Publicystyka - ngo.pl

Wszyscy pojawiamy się w pracy, żeby realizować konkretne zadania. Dla większości z nich można wyznaczyć daty graniczne, a większe zadania można rozpisać na mniejsze cele, które pomogą nam w dążeniu do celu. Na rynku znajdziemy dziesiątki aplikacji, które pomogą nam zorganizować naszą pracę i dadzą wgląd naszym kolegom z zespołu, na jakim etapie realizacji zadania jesteśmy. Na dobrą sprawą zadania do wykonania można zapisać w Googlowym Notatniku. Są jednak wymierne korzyści z organizacji pracy w aplikacjach takich, jak Asana, Trello czy Monday.

Po pierwsze, dzięki nim cały zespół pracuje w ujednoliconym ekosystemie, do którego wszyscy mają wgląd i potrafią się po nim poruszać. Dużym atutem wspomnianych aplikacji jest możliwość komentowania "tasków" i szybkiej wymiany zdań na jego temat, jeżeli jakieś wątpliwości się pojawią.

Po drugie, aplikacje pozwalają również przechowywać najważniejsze pliki związane z tym zadaniem: umowy, raporty, materiały powiązane. Zadania ukończone przenoszone są do archiwum; jeżeli tylko istnieje taka konieczność, zawsze możemy je przywrócić albo przejrzeć zarchiwizowaną konwersację na jego temat.

Zanim zaczniemy rozpisywanie zadań, warto zastanowić się wspólnie, jakie prace powinny być przypisane do konkretnych członków zespołu oraz jak często powinniśmy raportować postępy naszych pracy, aby inni członkowie zespołu czuli się poinformowani. Osoba zarządzająca zespołem również skorzysta na wprowadzeniu jednej ze wspomnianych aplikacji; ułatwi jej to zapanowanie nad wyznaczonymi celami dla każdego z członków zespołu.

Żaden zespół nie może funkcjonować bez komunikacji. Oczywiście można stworzyć specjalną listę mailingową do wszystkich współpracowników i wysyłać do nich maila w najważniejszych sprawach, jednak do współczesnego modelu pracy, a także generacji wychowanej na komunikatorach, lepiej postawić na jedno z bardziej profesjonalnych rozwiązań, jak Slack, Twist, Microsoft Teams, czy w ostateczności Messenger. 

O ile w aplikacjach do komunikacji najważniejsza jest możliwość natychmiastowego poinformowania członków zespołu o sprawach ważnych, to z biegiem lat coraz bardziej doceniam również rozbudowane archiwum konwersacji, do którego można w każdym momencie się cofnąć. Opcja wyszukiwania w Slacku czy w Teams pozwala odświeżyć temat bez zaprzątania głowy koledze z zespołu. Wystarczy przypomnieć sobie temat rozmowy bądź frazę kluczową, żeby znaleźć odniesienie w aplikacji i prześledzić historię konwersacji.

Do najważniejszych funkcji zaliczyłbym jednak możliwość podzielenia grupowego czatu na wątki, które w aplikacjach takich, jak Slack, Twist, Microsoft Teams jest bardzo proste. To właśnie odpowiednie usystematyzowanie wątków, zadań i tematów poruszanych w zespole pozwala nam cieszyć się przejrzystym archiwum konwersacji w konkretnych tematach. Również w tym wypadku, zanim zaczniemy korzystać z jednego z komunikatorów, dobrze zastanowić się nad architekturą naszych konwersacji, znaleźć obszary wspólne i podjąć decyzję, czy warto dla tego zadania tworzyć osobny kanał w ramach komunikatora, czy połączyć je z innym większym obszarem działań.

Warto pamiętać, że obecnie komunikatory posiadają bardzo rozbudowane możliwości. Postęp w rozwoju sztucznej inteligencji i czatbotów otwiera drogę do automatyzacji niektórych komunikatów. Przykładowo aplikację IFTT można połączyć ze Slackiem w taki sposób, że za każdym razem, gdy pojawia się coś nowego w social mediach, aplikacja automatycznie postuje wiadomość z linkiem na Slacku. Z kolei czatbota można zaprogramować w taki sposób, że będzie odpowiadał na pytania o urlopy pracowników czy spotkania, które danego dnia mamy do odbycia. Warto zainteresować się zautomatyzowanymi wiadomościami, które zdejmują z nas część odpowiedzialności pisania komunikatów, którymi może zająć się sztuczna inteligencja.

Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której wychodzisz w piątek z biura i zostawiasz swój komputer lub laptopa, a w poniedziałek okazuje się, że Twoje dziecko mocno się rozchorowało. Nie obejdzie się bez urlopu, jednak tego dnia masz kilka ważnych zadań do wykonania, a pliki, na których pracowałeś/pracowałaś zostały na dysku komputera. Do wyboru zostaje albo podróż do biura przez zakorkowane miasto, albo prośba do kolegi z biura, żeby zalogował się na twój komputer i przesłał Ci pliki robocze. Przed taką wpadką skutecznie chroni nas praca w chmurze. Obecnie wykonując pracę biurową możemy postawić na jeden z dwóch modeli pracy.

Pierwszy, to praca na plikach bezpośrednio osadzonych w chmurze, jak chociażby Dokumenty Google czy Office 365. Proste edytory tekstowe, arkusze, programy do przygotowywania prezentacji, wszystko to dostępne z poziomu przeglądarki z natychmiastowym zapisem postępu prac. Dokumenty w chmurze dostępne są z dowolnego urządzenia i miejsca zaraz po zalogowaniu do naszego dedykowanego konta. Taka praca pozwala całkowicie uwolnić się od przywiązania do stanowiska pracy, w sytuacjach kryzysowych dając nam nawet dostęp do plików z poziomu komórki.

Drugi model, to praca na “klasycznych” plikach zapisywanych na dysku naszego komputera, a następnie przerzucanie ich ręczne do synchronizowanego folderu podłączonego do chmury. Pod tym względem na rynku znajdziemy wielu dostarczycieli usług, jak OneDrive, Dysk Google, Dropbox, które często posiadają oferty dedykowane dla organizacji pozarządowych. Innym rozwiązaniem zawsze pozostaje stworzenie własnego serwera FTP, na którym trzymamy pliki, do których chcemy mieć dostęp zdalny.

Zdalna praca staje się coraz popularniejszym modelem pracy. Zarządzanie zespołem rozproszonym jest znacznie łatwiejsze dzięki popularnym aplikacjom, które pozwalają kontrolować wszystkie procesy.  Mobilna praca pozwala zaoszczędzić wiele czasu, który często tracimy na dojazdach, a praca w chmurze daje elastyczność w przypadku sytuacji nieprzewidzianych. Jeżeli w Waszym biurze wciąż są osoby, które podchodzą do tematu sceptycznie, zwrócicie uwagę, że praca mobilna jest ekologiczna, obniża koszty prowadzenia biura, a zespół zadowolony to zespół bardziej wydajny.