Publicystyka - ngo.pl

Bardzo długo rolę wewnętrznego komunikatora w organizacjach pełnił e-mail. Być może w Twojej organizacji nadal stanowi on główny sposób przekazywania informacji i organizowania pracy. Niestety, ze względu na zmianę dynamiki komunikacji zespołowej, e-mail przestał być już skutecznym narzędziem. Dziś sprawniej jest porozumiewać się wewnątrz organizacji metodami zbliżonymi do tych, których używamy poza pracą jak: Facebook Messenger czy WhatsApp.

Być może zdarzyło Ci się nawet wykorzystywać Messengera do komunikacji z członkami zespołu. To rozwiązanie obarczone jest wieloma problemami. Jednym z nich jest to, że łatwo w ten sposób zatrzeć tak ważną granicę między sprawami zawodowymi a prywatnymi. Dlatego warto zadbać o dobrze zaplanowane cyfrowe środowisko pracy zwłaszcza w zespołach, których członkowie nie przebywają ze sobą na co dzień w jednym miejscu. W ten sposób możemy zaoszczędzić czas poświęcony na komunikację, wykonywać zadania efektywniej i wzmocnić relacje w zespole. Z raportu o kondycji polskich organizacji pozarządowych wynika, że tylko 43 proc. fundacji i stowarzyszeń wykorzystuje komunikatory internetowe w swoich działaniach. Mam nadzieję, że po tym artykule ta liczba wzrośnie!

W przypadku wyboru narzędzia do komunikacji, musisz pamiętać o kilku ważnych rzeczach. Powinno ono odpowiadać na potrzeby Waszego zespołu. Warto wybrać osobę, która poprowadzi proces wdrożenia i pomoże poszczególnym użytkownikom zaaklimatyzować się w nowym środowisku. Wspólnie ustalcie także, w jaki sposób będziecie korzystać z nowego narzędzia. Praca i wymiana informacji w dedykowanej aplikacji może w znaczący sposób ułatwić komunikację, ale źle wykorzystywana może działać rozpraszająco.

W artykule skupię się na podstawowych funkcjach wymienionych aplikacji. Każda z nich umożliwia dodatkowo łączenie z innymi narzędziami przeznaczonymi do konkretnych rozwiązań jak np. Trello do zarządzania zadaniami. Zacznijmy od najpopularniejszego rozwiązania.

Slack to aplikacja, o której można powiedzieć, że zmieniła sposób komunikacji w wielu organizacjach. Czatu opartego o tematyczne kanały nie można nazwać innowacyjnym podejściem do komunikacji internetowej, ale wykorzystanie tego modelu działania do pracy zespołowej już tak.

Aplikacja oferuje bezpłatny pakiet dla nieograniczonej liczby użytkowników. Niestety, każdy użytkownik ma dostęp tylko do ostatnich 10 000 wiadomości. Kilkakrotnie przekonałem się, że z pozoru niewidoczny limit, szybko może stać się uciążliwy. Szczególnie gdy Slack jest głównym miejscem komunikacji Waszego zespołu. Łatwo jest wtedy utracić dostęp do ważnych historycznych wiadomości i załączników. Żeby uniknąć takich sytuacji, ważne dane przechowuj w jednej z dostępnych chmur jako oddzielne pliki.

Organizacje pozarządowe zakwalifikowane w programie TechSoup Polska mogą ubiegać się o dotację na płatną wersję aplikacji. W ramach dotacji dostępne są dwa plany:

• Standardowy plan: nielimitowane archiwum wiadomości, konta dla 250 lub mniej członków, bezpłatne uaktualnienie i 85% zniżki na większą liczbę kont
• Plan Plus: konta dowolnej ilości z 85% rabatem

Więcej informacji na ten temat oraz jak dołączyć do programu Slack.

Rozwiązanie od Microsoft przeznaczone do pracy zespołowej w usłudze Office 365 powstało cztery lata po Slacku, w 2017 roku. Na szczęście od 2018 roku jego twórcy udostępniają bezpłatną wersję narzędzia bez ograniczeń ilości wymienionych wiadomości. W ramach jednej przestrzeni może współpracować 300 użytkowników.

Połączenie tych dwóch argumentów sprawia, że Teams jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla organizacji, dla których limit wiadomości w bezpłatnej wersji Slacka stał się uciążliwy. Trudno jest mi dostrzec wady bezpłatnej wersji. Dodatkową korzyścią jest dostępność narzędzia w języku polskim. Z komunikatora można korzystać w przeglądarce, z telefonu czy pobranej aplikacji na komputer. Samo rozwiązanie swoimi funkcjami wykracza poza komunikator wewnątrz organizacji. Z jednego miejsca w wygodny sposób możesz mieć dostęp do podczepionych informacji, plików i ważnych źródeł. Wszystko w obrębie kart przypisanych do kanałów.

Uwaga: W ostatnich dniach w związku z epidemią Koronawirusa, Microsoft postanowił oddać swój komunikator do użytku zupełnie za darmo. MS Teams będzie powszechnie dostępny do stycznia 2021 roku.

W Facebook Workplace znajdziesz funkcje zbliżone do tych znanych ze zwykłego Facebooka. Są aktualności, które wyświetlają powiadomienia dotyczące Twojej organizacji. Są grupy, które służą tutaj jak wydzielone przestrzenie dla zespołów projektowych. Jest czat, który może być komunikatorem wewnątrz grupy, albo pomiędzy konkretnymi użytkownikami. FB Workplace posiada dwie aplikacje mobilne. Ogólną przeznaczoną do korzystania z narzędzia oraz przeznaczoną tylko do komunikacji za pomocą czatu z członkami organizacji (klon dobrze znanego Ci Messengera).

Bezpłatny pakiet Essential nie wspomina o limicie użytkowników ani liczbie wiadomości. W jego ramach możesz założyć maksymalnie 50 grup roboczych. Warto zaznaczyć, że organizacje społeczne mogą otrzymać nieodpłatny dostęp do bardziej zaawansowanego rozwiązania (Advanced), bez jakichkolwiek limitów i z rozszerzonymi funkcjami.

Przygotuj się na to, że konfiguracja Facebook Workplace zajmie więcej czasu niż w przypadku Slacka czy Teams’ów, a z aplikacji można korzystać tylko w języku angielskim.

Narzędzie powinno sprawdzić się w organizacjach, które mają silną i aktywną społeczność pracowników i wolontariuszy. W jednym miejscu masz tu możliwość stworzyć przestrzeń, która będzie rozbudowaną wersją grupy na Facebooku.

Rozwiązanie, z którym mam najmniejsze doświadczenie, ale po pierwszych testach wydało się warte polecenia, to Hangouts Chat. Aplikacja przeznaczona jest dla użytkowników pakietu G Suite (również w wersji non-profit). W porównaniu do poprzedników oferuje mniejszą liczbę funkcji, co nie znaczy, że Hangouts jest gorszy. Jest to dobre rozwiązanie, jeżeli Twoja organizacja aktywnie korzysta z narzędzi od Google, a wydzielone miejsce do szybkiej komunikacji jest Wam potrzebne sporadycznie. W takim wypadku Hangouts Chat sprawdzi się dobrze, ponieważ nie wymaga tworzenia konta w nowej usłudze. Dostęp do aplikacji masz z poziomu Twojego konta pocztowego (Gmail) zalogowanego w G Suite, za pośrednictwem dedykowanej strony oraz aplikacji na komputer i telefon.

Wybór któregokolwiek z komunikatorów wymaga przemyślenia i konfiguracji wstępnej. Kanały powinny odzwierciedlać Waszą strukturę działania i realizowanych projektów (nie zapominajcie również o przestrzeni na luźne rozmowy). Chaotycznie zaplanowana przestrzeń do komunikacji nie zachęci członkiń i członków zespołu do korzystania z narzędzia.

Poniżej kilka moich prostych rekomendacji, które być może pomogą Ci podjąć ostateczną decyzję i wznieść komunikację w organizacji na wyższy poziom:

• Slack to rozwiązanie, które można szybko wdrożyć w organizacji. Jego interfejs jest bardzo przyjazny i bardzo prosty obsłudze, co potwierdza popularność w mniejszych, ale i ogromnych zespołach. Niestety, z czasem limit wiadomości w bezpłatnej wersji może stać się uciążliwy (warto więc zgłosić się z prośbą o przyznanie grantu na bezpłatną pełną wersję standard aplikacji).
• Teams wymaga więcej czasu na konfigurację, za to oprócz dedykowanej przestrzeni do komunikacji w organizacji, aplikacja oferuje możliwość przyczepiania kart do kanałów. Dzięki temu, w prosty sposób wokół kanału można skupić informacje, do których zespół powinien mieć szybki dostęp. To wszystko w ramach bezpłatnego pakietu.
• Facebook Workplace to dobre rozwiązanie, gdy czujesz, że oprócz narzędzia do komunikacji zespołowej potrzebujecie aplikacji, która umożliwi Wam budowanie społeczności wewnątrz organizacji np. opartej o wolontariuszy.
• Hangouts Chat to opcja, która sprawdzi się gdy używacie już instrumentów od Google dla organizacji (Gmail, Kalendarz Google, Google Drive), a nie chcecie nigdzie tworzyć dodatkowego konta. Rozwiązanie to ma najmniejszą liczbę funkcji w porównaniu do poprzedników, ale stanowi świetne uzupełnienie googlowego ekosystemu.

Z każdego rozwiązania możesz korzystać bezpośrednio w przeglądarce, jako aplikacji mobilnej, czy zainstalowanej na komputerze.

W konfiguracji poszczególnych aplikacji pomogą Ci poniższe materiały:

Pierwsze kroki w Slack
Pierwsze kroki w Teams
Pierwsze kroki w Facebook Workplace
Pierwsze kroki w Hangouts Chat

Powodzenia w usprawnianiu komunikacji w Twojej organizacji!

Poszukujesz artykułów, które pomogą Ci przygotować Twoją organizację do pracy zdalnej? Mamy dla Ciebie listę:

• Z kanapy na Mokotowie czy leżaka w Tajlandii – jak pracować zdalnie?
• Jak przeprowadzić profesjonalną wideokonferencję?
• Co jest potrzebne, żeby zorganizować webinar i jak zrobić to dobrze?
• Cyfrowe biurko trenera – jak ogarnąć chaos pracy twórczej?
• Google dla Organizacji Non Profit. Bezpłatne narzędzia do skutecznego zarządzania i komunikacji
• ABC pracy zdalnej