Publicystyka - ngo.pl

Włączcie spotkanie kilka minut przed oficjalnym rozpoczęciem. Możecie oczekiwać na uczestników przy nastrojowej muzyce. Jeśli ktoś zjawi się wcześniej (zawsze się zjawia), wykorzystajcie czas na pogawędkę, zapoznanie lub rozmowę o pogodzie.

Nie zaczynajcie w punkt o wyznaczonej porze, dajcie uczestnikom kilka minut na połączenie się i przezwyciężenie ewentualnych problemów technicznych.

W trakcie zwracajcie uwagę, czy uczestnicy nie wypadli ze spotkania lub nie walczą z kłopotami technicznymi. Może mówią, ale zapomnieli włączyć mikrofon? Pamiętajcie, to tylko technologia. Plus ludzie. Mieszanka wybuchowa ;)

Spotkanie warto zacząć od przypomnienia netykiety.

Ustalcie, czy mówicie do siebie po imieniu, czy per pan/pani.

Zapytajcie, czy możecie robić zdjęcia, screeny lub nagrania. Zarówno online, jak i offline dbajmy o zasady wykorzystania wizerunku i pytajmy o zgodę. Chyba nie chcielibyście zobaczyć swojej głupiej miny na fotce na Facebooku, podczas gdy ktoś robił sobie printscreen bez uprzedzenia?

Wyłączajmy mikrofony, jeśli ktoś mówi. Nie chcemy niepotrzebnie słyszeć szczekania psa czy świszczącego czajnika. Zasada dotyczy również przerw (och, ile razy walczyłam, by nie słyszeć prywatnych rozmów telefonicznych uczestników, którzy myśleli, że jak ich nie widać, to również nie słychać…). Przed przerwą zatem przypomnijmy o opcji wyciszenia oraz o wyłączeniu kamery.

Na Youtube aż mnoży się od filmików z wpadkami z wirtualnych spotkań. Od półnagich partnerów w tle, ludzi w oficjalnych strojach od pasa w górę, którzy nagle wstają, bo do drzwi dzwoni kurier i reszta uczestników zmuszona jest do oglądania ich bielizny. Tak więc, jako moderatorzy MUSICIE świecić przykładem – zadbajcie o pełen strój i czyste tło (w razie braku porządku i ewentualnych domowników w tle, najlepiej wybrać te rozmyte).

To wy musicie stawać na głowie, by stworzyć odpowiednie warunki do przyjaznego spotkania. Wasz zły humor wpłynie na atmosferę całego wydarzenia. Jeśli będziecie entuzjastycznie nastawieni i proaktywni, uczestnicy to docenią i również się zaangażują.

Postarajcie się przygotować jak najciekawsze spotkania, nie lejcie wody, szczególnie w formacie online, gdy wszyscy jesteśmy przemęczeni wirtualnymi spotkaniami, liczy się konkret.

Czasami warunki domowe nie pozwalają uczestnikom w pełni korzystać ze spotkania. Nie zmuszajcie ludzi do włączania kamer i mikrofonów na siłę. Pamiętajcie, że każdy (tym bardziej w izolacji i warunkach pandemii) może mieć gorszy dzień. Starajcie się stworzyć bezpieczne warunki do rozmowy.

Pamiętajcie też co jest celem spotkania – jeśli ma to być dyskusja, zadbajcie o nią, zamiast Waszego wykładu czy monologu jednego z uczestników. Zadawajcie pytania, bądźcie aktywni i uważni.

To wy jesteście odpowiedzialni za program i ramy czasowe. Jeśli umawiacie się na godzinne spotkanie, nie możecie przekraczać zaplanowanego czasu. Jeżeli wyznaczacie 10-minutową przerwę, wracajcie przed ekran o odpowiedniej porze i przed rozpoczęciem kolejnej części sprawdzajcie, czy wszyscy wrócili.

Kto z nas nie uczestniczył w spotkaniu, podczas którego komuś padł internet albo łącze było tak słabe, że uczestnik/czka musiał wyłączyc kamerę, a odpowiedzi udzielał/a tylko na czacie? Aby uniknąć takiego losu w przypadku bycia organizatorem, dobrze jest wyznaczyć drugą osobę jako współprowadzącego (co-host), kto utrzyma spotkanie i kontakt ze światem w razie awarii. Internet w komórce jako back-up to również dobry pomysł!

Z doświadczenia z własnego podwórka – podczas chwiejnego połączenia kolegi, którego byliśmy już świadomi i doświadczyliśmy tych niedogodności nie raz, przygotowaliśmy drugą osobę do prowadzenia prezentacji. (Nie)stety musiała wystąpić w połowie przerwanego wystąpienia (pozdrawiamy dostawcę internetu naszego kolegi).

To podstawowa lista, którą dla Was stworzyliśmy. Co jeszcze dorzucilibyście do tych siedmiu zasad?

Pamiętajcie, że jeśli szukacie kolejnej porcji porad oraz narzędzi dla organizacji pozarządowych, które poprawią jakość Waszych wirtualnych spotkań, zapraszamy do TechSoup Polska.

Świetnie zaplanowaliście Wasze wirtualne spotkanie, co 90 minut robicie 15 minut przerwy, od czasu do czasu zadajecie pytania na czacie lub w formie ankiety, a jednak już po dwu godzinach przy ekranie widzicie spadek formy w grupie? Oto siedem ulubionych energizerów TechSoup Polska, które podniosą poziom energii na wirtualnym spotkaniu:

1. Pokolorujcie swój ekran, przynosząc przedmioty w danym kolorze. Wirtualny świat może być różowy:

albo zielony :)

2. Zoomowy pilates

Przyszykujcie slajd z kilkoma przedmiotami i przypisanymi im komendami. Pokazujcie je po kolei do kamery, a grupa wykonuje kilka ćwiczeń rozciągających :)

3. Spotkanie w mniejszej grupie

Wykorzystaj wirtualne pokoje (breakout rooms) do dyskusji w mniejszych grupach. Podziel grupę, daj 5 minut na wymianę informacji o tym kim uczestnicy chcieli być gdy byli dziećmi albo jaki serial polecają. Pytania muszą być łatwe, mało kontrowersyjne i najlepiej zabawne :)

4. Wspólne tworzenie postaci/przedmiotów z własnego ciała

Poproście uczestników by przy pomocy swego ciała zamienili się w coś. Np. renifery :)

5. Snucie opowieści

Spontaniczne tworzenie opowieści przez uczestników spotkania. Rzucacie pierwsze zdanie w stylu „Dawno, dawno temu za górami, za lasami….” i każdy po kolei wyznacza kolejna osobę do tworzenia naszej opowieści.

6. Jaka to melodia?

Przyszykujcie sobie kilka hitów w tle i urządźcie konkurs „Jaka to melodia”. Wygrywa ten, kto zgadnie po pierwszej nutce (sekundzie).

7. Kalambury

Poczciwy Paint i dzielenie swojego ekranu może sprawić wiele emocji. Wyznaczcie kategorie i pobawcie się w rysowanie i zgadywanie!

8. Gra

Nic tak nie łączy ludzi jak wspólna gra, a najlepiej rywalizacja ;) W breakout roomach możesz dać grupom do rozwiązania zagadkę, krzyżówkę lub zadania (np. wyszukanie GIFu w danej tematyce). Grupa, która wróci do wspólnej przestrzeni jako pierwsza, może w nagrodę skorzystać z opcji virtual filters i występować ze sceny w kinie lub w wirtualnym berecie ;)