Publicystyka - ngo.pl

Pracuję zdalnie od ponad dziesięciu lat. Od pięciu lat „bardzo” zdalnie, bo nie mieszkam w Polsce i z zespołem FaniMani widuję się kilka razy w roku. Przepraszam – widywałem się, bo z uwagi na ograniczenia spowodowane obecną sytuacją nawet Wigilię robiliśmy online. 

Dzisiaj chcę się z Tobą podzielić własnym wieloletnim doświadczeniem w pracy zdalnej, zarówno w kontekście osobistym, jak i w kontekście zespołu.

Nie, nie każdy jest stworzony do tego, aby pracować zdalnie. 

I nie jest to moim zdaniem kwestia warunków do pracy, ale po prostu potrzeby wyjścia z domu, zmiany otoczenia, potrzeba przebywania wśród ludzi…, a czasem potrzeba zewnętrznej motywacji – wiem, że ktoś patrzy, to pracuję. 

Ponieważ wierzę, że nie ma rzeczy niemożliwych, to w mojej ocenie z każdą z powyższych sytuacji można sobie poradzić. Aczkolwiek dla każdego przypadku remedium jest inne. 

Kilka lat temu gdy dopadała mnie samotność pracy w domu, brałem komputer ze sobą i szedłem do kawiarni, gdzie siadałem wśród ludzi. Nie miałem potrzeby rozmawiania z nimi, ale ten gwar – o ile nie zbyt duży – działał kojąco… i pomagał w skupieniu. Choć czasem nie obyło się bez zmiany miejsca czy założenia słuchawek. 

Najtrudniej jest w tym ostatnim przypadku – potrzeba zewnętrznej motywacji. Brak wewnętrznej chęci, żeby wstać i zabrać się do tego, co mnie czeka, najczęściej (choć nie zawsze) jest sygnałem do zmiany. Sygnałem, że to czemu poświęcam sporą część swojego życia nie do końca jest tym, co chcę robić. Przejście na pracę zdalną może pomóc w uświadomieniu sobie tej prawdy.

Te trzy elementy są w mojej ocenie kluczowe, aby praca zdalna mogła się odbywać. 

Idealnym miejscem jest oczywiście własne, choćby maleńkie biuro. Pomieszczenie w domu, w którym w ciągu dnia jest najspokojniej, nie znajduje się blisko korytarza – gdzieś na końcu mieszkania. 

Pisząc ten artykuł, siedzę w mojej „kanciapie”, która ma 2x2,5 metra, obok stoi suszarka do ubrań i mały zamrażalnik. Ale najważniejsze jest to, że to miejsce kojarzy mi się z pracą zawodową, a nie relaksem. Jest biurko, do którego mogę wracać i na którym mogę zostawić papiery bez obawy, że ktoś z domowników – oczywiście w dobrej wierze – zrobi z nimi porządek. 

A propos domowników. Tutaj wkraczają zasady, bez których w mojej ocenie trudno w ogóle myśleć o pracy zdalnej. Owszem – kiedyś próbowałem sztywnych godzin z zakazem wstępu, ale doświadczenie pokazało, że to się nie sprawdza. 

Nie sprawdza się z dwóch powodów. Po pierwsze –  dzieci mają krótką pamięć, a informacja na drzwiach jakoś tak szybko staje się niezrozumiała i chyba napisana w innym języku. Po drugie – to jest naprawdę trudne, aby odmówić pomocy własnemu dziecku, które nagle przypomniało sobie, jak zrobić oczy kota z filmu Shrek. 

Już dawno pogodziłem się, że praca zdalna odbywa się w różnych godzinach. Jeśli potrzebuję skupienia – wstaję wcześniej, zanim wszyscy domownicy otworzą oczy, albo czekam, aż je zamkną. W ciągu dnia – gdy wiem, że nie będę miał warunków – nie planuję zbyt wielu zadań wymagających koncentracji. 

W uporządkowaniu zdalnej pracy pomaga mi rytuał, za który odpowiada mój kalendarz (kalendarz Google). Są w nim nie tylko sprawy zawodowe, ale też własne – związane z rodziną i osobiste (czas na czytanie czy sport). Stałe bloki zadań, które powtarzają się np. co tydzień, dwa albo co miesiąc bardzo ułatwiają uświadomienie sobie, ile jest do zrobienia. I jak mało czasu zostaje. 

Polecam też metodę blokowania czasu i grupowania podobnych zadań. Praca w biurze blokowała nam 6-8 godzin na pracę, a w pracy zdalnej takich bloków nie uświadczymy zbyt często. Zarządzanie czasem i osobista produktywność to temat rzeka, ale bez dwóch zdań: praca z domu wymaga od nas lepszej i co ważne – zupełnie innej – organizacji czasu. 

Więcej z moich osobistych doświadczeń w pracy zdalnej dowiesz się podczas webinara 30 marca.

Są na świecie organizacje i firmy (np. Nozbe, Basecamp), które od początku działają zdalnie. Dzisiaj prężnie się rozwijają i nadal nie mają biura. Dodatkowo niekiedy zespół jest rozproszony po świecie do tego stopnia, że gdy jedni kończą pracę – inni dopiero ją zaczynają.

Kluczem do sukcesu w efektywnej pracy zespołu, nie tylko zdalnego – jest zaufanie. Jeśli nie było go wcześniej, zanim jeszcze zostaliśmy zmuszeni do współpracy na odległość, to w wielu przypadkach teraz jest jeszcze gorzej. 

Działając zdalnie, nie wiemy, co kto robi, a czy zadania są realizowane, dowiemy się tylko po efektach. Ważne w mojej ocenie, aby też pogodzić się z tym, że czasem w ciągu dnia ktoś korzysta z ładnej pogody albo braku kolejek w sklepach i wyjdzie załatwić prywatne sprawy. Zakładam, że tak jak ja, masz okazję pracować z dorosłymi i odpowiedzialnymi osobami. 

Praca zdalna ujawnia słabości organizacji i jednostek, które w innej sytuacji albo pozwoliłyby jej przetrwać, albo wolniej doprowadziły do zakończenia działalności.

Tak jak w domu i rodzinie, tak i w organizacji i zespole warto wprowadzić kilka zasad pracy zdalnej. Niestety nie ma gotowego przepisu, gotowej listy zasad, po wdrożeniu której świat stanie się piękniejszy, bo każda organizacja inaczej działa i realizuje inne zadania. 

FaniMani.pl to serwis internetowy i narzędzia online – to definiuje sposób naszego codziennego funkcjonowania. Praktycznie wszystko, co robimy ma wirtualne odzwierciedlenie i dotyczy to całego zespołu. I ten, z pozoru, piękny świat komunikacji online niesie za sobą mnóstwo zagrożeń.

Kilka lat temu znajoma wymyśliła życzenia noworoczne: „ten rok sponsoruje literka K jak KOMUNIKACJA”. Dobra komunikacja to coś, czego w żadnym zespole nie może zabraknąć. Tylko pytanie co znaczy „dobra”? 

Z mojego doświadczenia nie może jej być ani za dużo, ani za mało, a przede wszystkim sposoby  komunikacji powinny być dobrane do celu oraz ważności. To nie tylko pomaga w szybszym załatwianiu spraw, ale również pozwala zespołowi skupić się na tym, co faktycznie ma do zrobienia.

W tym celu w FaniMani używamy… skrzynki na listy. No może nie takiej dosłownej, bo elektronicznej. Działa to w bardzo prosty sposób – jeśli coś może poczekać na cotygodniową poniedziałkową rozmowę, to każdy może do takiej skrzynki (w naszym przypadku lista o nazwie Inbox na Trello) dodać temat, którym zajmiemy się w najbliższy poniedziałek podczas wspólnej rozmowy.  

Inną pomocną zasadę zaczerpnąłem z metod zarządzania projektami informatycznymi. Mowa o tzw. standup – 15 minut rozmowy czasem 1 na 1, czasem w większym gronie. W ciągu tego krótkiego czasu omawiamy to co zostało zrobione, jakie są ew. problemy i jaki jest plan na kolejny dzień czy dwa. Takie spotkania mamy minimum dwa razy w tygodniu i nie zawsze sztywno trzymamy się tych 15 minut.

Takich pomocnych zasad czy sposobów na usprawnienie pracy w zdalnym zespole jest znacznie  więcej. Niektóre z nich pomagają realizować zadania, a inne – podtrzymać morale i zadbać o integrację zespołu. 

Zapraszam na webinar 30 marca, podczas którego podzielę się już 10-letnim doświadczeniem w pracy zdalnej.

Marek Zywert, współzałożyciel serwisu FaniMani.pl. Od 2014 roku w Fundacji FaniMani rozwija narzędzia fundraisingowe dla organizacji społecznych. Łączy wiedzę i doświadczenie z branży IT, sprzedaży i marketingu. Pasjonat ustawicznego rozwoju, pięknego minimalizmu w projektowaniu i aktywny gracz w squasha. Szczęśliwy mąż oraz ojciec.