Zoomowy pilates
  Przyszykujcie slajd z kilkoma przedmiotami i przypisanymi im komendami. Pokazujcie je po kolei do kamery, a grupa wykonuje kilka ćwiczeń rozciągających :)

• Figury 
  Poproście uczestników, by przy pomocy swego ciała zamienili się w coś… Np. w renifery :)

Spotkanie można zakończyć typową rundką, gdzie po kolei każdy uczestnik/czka wyraża swoje zdanie o szkoleniu. Niestety, po kilkugodzinnym wirtualnym spotkaniu, Wasza uwaga jako osoby prowadzącej, również może być już nadwyrężona. Prosty sposób, by nikogo nie pominąć w dyskusji, to użycie przez uczestników opcji „podniesienia” wirtualnej ręki. Zaczyna jedna osoba, która na zakończenie wyznacza kolejnego uczestnika/czkę i „odkłada” rękę, dzięki czemu widzicie, ile osób jeszcze się nie wypowiedziało.

Nie macie aż tyle czasu, by zebrać feedback? Albo potrzebujecie pisanych odpowiedzi (których później możecie użyć w social mediach lub w raporcie)? Jak zawsze niezawodny jest Mentimeter i udostępnienie odpowiedzi na tablicy, dzięki czemu wszyscy poznają opinię pozostałych członków grupy.

Po zakończeniu spotkania wyślijcie maila podsumowującego do swojej grupy. Oprócz ankiety ewaluacyjnej, załączcie nagranie/prezentację/PDF z materiałami, które stworzyliście na zewnętrznej platformie lub notatki, które robiliście wspólnie w Google Doc.

Jeśli szukacie złotych zasad prowadzenia wirtualnych spotkań, albo kolejnej porcji ćwiczeń, które poprawią jakość Waszych spotkań, zapraszamy do TechSoup Polska.